Як узгодити документ за допомогою ms outlook покрокова інструкція з скріншот, відмінний

Професійний блог Євгенії Кожанова

Не секрет, що всі документи в процесі їх підготовки проходять цілий ряд узгоджень, виправлень і коригувань. Це відноситься до листів, проектним документам, договорами, звітів, локальних нормативних актів ... У цій статті ми розповімо, як можна заощадити час при проведенні процедури узгодження документів. У цьому нам допоможе поштовий клієнт MS Outlook. Ця зручна програма входить в стандартний пакет Microsoft Office і встановлена ​​практично на будь-якому комп'ютері. Outlook-узгодження документів не зажадає від вас переміщення по відділах компанії, ви зможете провести цю процедуру, сидячи на робочому місці.

Починаємо процес узгодження

Потрібно відкрити програму MS Outlook і вибрати «створити повідомлення».

Іван Іванович, добрий день! Прошу узгодити проект кошторисної документації по об'єкту.

Написавши текст, вибираємо групу команд «Теги».

Потрібно поставити всі параметри узгодження документа.

В першу чергу ставимо галочку в полі «Кнопки голосування». В поле правіше задаємо параметри (просто вписуємо вручну) «Погоджено», «Погоджено з зауваженнями», «Не погоджено». Це ключовий момент - так просте електронного листа отримує функцію узгодження документа.

Можна також вибрати опцію повідомлення про доставку та (або) Прочитавши листа, поставивши галочку в відповідні чекбокси. Після цього вибираємо «Закрити».

При необхідності, особливо, якщо справа стосується документів підвищеної важливості, можна визначити час, протягом якого необхідно завершити процес узгодження. Тоді вибираємо прапорець «До виконання» і вибираємо потрібну строчку. Якщо жоден рядок не підходить, натисніть «інший» і встановіть дату самі.

Для цього у вікні «Інша» шукаємо рядок «Термін» і в ній пишемо бажаний термін закінчення процесу узгодження.

Дуже зручно використовувати «напоминалку». У потрібний день програма повідомить, що пора завершити процес узгодження. Для цього ставимо галочку в полі «Нагадування» і вказуємо дату і час, коли необхідно нагадати.

Поставивши галочку в графі «Позначка для одержувачів», ви зможете виділити саме цей лист серед інших листів, нехай навіть і з такою ж темою. Наприклад, написати «Важливо», «До виконання», «Дуже терміново» і т.п.

Після того, як всі параметри встановлені, натискаємо «ОК».

Процес погодження

Лист узгодження

Так поступово відправив лист про погодження отримає відповідь від всіх узгоджувальних осіб. Далі він може приступити до усунення зауважень, після чого узгодження запускається повторно. Як тільки буде отримано позитивну відповідь від всіх узгоджувальних осіб, можна формувати лист погодження.

Як тільки ви домоглися того, що всі отримувачі узгодили документ, ви можете сміливо друкувати його і віддавати на підпис. Вивести лист на друк можна, перейшовши у вкладку «Файл».

Процедура погодження завершена. Ви можете вказати у вашій інструкції з діловодства, що процес узгодження проводиться через MS Outlook, і більш вам не доведеться обходити кабінети, погоджуючи документи.