Тайм-менеджмент для керівника
Рік від року проблематика тайм-менеджменту привертає увагу все більшого числа топ-менеджерів і менеджерів середньої ланки російських компаній. І це не випадково - формування економіки, заснованої на знаннях, ставить на чільне місце будь-якого бізнесу фахівців, час яких стає найціннішим ресурсом компанії. Як організувати цей час найбільш ефективно для компанії? Як зробити тайм-менеджмент елементом корпоративної культури?
Для впровадження культури тайм-менеджменту в компанії необхідні наступні початкові кроки:
Усвідомлення як керівниками, так і співробітниками компанії необхідності підвищення особистої ефективності;
Розуміння того, що застосування технологій тайм-менеджменту здатне забезпечити таке підвищення ефективності.
Ознайомлення з інструментарієм тайм-менеджменту і його послідовне впровадження в робочу практику.
Зрозуміло, другий і третій кроки взаємопов'язані і взаємозалежні - неможливо зрозуміти, чи здатні вирішити твої проблеми дефіциту часу ті чи інші технології, які не випробувавши їх. Тому зараз ми дамо прості і зручні інструменти, застосування яких здатне практично негайно поліпшити організацію часу наших читачів.
Планування робочого дня. Перед початком роботи виділіть 10 хвилин на планування дня. Насамперед виділіть у Вашому плані так звані «жорсткі» завдання. Це завдання, виконання яких повинно здійснюватися в строго певний час, ті, що в наших електронних календарях позначаються як «зустріч». Слідкуйте за тим, щоб такі завдання не були заплановані строго один за одним без тимчасового інтервалу. Чому? Ваш партнер або клієнт може запізнитися, зустріч затягнеться, затримка потягне за собою зсув всіх інших завдань, Ви почнете нервувати і так далі ...
Повертаючись до планування дня, виділимо його головний принцип: планувати слід не більше 60%, максимум, 70% нашого робочого часу. В іншому випадку план нереалістичний, оскільки авральні позапланові справи і нові термінові вступні виникати будуть, і наша важлива задача - спокійно, бесстрессового і результативно з ними справлятися. На це і знадобляться залишилися 30-40% часу. Якщо ж бізнес-процеси відмінно налагоджені і авралів немає, прекрасно - займіться в цей час стратегічними завданнями на перспективу або саморозвитком, наприклад, почитайте нормативні документи або іншу професійну літературу.
Управління робочим навантаженням. Чого гріха таїти, деякі керівники вважають правильним, коли їх підлеглі засиджуються на роботі допізна. При цьому не беручи до уваги, що втома має властивість накопичуватися, і через певний час вона дасть про себе знати хворобою або просто вкрай неефективною роботою (не хотілося б згадувати сумний досвід Японії, де навіть народився спеціальний термін «кароші» - смерть від перевтоми на роботі). І тут дуже доречно звернутися до досвіду наукової організації праці в СРСР, що пропонує регулярний відпочинок під час робочого дня. Згадаймо, наприклад, виробничу гімнастику, транслюється по радіо. Цікаво, що в сучасній Росії вже з'являються компанії, які веліли своїм співробітникам двічі в день робити обов'язкову 15-хвилинну зарядку. Отже, які ж правила ефективного відпочинку?
Відпочинок повинен бути досить регулярним. Наприклад, через кожну годину Ви відпочиваєте 5 хвилин. Відпочинок повинен припускати максимальне перемикання. Наприклад, Ви писали звіт, а тепер встаньте з-за столу, потягніться, підійдіть до вікна, зробіть гімнастику для очей. Ще ефективніше «витягнути себе з контексту» - на ті ж 5-10 хвилин повністю змінити обстановку, наприклад, вийти і пройтися навколо будівлі.
«Очі бояться - руки роблять». Нерідко ми все далі і далі відкладаємо рішення великої складної задачі, яку неможливо зробити «в один присід». Тим часом, саме ці завдання мають «інвестиційний» характер, тобто працюють на перспективу, будь-то розвиток компанії, наше персональне професійний розвиток або особистісний ріст. Розробка нової комунікаційної стратегії, написання дисертації, вивчення іноземної мови - типові завдання такого роду. Подібні завдання називаються «слонами» - вони об'ємні і їх неможливо «з'їсти» в один присід. Як змусити себе почати подібну роботу? Як не кинути і не переривати її виконання? «Розрізати слона на біфштекси» - тобто виділити порції роботи, і кожну порцію включити в план дня. Наприклад, якщо слон - вивчення іноземної мови, то біфштекс - поспілкуватися 15 хвилин з носієм мови, якщо слон - дисертація, то біфштекс - написати одну сторінку в день. При такому підході ми виявимо досить скоро, що наш слон успішно «з'їдається» і від нього залишається все менше і менше. До речі, якщо мова йде про написання дисертації, дипломної роботи або просто статті, можна спробувати застосувати і метод «швейцарського сиру»: виконуємо проект не в логічному порядку, а в довільному, «вигризаючи» з різних місць шматочки простіше і приємнішою. Тобто, починаємо писати «з будь-якого місця» - то, що вже найкраще сформувалося в голові. «Вплутавшись» в роботу, ми й самі не помітимо, як зробимо спочатку одну її значну частину, потім - іншу, а там і всю цілком!
Постановка цілей. У російському тайм-менеджерський співтоваристві (www. Improvement. Ru) тайм-менеджмент визначають як технологію, що дозволяє невідновлюване час життя використовувати відповідно до особистими цілями і цінностями. Таким чином, організація часу набуває стратегічного і навіть філософський сенс управління життям в цілому. Очевидно, що саме наші цілі визначають наші пріоритети, а ті, в свою чергу, формують наші плани. Тому, у міру того, як технології тайм-менеджменту дозволяють нам значно оптимізувати витрати власного часу, виникає природне запитання, а навіщо? Навіщо встигати більше? Навіщо бігти швидше і куди біжимо взагалі? І тут у керівника виникає дуже важливе завдання суміщення векторів інтересів компанії та її конкретного співробітника. Якщо це завдання успішно вирішена - все прекрасно: досягаючи особисті цілі, співробітник забезпечує досягнення цілей компанії, і навпаки, в процесі досягнення цілей компанії створюються умови для самореалізації співробітників і реалізації ними власних бізнес-інтересів.
Коли ми говоримо про цілі, корисно поглянути на власне життя з точки зору наших ключових областей. До них відноситься наша робота, наша сім'я, здоров'я, відпочинок, хобі, друзі і так далі. Спробуйте написати на щільному і не дуже великому аркуші паперу, які цілі Ви ставите перед собою на найближчий рік щодо кожної ключової області. Конкретизуйте ці цілі, вкажіть реальні терміни досягнення. Покладіть цей лист в Ваш щоденник або в той ящик столу, в який Ви заглядаєте щодня - хай він Вам нагадує про Ваших стратегічних цілях і не дає загрузнути в плинності. Адже на досягнення кожної мети потрібен час!