Навіщо потрібен диктофон?
Для сучасного менеджера завдання управління своїм часом непроста. Величезна кількість справ, напрямків, проектів, думок, контактів ... У цьому потоці інформації необхідно орієнтуватися, нічого не випускаючи з виду. Один з найбільш легко "впроваджуваних" інструментів управління собою - диктофон. У багатьох менеджерів він вже є, окремо або в кишеньковому комп'ютері. Але мало хто використовує можливості диктофона на 100%. Диктофон дозволяє прекрасно "утилізувати відходи часу" - моменти очікування, автомобільний час (особливо простоювання в пробках), час прогулянок, тренувань у спортзалі, і т. П. При цьому всі поточні думки і завдання "матеріалізуються" на тлі, звільняючи перевантажений мозок менеджера для роздумів про високе і стратегічному.
Шеф нічого не забуває
Надзвичайно корисна застосування диктофона - фіксація думок і контроль доручень. Як говорив один підприємець, за радянських часів директор заводу - "Заздрю вам сьогоднішнім, мені дуже не вистачало диктофона в роботі. Іду по цеху, по конструкторському бюро, розмовляю з людьми - виникає безліч думок, які в" плинності "важко записати, а хотілося б ". Якщо у вас немає секретаря, контроль думок, завдань і доручень рекомендую організувати наступним чином: Olympus-DN-10
Заведіть в диктофоні папки "Контроль щоденний" і "Контроль щотижневий" У моєму Olympus DM-10 можна завести декілька папок, перемикання між ними робиться досить зручною кнопкою, розташованої поруч з Play. Одну папку буває зручно виділити під думки, не прив'язані до жорсткого часу виконання.
Регулярно "розгрібайте" папки і виконуйте або контролюйте завдання. "Щоденний контроль" рекомендую прослуховувати і розчищати раз в день, "Щотижневий" - раз в тиждень, "Думки" - в моменти творчого настрою. Структуру папок вибирайте зручну для вас. Іноді корисно розділити особисті і робочі думки і завдання, іноді - впорядкувати за пріоритетністю. У будь-якому випадку, ви гарантуєте, що "текучка» не загубиться через обмеженість вашої пам'яті, і у співробітників скоро увійде в приказку - "шеф нічого не забуває". Адже, як говорив один полковник, "найкраща пам'ять тупіше самого тупого олівця". Якщо ви не "аудіст" по типу особистості, т. Е. Звуковий канал сприйняття для вас не головний, можливо, вам знадобляться не всі функції диктофона. Наприклад, особисто для мене виявилося незручним фіксувати на диктофоні думки - "думаючи" закінчення думки, я повинен бачити її початок, а це можливо тільки при записі на папір або кишеньковий комп'ютер. Але полегшити собі рутину контролю "текучки", на мій погляд, з допомогою диктофона можна незалежно від типу сприйняття.
Музика та аудіокниги
При словах "планування", "управління часом", багато російських менеджери наїжачуємося. Погано в'яжуться ці технології з російським "бездоріжжям і нехлюйством", а особливо - з "широкою російською душею". Але хто сказав, що управління часом - це талмуди "детальних планів", нудно порошаться на полицях? Ваша система особистого тайм-менеджменту повинна бути приємною. Тому не забувайте про можливість використовувати диктофон як mp3-плеєр. Навіть стандартної пам'яті зазвичай вистачає на 1-2 години музики, а з полугігабайтовой флеш-картою можна записати і десяток годин. Аудіо-можливості диктофона можна використовувати для слухання книг в mp3-форматі, які все легше знайти і за гроші, і безкоштовно в інтернеті. Нещодавно в абсолютно звичайному кіоску з касетами я купив чудовий mp3-диск - "Казки Пушкіна" в музичній постановці, з витягами з відповідних опер, і т. Д. Так що диктофон - непогана можливість в приємному форматі освіжити в пам'яті улюблені книги. Не кажучи вже про літературу з менеджменту та особистісного росту, якої в mp3 форматі стає все більше.
Зв'язок з комп'ютером і командна робота
Цифровий диктофон гарний тим, що Windows при підключенні до USB-порту, наявного на всіх сучасних комп'ютерах, «бачить» диктофон просто як диск з файлами, не потрібно ніяких спеціальних програм-конвертерів. Файли можна перейменовувати, розкладати по папках, прикріплювати до завдань в Outlook, і т. Д. Дуже зручно - в Outlook достатньо написати заголовок завдання або думки, а всі подробиці при необхідності послухати в запису.
Диктофон присвоює файлам стандартні цифрові назви. У своїй роботі я практично не витрачаю часу на перейменування файлів, роблячи це тільки для записів цікавих разових подій, що вимагають більшої уваги. Записи по клієнтським проектам, семінарам та іншим заходам збираються у відповідні папки. Інші файли при необхідності шукаються по даті, або на них робляться посилання-ярлики із завдань Outlook. файли