Нерідко в ході ведення підприємницької діяльності використовуються переважно розрахунки в безготівковій формі, але, тим не менше, більшість підприємців продовжує працювати з формою готівкового надходження грошей. Для нормалізації ситуації, зокрема, якщо здійснюються розрахунки готівкою, індивідуальний підприємець зобов'язаний брати на себе ведення касової книги.
Більш докладно про книгу
Касова книга - один з найважливіших елементів підприємництва
Дотримання всіх правил і норм має величезне значення, адже найчастіше контролюючі органи займаються перевіркою даного типу документації у індивідуальних підприємців. Грамотний підхід до ведення касової книги відіграє важливу роль, оскільки контролюючі органи часто перевіряють наявність даного виду документації у ВП. Якщо спеціалізованими органами будуть виявлені помилки, то є великий ризик виникнення штрафу.
Зверніть увагу: в області титульного аркуша розміщується термін дії, якщо оформлення закінчилося до тих пір, поки не відбулося закінчення періоду, документ заводиться знову, хронологічні записи продовжують вестися компетентними співробітниками. Це дозволяє оцінити послідовність її ведення. Розглянемо особливості і зразок, що пояснюють, як заповнювати касову книгу.
Тонкощі оформлення книги
Раніше законодавство вимагало обов'язкової нумерації, головна умова - наявність прошивки і скріплення, а також факт присутності друку особи, який несе відповідальність за те, щоб операції були виконані достовірно. У новому вказівці ЦБ дані вимоги скасовані. Звичайно, можна нумерувати, але якщо ви не будете це робити, то нічого страшного не станеться, і ніякі штрафи не загрожують. При відсутності факту ведення документа виручка відзначається за допомогою прибуткового та видаткового ордерів. Зазвичай у продажу пропонується типова касова книга. Її особливість - в готових графах, які залишається тільки заповнити.
Правильність заповнення є головною умовою для ІП, так як цю документацію часто перевіряють контролюючі структури
Хто веде касову книгу
Розглядаючи загальний порядок ведення касової книги для ІП, потрібно розглянути, хто взагалі її веде. Традиційно цим питанням займається касир, який здійснює прийняття грошей і заносить певні дані. Крім того, їм віддаються первинні документи у вигляді ордерів, робиться підпис листа. Якщо відсутній головний бухгалтер, то ставиться підпис керівником компанії, і дана процедура здійснюється щодня.
Для ІП вона має дещо інший характер. Справа в тому, що багато працівників ведуть діяльність самостійно і не користуються послугами найманих працівників. Це говорить про те, що в їхній фірмі немає співробітника такої посади, як головний бухгалтер.
Зверніть увагу: для ведення операцій по касі потрібно співробітник, який є компетентним у своїй галузі. Нерідко підприємець йде шляхом особистого проведення цієї процедури.
Правильне заповнення і його особливості
У даній статті ми розберемося в тому, що що являє собою бланк касової книги і як він заповнюється. Для початку, розглянемо зразок заповнення касової книги - вручну і в електронному вигляді на конкретному прикладі. Титульний аркуш документації повинен містити певні інформаційні дані, що включають повне найменування фірми, якщо мова ведеться про юридичну особу.
Крім цього, потрібно заповнення іншої інформації:
- ПІБ ІП, якщо це індивідуальний підприємець;
- час, на яке зводиться книга, це може бути рік, визначена дата, якщо має місце бути кілька книг;
- дані ОКПО;
- при наявності підрозділи - вказується його найменування та інші дані.
Дані про прихід і витрату обов'язково враховуються. Коли проходить робочий день, співробітниками підводиться підсумок, і робиться висновок про залишок коштів. Записи, які підлягають внесенню до книги, складені в якості одиничного звіту. Після цього здійснюється передача отриманих грошей в бухгалтерію. Розглядаючи, як правильно вести касову книгу в електронному вигляді, можна відзначити, що відмінностей між паперовим і електронним варіантами немає.
Як виглядає лист КК
Кожен з листів зобов'язаний утримувати дві основні частини, між якими традиційно розташовується лінія відриву:
- сторінка, на якій представлені дані про проведені операції з грошима;
- звіт від касира про грошові процедурах, які були проведені.
Використовується нерідко папір для копіювання, що дозволяє писати на двох аркушах одночасно. Заповнення відбувається за допомогою кулькової ручки, далі робиться розріз на аркуші, і його перша область підшивається.
Заповнення граф книги
У верхній області сторінки книги відзначається певна інформація:
- дата, яка містить місяць заповнення і рік;
- номер листа в журналі, що підлягає заповненню.
Розглядаючи питання про те, скільки примірників касової книги оформляє касир, можна дати відповідь - їх всього два.
Розроблено загальну інструкція, на підставі яких рекомендується виконати декілька процедур:
- Заповнити «залишок на день», при цьому зазначається розмір суми, що залишилася в касі. Сума, яку має залишок, переноситься з іншої сторінки.
- Номер касового ордера - наголошується в графі «номер документа».
- Далі йдуть дані про одержувача і особі, що видав документацію.
- Здійснюється заповнення граф «прихід» і «витрата», в ході чого ставиться сума грошей.
- Область «перенесення» представлена сумою проведених операцій.
- Графа «разом» передбачає суму, окремі засоби - видані, отримані.
- Складаються готівку, а потім віднімаються видані.
Виправлення та уточнення
Вкладний аркуш касової книги і звіт касира можуть містити помилки, які слід виправити. Якщо це описка, її можна просто виправити. Не можна робити роботи за допомогою леза, штриха або через вирівнювання сторінки. Неправильні дані можна перекреслити, а поруч - вказати достовірні відомості.
Таким чином, на підприємстві книга заповнюється співробітниками або ІП самостійно, все залежить від масштабності та сфери діяльності. Вихід є тільки в тому, щоб грамотно вести всі записи і вписувати в неї необхідні дані.