Сервіс E-DOC надає можливість отримати ЕЦП. тому питання відображення в бухобліку підприємства покупки ключів неможливо ігнорувати.
Як кваліфікувати оплату підприємством електронних ключів: як витрати періоду або придбання нематеріального активу? Таку консультацію надає бізнес-видання «Бухгалтерія».
Так, пояснюється, що при придбанні електронних ключів (ЕК) формується особистий і відкритий ключі підприємства. Їх визначення містяться в ст.1 Закону № 852-IV «Про електронний цифровий підпис». Особистий ключ - це «параметр криптографічного алгоритму формування електронного цифрового підпису, доступний тільки підписанту». А відкритий ключ також є параметр криптографічного алгоритму перевірки електронного цифрового підпису (ЕЦП), доступний всім суб'єктам відносин у сфері її використання.
Консультант з бухгалтерського обліку та оподаткування Олександр Волочай інтерпретує ці законодавчі норми для простих користувачів.
ЕК - це певний набір символів (цифр, букв, знаків), який формується комп'ютерною програмою з використанням генератора випадкових чисел. Ця інформація міститься в файл або зберігається на паперовому носії. Особисті ЕК є секретними і зберігаються тільки у підприємства (доступ до них забезпечується паролем). За допомогою особистого ЕК і певного алгоритму підприємство створює ЕЦП, розшифрувати яку можна відкритими ключами. Такі ЕК підтверджуються сертифікатами, які видає центр сертифікації ключів, а доступ до них мають всі зацікавлені особи. Наприклад, створивши той чи інший звіт, підприємство підписує його за допомогою особистого ЕК. Отримавши звіт, ГФС, Пенсійний фонд або органи статистики відкритим ЕК підтверджують, що звіт підписаний саме цим підприємством.
Таким чином, ми маємо справу з об'єктом, який не має матеріальної форми, - уточнює А. Волочай. Але чи є він активом або це споживана підприємством послуга? За відповіддю звернемося до ст.1 Закону про бухоблік (№ 996-XIV). згідно з якою до активів відносяться «ресурси, контрольовані підприємством в результаті минулих подій, використання яких, як очікується, призведе до отримання економічних вигод у майбутньому».
ЕК, в тому числі і відкриті, повністю контролюються підприємством і можуть бути в будь-який момент відкликані, а їх використання дозволяє створювати електронні документи. Вони не споживаються одномоментно, а діють протягом певного періоду. Це може бути рік або два. ЕК можуть бути ідентифіковані, а значить, їх місце - у складі нематеріальних активів (НМА), як того вимагає Положення бухгалтерського обліку 8 «Нематеріальні активи» (Наказ Мінфіну №242). ЕК слід відображати на балансі підприємства за вартістю придбання та нараховувати амортизацію.
E-DOC уточнював раніше, хто в організації може мати цифровий підпис. У цьому питанні увага акцентується на тому, що при зміні реєстраційних даних підприємства або його посадових осіб ЕК можуть бути анульовані. Це означає, що при цьому слід визнавати вибуття НМА.
З моменту появи ЕК ведуться суперечки щодо порядку їх обліку. На практиці деякі підприємства не визнають ЕК активом і відразу списують їх вартість до складу витрат. Але навіть при такому варіанті витрати на придбання ЕК, на думку консультанта А. Волочай, слід відносити до витрат майбутніх періодів і рівномірно списувати їх протягом терміну дії ключів.