Відзвітувати за витрачені сумами (авансовим звітом з додатком підтверджуючих документів) співробітник зобов'язаний в 3-денний термін, який обчислюється з дня закінчення терміну видачі підзвітних коштів. При цьому після затвердження авансового звіту він має право на отримання надміру витрачених їм при покупках власних коштів.
ВАЖЛИВО! Правило «3 днів» поширюється абсолютно на всіх співробітників фірми, в т. Ч. І на керівника. Навіть якщо керівник - єдиний співробітник.
ВАЖЛИВО! Чи не встановлено законодавчо і максимальний термін, на який можуть бути видані гроші підзвітній. Його, як і суму підзвітних коштів, госпсуб'єкти визначають самостійно.
Подотчет і сума розрахунку з постачальником - не одне і те ж
Коли заходить розмова про обмеження сум, які беруть участь в госпопераціях з підзвітний, нерідко виникає плутанина і згадується сума 100 000 руб. Звідки вона взялася?
Слід розуміти, що процес отримання та витрачання коштів співробітником-подотчетнік включає 2 основні господарські операції:
- Отримання від роботодавця грошей під звіт на покупки, необхідні для здійснення його діяльності.
- Придбання товарів, послуг у постачальника і вчинення розрахунків з ним.
ВАЖЛИВО! До звичайних фізособам (громадянам, які не є підприємцями), які беруть участь в розрахунках з фірмами та ВП, вищевказане обмеження не стосується. При цьому фізособа-співробітник, що виступає в угоді не самостійно, а від імені свого роботодавця (наприклад, за дорученням), зобов'язана також дотримуватися розрахунки готівкою (ст. 182 ЦК України).
Зверніть увагу - щодо встановлення гранично можливої суми 100 000 руб. законодавством не передбачено будь-яких часові межі (наприклад, поширена помилка «100 000 руб. - в один день»). Таким чином, даний ліміт неможливо обійти, поділивши суму платежу за договором на кілька платіжних операцій, що здійснюються в різні дні.
Розрахунки, що здійснюються нотаріусами через підзвітників
Розглянемо ситуацію. Роботодавець-нотаріус планує видати гроші під звіт працівникові для придбання комп'ютера вартістю понад 110 000 руб. Чи вправі він це зробити, і чи може продавець відмовити співробітникові нотаріальної контори в прийнятті повної суми готівкою?
Які операції можуть зацікавити контролерів
- Видача сум на тривалий термін (кілька місяців, кілька років).
- Видача суми, що значно перевищує середньомісячну величину витрат фірми.
- Видача суми, що істотно перевищує величину витрат, на здійснення яких вона видавалася.
- Напрямок сум, виданих під звіт, на нецільове використання.
ВАЖЛИВО! Одиничне здійснення операцій № 2-5 ревізори, можливо, залишать без уваги, оскільки їх здійснення не заборонено. Однак неодноразове їх повторення, а особливо систематичне, однозначно викличе підозру і стане приводом для докладного вивчення і виявлення справжньої суті цих операцій.
Наслідки необґрунтованої видачі сум під звіт
По жодному з перерахованих в попередньому розділі підстав фірму (або ІП) не можна притягнути до відповідальності. І хоча в КоАП існує ст. 15.1 під назвою «Порушення порядку роботи з готівкою і порядку ведення касових операцій, а також порушення вимог щодо використання спеціальних банківських рахунків», відповідальність за неї може наступити тільки в наступних ситуаціях:
- розрахунки готівкою з юрособами понад установлений ліміт;
- неоприбуткування в касу готівки;
- порушення порядку її зберігання;
- порушення правил платіжними агентами.
Встановлені суми штрафних санкцій за ці порушення - 4 000-5 000 руб. для посадових осіб і 40 000-50 000 руб. - для юросіб. Для інших ситуацій санкцій не передбачено.
Однак безвідповідальна видача коштів під звіт може обійтися ще дорожче - наприклад, якщо податківці перекваліфікують велику суму, видану в підзвіт директору на тривалий термін, в безвідсоткову позику і нарахують з матеріальної вигоди ПДФО.
Встановити, що нескінченна видача-повернення з підзвіту коштів використовується для маскування перевищення ліміту каси, для контролерів - теж нескладне завдання.
Максимальна сума для підзвіту співробітнику нормативними документами не встановлена. При цьому її слід відрізняти від суми, що сплачується подотчетнік при здійсненні розрахунків з постачальником товарів і послуг.