У нашій організації накази по основній діяльності підписує генеральний директор. Але іноді видаються накази, які стосуються питань роботи тільки одного віддаленого департаменту. Чи можна закріпити право підпису цих наказів не за генеральним директором, а за керівником департаменту?
У великих компаніях, як правило, виникають такі ситуації, коли керівник не може підписувати абсолютно всі документи, створювані в організації. Зазвичай це пов'язано з великим обсягом документообігу, а іноді і з частою відсутністю керівника або з територіальної віддаленістю будь-якого підрозділу. Тому питання про те, хто може підписати наказ крім керівника організації, виникає досить часто. Делегування права підпису певних документів в такому випадку є об'єктивною необхідністю. Керівник може делегувати право підпису наказів як працівника своєї організації, так і особі, яка не перебуває в трудових відносинах з цією організацією. Але оскільки другий варіант зустрічається вкрай рідко, то розглянемо тільки першу ситуацію: коли керівник делегує право підпису працівника своєї організації.
Для початку дамо визначення такого розпорядчого документа, як наказ.
Наказ - правовий акт, що видається керівником органу державного управління (його структурного підрозділу), що діє на основі єдиноначальності з метою розв'язання основних і оперативних завдань. що стоять перед цим органом. В окремих випадках може стосуватися широкого кола організацій та посадових осіб, незалежно від підпорядкованості.
Наказ - це організаційно-розпорядчий документ, який може видаватися з основної діяльності та з особового складу.
Делегування права підпису наказів по основній діяльності (до яких відносяться накази по організації роботи фірми, фінансування, планування, звітності, постачання, реалізації продукції та інших виробничих питань), так само як і по особовому складу, може здійснюватися на період тимчасової відсутності керівника і на постійній основі.
На період тимчасової відсутності керівника (відпустка, відрядження, тимчасова непрацездатність) призначається виконуючий обов'язки керівника на підставі окремого наказу про виконання обов'язків. У цьому випадку виконуючий обов'язки керівника організації зможе підписувати накази.
Делегування ж права підпису наказів / розпоряджень заступникам керівника або іншим керівникам (управлінь, департаментів тощо) на постійній основі фіксується в наступних документах:
- в наказі про розподіл обов'язків;
- в окремому наказі про надання права підпису наказів / розпоряджень.
Наказ про розподіл обов'язків
Такий наказ закріплює розподіл обов'язків керівників з різних напрямків діяльності організації.
Відповідно до розподілу обов'язків заступники керівника організації або інші керівники (керівники департаментів, управлінь і т.п.) в разі надання їм відповідних повноважень можуть з окремих питань діяльності організації підписувати накази та інші внутрішні документи організації, а також на підставі виданих керівником організації довіреностей підписувати від імені організації листи, звернення, договори та інші цивільно-правові документи.
У наказі про розподіл обов'язків вказуються:
- виняткові повноваження керівника організації;
- повноваження кожного заступника керівника організації або іншого керівника (департаменту, управління) організації з перерахуванням тих видів документів, які вони мають право підписувати;
- структурні підрозділи, координацію і контроль діяльності яких здійснює відповідний заступник керівника організації або іншого керівника (департаменту, управління) організації;
- схема тимчасового виконання обов'язків керівника, заступників керівника чи іншого керівника (департаменту, управління і т.п.) на час відсутності у зв'язку з тимчасовою непрацездатністю, відпусткою або відрядженням.
При цьому можливі два варіанти оформлення наказу про розподіл обов'язків:
1. Наказ містить перелік обов'язків керівників і схему тимчасового виконання обов'язків в самому тексті наказу.
2.В наказі перелік обов'язків керівників і схема тимчасового виконання обов'язків виділені в окремі додатки.
Приклад наказу про розподіл обов'язків між керівниками
НАКАЗ
_____________ 20__р. № ________
Про розподіл обов'язків
між керівниками
З метою вдосконалення діяльності, підвищення ефективності та впорядкування роботи структурних підрозділів (найменування організації)
1. Затвердити з _____ 20__ року наступний розподіл обов'язків і схему тимчасового виконання обов'язків:
_________________________________________________________________
_________________________________________________________________
_________________________________________________________________
2. Надати з __ ______ 20__ року заступникам керівника (найменування організації) відповідно до покладених на них обов'язками, зазначеними в п.1 наказу, право підпису наказів та інших розпорядчих документів, договорів, листів, звернень ...
3. Заступникам керівника (найменування організації) здійснювати свої функції відповідно до розподілу обов'язків, зазначених в п. 1 цього наказу.
4. Контроль за виконанням наказу залишаю за собою.
Керівник організації підпис Розшифровка підпису
Приклад наказав розподіл обов'язків між керівниками
ТОВАРИСТВО З ОБМЕЖЕНОЮ ВІДПОВІДАЛЬНІСТЮ «СУЧАСНІ ПРОМИСЛОВІ ТЕХНОЛОГІЇ»
(ВАТ «СУЧАСНІ ПРОМИСЛОВІ ТЕХНОЛОГІЇ»)
Про розподіл обов'язків
між керівниками
З метою вдосконалення діяльності, підвищення ефективності та впорядкування роботи структурних підрозділів ВАТ «СУЧАСНІ ПРОМИСЛОВІ ТЕХНОЛОГІЇ» (далі - Товариство)
Генеральний директор Мельников О.К. Мельников
З наказом ознайомлені:
Заступник генерального Гладишев Ю.П. Гладишев
Заступник генерального Крайнов А.А. Крайнов
Окремий наказ про надання права підпису наказів / розпоряджень
У деяких випадках може бути підготовлений окремий наказ на надання права підпису наказів / розпоряджень. Такий наказ повинен містити наступну інформацію:
- кому надається право підпису (вказується П.І.Б. посада співробітника, найменування структурного підрозділу);
- дата, з якої надається право підпису наказу / розпорядження. Якщо дата надання права підпису не буде вказано, то таке право буде надано з дати підписання наказу.
У разі надання права підпису на конкретний період, цей період повинен бути зазначений в наказі. Якщо період не вказано, то право підпису надається на невизначений термін і скасувати право підпису в даному випадку можна буде окремим наказом;
- перелік документів, на які надається право підпису (накази / розпорядження).
Наказ доводиться під підпис до зазначеного в ньому відповідального працівника.
Приклад наказу про надання права підпису наказів
ВІДКРИТЕ АКЦІОНЕРНЕ ТОВАРИСТВО
(ВАТ «СУЧАСНІ ПРОЕКТИ»)
Про надання права
З метою вдосконалення документообігу відкритого акціонерного абщества «СУЧАСНІ ПРОЕКТИ» (далі - Товариство)
Генеральний директор Лошавецкій А.К. Лошавецкій
Башмакова О.С. Башмакова
З наказом ознайомлений
Департаменту Плошкіна І.П. Плошкіна
О.С. Башмакова 249-57-99
Див. Короткий словник видів і різновидів документів, Головне архівне управління при Раді міністрів СРСР, Всесоюзний науково-дослідний інститут документознавства та архівної справи, Центральний державний архів давніх актів, М, 1974.
Анонси майбутніх номерів