Надміру виплачені на відрядження

У течени е якого часу можемо утримати зайво виплачену суму за проживання в готелі під час відрядження (1500 -550 за кожен день) за рахунок працівника? Маємо право утримати? Ми виплатили аванс співробітнику з розрахунок а 550 рублів на добу. Співробітник оплатив за проживання в готелі 1500 руб. (Доплатив зі своїх грошей). Після перевірки АТ бухгалтер помилково відшкодував співробітнику всю суму за проживання (з розрахунку 1500 руб.). Чи можемо ми тепер вимагати у співробітника зайво виплачені йому гроші (950 руб. За кожну добу проживання)?







Внести надміру виплачені на відрядження на проживання співробітник може тільки добровільно. Утримати їх із зарплати організація може, тільки якщо працівник не оспорює факт і суму переплати.

Розмір відшкодування витрат на проживання при відрядженнях, у Вашій організації, становить 550 руб. на добу.

Зайве витрачену суму, яку Ви відшкодували співробітнику помилково, попросіть повернути.

Також зайво виплачені на відрядження можна утримати із зарплати, але тільки за згодою працівника.

Слід зазначити, що співробітник може відмовитися повернути відрядження.

Утримати самостійно роботодавець не має права, оскільки у Вашому випадку лічильної помилки не було.

За згодою працівника, наказ про утримання потрібно випустити не пізніш як через місяць після виявлення зайвої виплати зарплати

Видати наказ потрібно не пізніше ніж через один місяць з дня закінчення строку, встановленого працівникові для повернення переплати.

Якщо такий термін співробітнику не встановлювали, наказ потрібно випустити не пізніш як через місяць після виявлення зайвої виплати зарплати.

Обгрунтування даної позиції наведено нижче в матеріалах Системи Головбух

1. Рекомендація: Як відшкодувати витрати на наймання житла під час відрядження

Розмір і порядок відшкодування витрат на наймання житла під час відрядження визначаються: *

  • для співробітників федеральних установ, державних органів і позабюджетних фондів України - постановами Уряду РФ;
  • для співробітників установ і держорганів суб'єктів РФ, органів місцевого самоврядування та муніципальних установ - нормативно-правовими актами відповідних органів влади.

Про це сказано в частинах 2. 3 статті 168 Трудового кодексу РФ.

  • економії бюджетних коштів (лімітів бюджетних зобов'язань або субсидій);
  • коштів, отриманих від підприємницької діяльності, - що актуально для бюджетних і автономних установ.






Документальне підтвердження витрат *

Витрати по найму житлового приміщення у відрядженні співробітник може підтвердити: *

заступник директора департаменту

освіти і кадрових ресурсів МінздраваУкаіни

2. Рекомендація: Які документи потрібно оформити при поверненні співробітника з відрядження

Щоб правильно закрити відрядження і підтвердити витрати на неї, співробітник повинен здати в бухгалтерію всі необхідні документи. А саме:*

  • авансовий звіт та підтвердні документи до нього - підтверджують витрати працівника у відрядженні. До звіту співробітник повинен докласти проїзні квитки, рахунки за проживання, касові і товарні чеки, квитанції електронних терміналів (сліпи) і т. П .;
  • * Посвідчення про відрядження - з відмітками про прибуття та вибуття;
  • службове завдання - з коротким звітом про виконану роботу;
  • ксерокопії закордонного паспорта - з відмітками про перетин кордону, якщо працівник перебував у відрядженні за кордоном.

Всі ці документи співробітник повинен принести протягом трьох днів після повернення з відрядження. Відраховувати треба робочі дні. Якщо співробітник повернувся з поїздки в вихідний день або в свято, то триденний термін вважайте з того дня, коли він вийшов на роботу. Цей термін поширюється як на внутрішні, так і на закордонні відрядження.

А що якщо співробітник принесе авансовий звіт та інші документи по відрядженню з запізненням? В такому випадку бухгалтерію, звичайно, ніхто не покарає. Кодексом України про адміністративні правопорушення не передбачено штрафи за подібне порушення. Але ось визнати витрати на відрядження при розрахунку податку на прибуток вчасно не вийде. Адже вони повинні бути обгрунтованими і документально підтвердженими (ч. 1 ст. 252 НК Україна). Крім того, виплати співробітнику добових і авансу або доплату за його витрати в поїздці в такому випадку компенсацією визнати не вдасться. А значить, з цих сум доведеться заплатити ПДФО і страхові внески або віднімати їх із зарплати відрядженого. Крім того, співробітникові, який не відзвітувався за отриманим авансом, не можна видавати новий. Тому отримати документи вчасно і правильно їх оформити дуже важливо. Це потрібно і роботодавцю, і самому співробітнику.

У ряді випадку доведеться оформити додаткові документи:

  • коли співробітник буде повертати невитрачені суми (або роботодавець буде утримувати їх із зарплати); *
  • якщо будете відшкодовувати співробітникові обгрунтований перевитрата. В останньому випадку оформите видатковий касовий ордер за формою № КО-2.

дійсний державний радник України 3-го класу

3. Рекомендація: Як прийняти не витрачену співробітником частина суми, виданої під звіт

В обліку автономних установ: *

Дебет 0.201.34.000 Кредит 0.208.12.000 (0.208.22.000, 0.208.34.000 ...)
- внесений в касу залишок невикористаних підзвітних коштів.

У 24-26 розрядах номери рахунку вкажіть код виду вибуття (надходжень), відповідний структурі даних, затверджених Планом фінансово-господарської діяльності.

Такий порядок встановлений пунктами 3. 109 Інструкції № 183н, Інструкцією до Єдиного плану рахунків № 157н (рахунки 201.34. 208.00).

дійсний державний радник України 3-го класу

4. Рекомендація: Як утримати зайво виплачену зарплату

Коли виробляють утримання *

Стягнути з співробітника зайво виплачену зарплату можна, якщо: *

Такі правила встановлені статтею 137 Трудового кодексу РФ.

Коли не можна зробити утримання *

Читайте в наступних номерах журналу "Зарплата в установі"