Колезький діловодство значно відрізняється від переказного. Зміни пов'язані перш за все, з адміністратівниміреформамі Петра I, докорінно змінили систему державних установ і управління, а такжепрінціп прийняття рішень. який став колегіальним. що означало прийняття рішення голосуванням.
Крім того, указом 1700 р столбцовая форма діловодства скасовано і замінена листової.
В результаті реформ вищою світською установою став Сенат. церковним - Синод. Центральні установи накази були замінені колегіями. Перетворені місцеві установи. Створено бурмистерские хати, городові магістрати, ратуші губернські і провінційні канцелярії.
За принципом прийняття рішень (колегіальному) діловодство XVIII в. стало називатися колезьким.
Основою діяльності системи державних установ Росії XVIII в. стало законодавство. Законодавчими актами закріплювався як факт створення установ, так і їх функції, штатний склад, посадові обов'язки чиновників, організація діловодства.
Генеральний регламент
Відповідно до його вимог апарат колегії включав присутність, канцелярію, контору (рис. 1.1).
Мал. 1.1. Структура і штатний склад колегій
Присутність колегії складалося з президента, віце-президента, чотирьох радників і чотирьох асессоров. Президент міг мати особистого секретаря. Канцелярія колегії складалася з секретаря, нотаріуса, реєстратора, актуаріуса, канцеляристів, копіїстів, перекладачів, перекладачів і вахмістра. Контори створювалися для ведення «рахункових справ». Очолював контору камерір, в його підпорядкуванні знаходилися камор-Шрейбер.
У колегіях також передбачалися посади вахмістра, фіскала.
Порядок розгляду справ в колегіях і посадові обов'язки чиновників по Генеральному регламенту представлені на рис. 1.2.
Генеральний регламент узаконив необхідність реєстрації та контролю за виконанням документів і регламентував технологію їх ведення.
Була введена обов'язкова реєстрація документів, які реєструвалися в журналах, названих: «повсякденна записка», «розпису», «реєстратура» - книги А.В.С.Д.
поточні, створювані при канцеляріях;
відомчі (архіви колегій);
державні (історичні), в які всіма колегіями передавалися документи, потрібні для довідок.
Мал. 1.2. Порядок розгляду справ в колегіях і посадові обов'язки чиновників по Генеральному регламенту 1720 р