Коли компанія набуває матеріальний довгостроковий актив - будівлі, обладнання, вантажні та легкові автомобілі, комп'ютери, складські приміщення або конторські меблі - вона, фактично, здійснює передоплату за використання активу протягом періоду часу, в якому цей актив буде джерелом вигод для компанії. Оскільки довгостроковий актив є відстрочкою витрати, бухгалтер повинен розподілити вартість такого активу на його очікуваний строк корисного використання. Сума, розподілена на будь-який з облікових періодів, називається амортизацією, або амортизаційними витратами. Амортизація - такий же витрата, як і будь-який інший, який фірма несе протягом облікового періоду для отримання доходу.
Найчастіше буває неможливо визначити, скільки часу компанія буде експлуатувати актив і яка частина активу буде використана протягом одного облікового періоду. У зв'язку з цим повинна розраховуватися амортизація. Бухгалтери розробили ряд методів для визначення амортизаційних витрат і для вирішення інших, пов'язаних з цим, складних питань. В якості ілюстрації наведемо один з найпростіших випадків.
Художнє та офісне обладнання (коригування е і f)
Операція: Відображення амортизаційного витрати.
Аналіз: Активи зменшуються. Власний капітал акціонерів зменшується.
Правила: Зменшення в активах записуються за кредитом. Зменшення у власному капіталі записуються по дебету.
Проведення: Зменшення власного капіталу акціонерів відображається за дебетом рахунків «Витрати по амортизації художнього обладнання» і «Витрата по амортизації офісного обладнання». Зменшення активів відображається за кредитом рахунків «Накопичена амортизація - художнє обладнання» і «Накопичена амортизація - офісне обладнання».
Накопичена Амортизація - Контр-Рахунок
Кріспін Одей передрікає Британії рецесію
Слід зазначити, що в розглянутому випадку рахунки активів безпосередньо не кредитувалися. Замість цього кредитувалися, як показано на рісункке нижче. нові рахунки - «Накопичена амортизація - художнє обладнання» і «Накопичена амортизація - офісне обладнання». Ці рахунки накопиченої амортизації називаються контр-активними і використовуються для підрахунку минулих амортизаційних витрат, що відносяться до певного довгострокового активу. Контр-рахунок - це окремий рахунок, що розглядається разом з рахунком, до якого він належить - в даному випадку, з рахунком активу.
Контр-рахунки використовуються з двох причин: по-перше, їх використання є визнанням того, що амортизація представляє лише розрахункові величини; по-друге, вони дозволяють зберегти первісну вартість активу. У поєднанні з рахунком активу контр-рахунок показує, яка частина активу була списана на витрати і яка частина залишилася для подальшої амортизації.
З плином часу сума накопиченої амортизації буде рости, а чиста вартість активів буде зменшуватися. Наприклад, через 6 місяців сальдо по рахунку "Накопичена амортизація - художнє обладнання» складе 420; якщо цю суму відняти від загальної суми, показаної на рахунку «Художнє обладнання», то чиста вартість активу становитиме 3 780 (4 200 - 420). Ця чиста вартість називається балансовою вартістю.
Для накопиченої амортизації використовуються також інші назви, серед яких є термін резерв на амортизацію. Однак накопичена амортизація є більш сучасним і найкращим терміном.