Будь-який керівник рано чи пізно стикається з необхідністю контролю виконання доручень. І не важливо, скільки співробітників необхідно контролювати - одного-двуоіх, або кілька десятків, а то і сотень. У будь-якому випадку найкращим рішенням буде ведення електронної бази даних доручень. Програма «Контроль виконання доручень» якраз і є таким рішенням і підійде в першу чергу для представників малого бізнесу. Програма допоможе вести таблицю доручень із зазначенням поручителя, виконавців, термінів виконання та інших даних і змінювати статуси доручень в залежності від їх виконання.
Для ознайомлення з можливостями програми «Контроль виконання доручень» (далі КВП) найзручніше скористатися готовим прикладом. Відкрити демо-файл можна через меню Файл - Відкрити в папці C: SimplecsKIP Rus 2.1Прімер.kip.
На малюнку видно, що всі створені доручення зведені в таблицю. Тут є найменування доручення, дата видачі, прізвище та ініціали видав доручення і відповідального виконавця, співвиконавців, терміни виконання за планом і за фактом, а також статус виконання доручення. Відзначимо відразу, що даний набір найменувань стовпців таблиці легко налаштовується під конкретну специфіку роботи бізнесу.
Для зручності завдання з різними статусами позначаються різними кольорами. Так, прострочені доручення відзначені рожевим фоном, виконані не в строк жовтим, виконані зеленим. Решта доручення, що знаходяться в процесі виконання, що не відзначаються і відображаються на білому тлі.
Для зміни доручення достатньо клікнути на комірці в таблиці і ввести текст або вибрати дату. Кнопкою [+ Додати] в таблиці додається порожній рядок, в якій ми вписуємо дані нового доручення. Кнопка [- Видалити]. відповідно, призначена для видалення доручень. Також в панелі інструментів передбачена кнопка [Змінити статус]. що дозволяє для обраного доручення виставити статус «Термін не закінчився». Кожному знову доданому дорученням автоматично встановлюється даний статус.
У доданій рядку вписуємо текст доручення, вибираємо дати видачі та терміну виконання.
Для заповнення решти осередків таблиці потрібно попередня підготовка, а саме заповнення так званих довідників (хоча редагувати їх можна і під час додавання доручення). По суті це окремі списки, які можна використовувати для швидкого вибору. Наприклад, для вказівки П.І.Б. керівника, який видав доручення, необхідно вибрати його зі списку натисканням кнопки [. ] В правій стороні осередку. У вікні відображається список співробітників (довідник), розділений на дві частини: зліва бачимо всіх співробітників, а справа обраних з даного списку. Щоб вказати керівника або виконавця, вибираємо його в списку ліворуч і тиснемо кнопку [Додати в поле вибору ->]. Якщо ж список порожній або необхідно поповнити його новими даними, тиснемо правою кнопкою миші і в контекстному меню вибираємо + Додати запис і вводимо прізвище та ініціали Через це ж меню можна видаляти записи з довідника, редагувати їх, а також сортувати, завантажувати з файлу або зберігати в файл. Остання функція, до речі, дуже зручна, якщо вже є список, підготовлений заздалегідь і збережений у файлі формату txt.
Після заповнення всіх полів в таблиці ми отримуємо сформований доручення. Розробники програми «Контроль виконання доручень» передбачили можливість швидкої фільтрації доручень по статусу. Для цього в списку, що випадає Активна таблиця вибираємо один з доступних статусів:
- видані доручення, інакше кажучи, в таблиці відображаються всі записи;
- прострочені доручення, видно тільки записи, в яких дата в стовпці «Термін виконання» менше поточної дати;
- виконані доручення (все, в термін, не в строк), відображаються записи з виконаними вчасно і не в строк дорученнями.
Є ще один режим, що включається кнопкою [Угруповання]. коли всі записи в таблиці скорочуються тільки до назви доручення. Щоб розгорнути рядок, тиснемо кнопку [+]. Даний режим буде зручний при великій кількості записів.
Наостанок розглянемо важливу можливість КВП, а саме налаштування стовпців таблиці (меню Інструменти - настройка таблиці доручень). Тут в списку надані вже наявні в таблиці стовпці. Для кожної графи можна задати назву, тип даних, підключений довідник і примітка. Тут же за допомогою відповідних кнопок можна змінити порядок стовпців в таблиці.
Для додавання нових стовпців досить ввести найменування в рядках з назвою Стовпець 9. Стовпець 10 і т.д. Ніщо не заважає нам повністю створити свій шаблон з нуля, в цьому випадку досить буде створити новий проект або видалити всі стовпці в наявному прикладі.
Додаючи стовпець, ми вводимо найменування, а також вказуємо тип даних. Розробники надали в наше розпорядження кілька типів даних, у тому числі текстової, дату, логічний, відсоток, числовий, статус, шлях до файлу або папці, довідник. Наприклад, нам необхідно ставити «галочку», коли доручення вимагає звіту виконавця. Для цього вибираємо тип «логічний».
В результаті в таблиці доручень з'явиться новий стовпець з осередками, де можна поставити прапорець, якщо потрібно здача звіту.
На жаль, розробники не стали ділити програму на клієнт-серверні додатки, щоб керівник організації міг встановлювати доручення, а співробітники тільки бачити свої завдання. Замість цього в КВП можна встановити пароль адміністратора (Інструменти - Налаштування таблиці доручень - вкладка Додаткові настройки - Захистити настройки паролем). І тоді при відкритті програми ми автоматично входимо як користувач, а щоб отримати доступ до налаштувань таблиці доручень і зміни інших налаштувань, потрібно ввести пароль адміністратора. Тут же, до речі, можна налаштувати права користувача, тобто вказати ті дії, які йому доступні в програмі. У програмі «Контроль виконання доручень» користувачу можна дозволити / заборонити друк звітів, редагування довідників, автозбереження файлу доручень, зміна даних в таблиці доручень, зміна статусів доручень.
