Місяць тому влаштувалася на нову роботу, і з'явилися питання. Чи можна для журналу реєстрації наказів по основній діяльності роздрукувати розлінованих аркуші, прошити та пронумерувати їх, або потрібно обов'язково купувати журнал? У нас за рік всього 17 наказів. І як такий невеличкий журнал підшити і прибрати за минулий рік?
Кожна організація в залежності від конкретних умов має право самостійно і, перш за все, в своїй інструкції з діловодства встановлювати систему реєстрації документів (централізовано в службі діловодства, секретарем або децентралізовано в -підрозділ), порядок реєстрації та реєстраційні форми.
Можна реєстрацію документів здійснювати в журналах, на картках, в базах даних систем електронного документообігу, можна в комп'ютері вести прості таблички в Word або Excel в залежності від видів документів і документопотоков.
Основними завданнями реєстрації є охорона кожного документа, який не повинен загубитися, облік (ідентифікація в межах документопотока і фіксація юридичного факту створення або отримання -документа), забезпечення швидкості пошуку і організації контролю виконання.
Практика показала, що для невеликих організацій з невеликою кількістю видаваних розпорядчих документів найзручніше застосовувати все-таки журнальну форму реєстрації наказів по основній діяльності. яка найкраще забезпечує виконання завдання охорони документів і їх подальшу збереження. Найзручніше придбати журнал, пронумерувати його листи, прошити, оформити заверительную напис, підписану відповідальним за діловодство або навіть керівником організації та печаткою (показана в прикладі 1). І журнал, і справа, в яке формуються накази по основній діяльності, в невеликій організації ведуться протягом однакової кількості років як паралельні і взаємопов'язані перехідні справи (див. Приклад 2).
Засвідчення прошитого паперового журналу реєстрації