Який порядок засвідчення копій документів, в т.ч. електронних?
нижче реквізиту «Підпис» проставляють заверительную напис «Вірно»; посада особи, яка засвідчує копію; особистий підпис; розшифрування підпису (ініціали, прізвище); дату засвідчення.
Запис «Мабуть» або «Копія вірна» може бути зроблена від руки. Чи не забороняється замовити спеціальні штампи.
Можна мати і штамп з готовими рядками для внесення потрібної інформації про особу, засвідчує копію.
________________ ______________ ________________
«___» ____________ 201__ р
Варто зазначити, що жоден нормативний акт не регламентує порядок проставлення печатки організації з відміткою про завірення копії документа. Однак на практиці частіше за все печатка організації проставляється поруч з відміткою про завірення копії. Щоб не виникало непорозумінь, можна офіційно взяти це за правило, відбивши в локальних нормативних актах організації.
При підготовці копії багатосторінкового документа можна запевнити кожен лист окремо, а можна пронумерувати сторінки документа, прошити їх і проставити заверительную напис на зворотному боці останнього аркуша, наприклад:
КОПІЯ на 137 аркушах ВЕРНА
Засвідчення копії електронного документа
Отже, процедура засвідчення копії документа на паперовому носії прозора: документ копіюється і завіряється в описаному порядку. Але як бути, якщо оригінал документа знаходиться в пам'яті комп'ютера, і для отримання копії нам потрібно її роздрукувати? Так може статися, наприклад, коли мова йде про реєстраційних даних вхідного документа, що містяться в системі електронного документообігу.
Не можна плутати електронний документ з відсканованої копією документа на паперовому носії.
при засвідченні копій електронних документів посвідчувального напис доповнюється вказівкою на електронний вигляд документа і найменуванням програмного забезпечення, за допомогою якого здійснено доступ до електронного документа (п. 3.3).
З цього випливає, що засвідчувальний напис буде виглядати так:
КОПІЯ ЕЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТА ВЕРНА.
Копія відтворена з використанням програмного забезпечення «Document».
Засвідчення копій документів нотаріусом
Нотаріус може запевнити будь-яку копію, але чи потрібно кожного разу відправлятися до нього? Нотаріальне завірення копій документів має бути прямо передбачено законом, в іншому випадку жоден офіційний орган не може вимагати від вас надання нотаріально завірених копій документів. Це прописано в Указі Президії Верховної Ради СРСР від 04.08.1983 № 9779-Х:
підприємства, установи та організації зобов'язані засвідчувати вірність копій документів, необхідних для подання громадянами в ці підприємства, установи, організації, якщо законодавством не передбачено подання копій таких документів, засвідчених у нотаріальному порядку (п. 2).
Також в встановлених законом випадках завірити копії документів може суд або інший державний орган.
Регламентування порядку засвідчення копій
Порядок засвідчення копій документів
Засвідчення копій документів здійснюється відділом документаційного забезпечення управління.
Для запевнення відповідності копії документа оригіналу в нижньому лівому кутку документа проставляється напис (штамп) «Правильно» або «Копія вірна», вказується посада особи, яка засвідчує копію, його особистий підпис, ініціали та прізвище (прізвище, ініціали), дата запевнення, ставиться відбиток печатки "Для документів". При засвідченні копій електронних документів засвідчувальний напис доповнюється вказівкою на електронний вигляд документа і найменуванням програмного забезпечення, за допомогою якого здійснено доступ до електронного документа.
При засвідченні багатосторінкових копій допускається прошивання документа нитками з проставленням засвідчувального напису (штампу) «Правильно» або «Копія вірна» на зворотному боці останнього аркуша документа, із зазначенням кількості сторінок, посади особи, яка засвідчує копію, його особистого підпису, розшифрування підпису (прізвища, ініціалів), дати засвідчення, з проставлянням відбитка печатки «Для документів».
Якщо за родом своєї діяльності вам доводиться видавати громадянам-заявникам велика кількість завірених копій, рекомендується підготувати на основі наведеного прикладу локальний нормативний акт - Інструкцію про порядок підготовки та засвідчення копій документів. Це допоможе вам уникнути конфліктів і непорозумінь з заявниками: при будь-якому зіткненні інтересів досить буде лише послатися на Інструкцію.
Анонси майбутніх номерів