Оцифровка архівів: що це дає? Навіщо переводити папір в електронний вигляд? Чи допомагає це скоротити витрати і підвищити ефективність? Чекати або звернутися негайно? Кому довірити? На питання кореспондента газети "Хто будує в Петербурзі" відповідає генеральний директор групи компаній «Параграф» - Євген Харюк.
- Чим відрізняється архів від простого зберігання файлів на сервері? "Times New Roman"; color: windowtext ">
- Що дає переклад архівів в електронний вигляд? color: windowtext ">
- Оцифровка архівів - проміжний етап між паперовим і ринком електронного документообігу. Оцифровка документації є певним базисом для роботи з документами в електронному вигляді. Причому просто оцифрувати і «кинути» на сервер - це лише спосіб довгострокового зберігання документації: не пропаде і не згорить. Але для того, щоб працювати з інформацією усвідомлено, потрібно, грубо кажучи, упорядкувати її: по-перше, зберігаючи в пов'язаних ієрархічних структурах, списках, а по-друге, це можливість швидко знайти потрібний документ, зв'язати різні документи за певним принципом. Наприклад, це документи, які зробив один проектувальник або один підрядник, окремий проект і так далі.
- На ваш погляд, коли «запуститься» повномасштабний перехід? "Times New Roman"; color: windowtext ">
- Думаю, залишилося не більше року, і почнеться або мода, або тотальне вимога до наявності документів в електронному вигляді, це стане актуально. Зараз ще є час, але ті, хто почне переходити зараз, отримають перевагу. "Times New Roman"; color: windowtext ">
- Варто довірити оцифровку професіоналам або можна зробити це самим?
- Самостійно можна зробити грубу річ - сканування документів, але створити упорядкований сховище документів, проіндексувати його і єдину робочу середу може тільки спеціалізований постачальник. Так чи інакше, проектувальникам необхідно буде придбати або орендувати сховище, яке забезпечить повним функціоналом по роботі з цією електронною документацією. У Росії подібні сховища представлені мало. З різних причин: по-перше, ринок культурно не готовий для цих рішень, і тому компанії-розробники виставляють високий цінник. По-друге, щоб використовувати ці рішення хоча б на 20% ефективності, технологічний рівень підприємств, IT-рівень повинен бути збільшений в рази.
- Від чого залежить готовність встановити електронний архів на підприємстві?
- В першу чергу, має бути розуміння того, як впровадження архіву полегшить життя при пошуку інформації. Автоматичний пошук буде займати секунди. Рівень фахівців, які працюють з електронним архівом, - звичайні користувачі.
- Які параметри можуть вплинути на вартість створення і установки електронного архіву?
- Немає межі досконалості. Проект електронного архіву залежить від обсягу інформації, від рівня надійності, секретності. Установка по часу займе від двох тижнів, все залежить від наявності електронних документів, їх структурованості.
- Яке подальший розвиток електронних архівів? color: windowtext ">
- Наступний крок - це проектна робоче середовище. Де інформація зберігається в безпеці, у кожного користувача - учасника середовища індивідуальний рівень доступу. Основними користувачами проектної робочої середовища стануть керівники, проектувальники, підрядники, що регулюють організації, будівельні майданчики, всі учасники процесу. Це зручний цілодобовий доступ з будь-якої точки світу.