Сучасне законодавство вимагає оформлення великої кількості документів, які фіксують різні аспекти трудових відносин працівника і роботодавця. І практично будь-який з них може бути затребуваний при проведенні перевірки РОСТРУДИНСПЕКЦИЯ. Розробляти і оформляти основний масив таких документів доводиться кадровій службі підприємства.
Документальне закріплення структури і штату підприємства
Структура і штатна чисельність
Документ, в якому закріплюється список структурних підрозділів в порядку їх важливості для життєдіяльності підприємства. Усередині структурних підрозділів наводиться список посад в порядку субординації із зазначенням в окремій графі кількості штатних одиниць по кожній посаді. Служить підставою для складання штатного розкладу
Документ, в якому закріплюється перелік структурних підрозділів, посад (в зазначеному вище порядку), а також кількість штатних одиниць по кожній посаді, посадовий оклад, надбавка, місячний фонд заробітної плати, як по окремих посадах, так і по організації в цілому.
Заміщення посад або штатна розстановка (на практиці можуть використовуватися й інші назви)
Робоча форма штатного розкладу, в яку внесено ініціали та прізвища працівників, які займають посади, передбачені штатним розписом.
Як сказано в статті 8 Трудового кодексу РФ, «роботодавець приймає локальні нормативні акти, що містять норми трудового права, в межах своєї компетенції, відповідно до законів і іншими нормативними правовими актами, колективним договором, угодами».
Внутрішні локальні нормативні акти
Графік відпусток (форма Т-7).
Застосовується для відображення відомостей про час розподілу щорічних оплачуваних відпусток працівників усіх структурних підрозділів організації на календарний рік по місяцях. Графік затверджується роботодавцем не пізніше ніж за два тижні до настання календарного року (з урахуванням думки виборного профспілкового органу даної організації) та є обов'язковим як для роботодавця, так і для працівника.
Документ містить такі реквізити: найменування структурного підрозділу; професією (посадою) за штатним розкладом; прізвище, ім'я, по батькові працівника; табельний номер; кількість днів відпустки, заплановану і фактичну дату його початку, а також підстава для перенесення відпустки і дату передбачуваного відпустки в разі його перенесення.
Наказ (розпорядження) про надання відпустки працівнику (ам) (форма Т-6, Т-6а).
Застосовується для оформлення та обліку відпусток, що надаються працівникам відповідно до законодавства, колективним договором, локальними нормативними актами організації, трудовим договором. Містить прізвище, ім'я, по батькові працівника, найменування професії (посади); найменування структурного підрозділу; вид відпустки (щорічна оплачувана, навчальний, без збереження заробітної плати та інші); період роботи, за який надається щорічна оплачувана відпустка; тривалість відпустки, дату його початку і закінчення.
Записка-розрахунок про надання відпустки працівнику (форма Т-60).
Використовується в небюджетних організаціях для розрахунку належної працівникові заробітної плати при наданні йому щорічної оплачуваної чи іншого відпустки. Лицьова частина записки-розрахунку містить ті ж відомості, що і наказ про надання відпустки працівнику, заповнюється співробітником відділу кадрів і передається в бухгалтерію для твору розрахунку і заповнення зворотному частини зазначеного документа.
Службове завдання для направлення у відрядження і звіт про його виконання (форма Т-10а)
Наказ (розпорядження) про направлення працівника (ів) у відрядження (форма Т-9, Т-9а)
Застосовуються для оформлення та обліку направлення працівника у відрядження. Містить прізвище, ім'я, по батькові працівника, що направляється у відрядження; найменування професії (посади), найменування структурного підрозділу; місце призначення (країна, місто, організація), термін відрядження, дати її початку і закінчення. При необхідності вказуються джерела оплати сум витрат на відрядження, інші умови направлення у відрядження.
Посвідчення про відрядження (форма Т-10).
Є документом, що засвідчує час перебування у службовому відрядженні (час прибуття і пункт призначення і час відбуття з нього). У кожному пункті призначення робляться відмітки про час прибуття і вибуття, які завіряються підписом відповідальної посадової особи і печаткою. Після повернення з відрядження здається працівником до бухгалтерії.
Наказ (розпорядження) про заохочення працівника (ів) (форма Т-11, Т-11а)
Застосовується для оформлення та обліку заохочень в роботі.
Відділ кадрів підприємства готує і оформляє накази про зміну анкетному-біографічних даних, заміщення тимчасово відсутніх працівників (ст. 74 ТК РФ).
Відділ кадрів також документує атестацію персоналу, скорочення штату і чисельності. Готує документи, пов'язані зі зміною режиму робочого часу: накази про залучення до роботи у вихідні дні; про надання неповного робочого дня, неповного робочого тижня.
Кадрова служба оформляє накладення на працівника дисциплінарних стягнень, передбачених статтею 192 ТК РФ, і т. Д.
Підставою для видання наказів служать різні види документів. Це: заяви працівників про відпустку і звільнення за власним бажанням; акти; пояснювальні записки; доповідні записки на ім'я керівника; акти, що фіксують, наприклад, порушення трудової дисципліни.
За запитом працівника для пред'явлення в сторонні організації відділ кадрів видає довідки про місце роботи, часу роботи в організації, займаної посади; копії та виписки з трудових книжок, наказів по особовому складу та інших документів з особового складу.
Відділ кадрів веде переписку про висилку трудових книжок, які надсилаються поштою тільки на підставі запиту працівника, відновленні трудового стажу при видачі дубліката трудової книжки, встановленні причин відсутності і місцезнаходження працівника при неявці на роботу і т. Д.
Відділ кадрів веде реєстрацію документів з особового складу та використовує такі реєстраційні форми:
- журнал реєстрації трудових договорів;
- журнал реєстрації наказів про прийняття, переведення і звільнення працівників;
- журнал реєстрації наказів про надання відпустки;
- журнал реєстрації наказів про відрядження працівників;
- журнал реєстрації посвідчень про відрядження;
- журнал реєстрації службових завдань;
- журнал реєстрації локальних нормативних актів;
- книга обліку руху трудових книжок і вкладишів до них;
- журнал реєстрації наказів про заохочення і накладення дисциплінарних стягнень;
- журнал видачі довідок з особового складу;
- журнал обліку лікарняних листів *.
* Про порядок оформлення та ведення реєстраційних форм документації по особовому складу буде розказано в окремій статті нашої рубрики.
Почніть з самого важливого
На насправді може виявитися, що в організації немає і половини документів з того переліку, що ми привели. Звичайно, в один день розробити, оформити і впровадити всі ці документи практично неможливо. Потрібно виділити в цьому списку найважливіші та пріоритетні позиції і приступити до їх оформлення.
Почніть зі складання штатного розкладу і графіка відпусток, нехай це пройде з порушенням термінів, зазначених у Трудовому кодексі України (відповідно до статті 123 ТК України графік відпусток складається «не пізніше, ніж за два тижні до настання календарного року»), але краще пізно , ніж ніколи. Потім потрібно перевірити наявність договорів з працівниками, наявність і правильність оформлення наказів про прийом та переказ, записів у трудових книжках. Заведіть журнали реєстрації трудових договорів, журнал реєстрації наказів про прийом, переведення, звільнення працівників вашої організації. Оформіть облік трудових книжок.
Потім вам треба буде запровадити або дооформити особисті картки форми Т-2. При цьому намагатися оформляти документи заднім числом не рекомендується. Будь-яка перевірка легко виявить їх фальсифікацію. Документ датується часом його оформлення, але в тексті документа, наприклад картки форми Т-2, вказується реальна (в тому випадку, про який йде мова, більш рання) дата прийняття працівника на роботу. При встановленні дат прийому та перекладу ви можете вдатися до допомоги бухгалтерії і запросити для звірки та уточнення дат особисті рахунки працівників.
При цьому дуже важливо не запускати поточну роботу: оформлення документів на новоприйнятих, переведених або звільнених працівників в строго встановлені Трудовим кодексом України терміни і з дотриманням всіх правил діловодства.
Після чого ви можете приступити до складання, оформлення і впровадження локальних нормативних актів. Пам'ятайте, що це серйозна, дуже відповідальна і трудомістка робота, адже ці документи містять «норми трудового права» (ст. 8 ТК РФ). Якісно розробити і впровадити посадові інструкції навіть при невеликому штаті працівників за три дні неможливо.
Наводячи порядок в кадровій документації організації, з великою обережністю ставитеся до знищення документів з особового складу. Трудові договори, накази про прийом, переведення, звільнення, особові картки форми Т-2, особові рахунки працівників, особисті справи і реєстраційні форми до зазначених документів мають термін зберігання 75 років. Незатребувані трудові книжки і книга обліку трудових книжок і вкладишів до них зберігаються 50 років. Терміни зберігання документів з особового складу встановлюються Переліку типових управлінських документів, що утворюються в діяльності організацій, із зазначенням термінів зберігання. Всі зазначені документи повинні обов'язково здаватися в архів.