Навіщо ми це робимо?
У кожного фонду є неабияка кількість донорів, які допомагають дистанційно, і волонтерів, які ніколи не зустрічалися ні один з одним, ні з співробітниками фонду. Звичайно, раз ці прекрасні люди вам допомагають, це ознака того, що їх довіру вже завойовано, але зміцнити його ніколи не зайве, не кажучи вже про те, як приємно говорити людям «спасибі». Крім того, день відкритих дверей - хороша можливість відповісти на всі накопичені у людей питання, тим більше що вони часто повторюються. І, взагалі, невеличке свято без особливого приводу - це прекрасно!
Де проводити захід?
Логічно, звичайно, у вас в офісі, щоб була можливість спостерігати, де вершаться великі справи, і де під рукою все матеріали і документи, які можуть знадобитися. Це зручно і тим, що можна заощадити сили і час, не шукаючи приміщення. Але, звичайно, такий варіант годиться тільки в тому випадку, якщо дозволяє географічне розташування офісу, а також його площа: товпитися ніхто не повинен і стільців повинно вистачати всім. Альтернативний варіант - в клубі або в кафе. І, звичайно, це має бути дружнє вам кафе, яке, як мінімум, не візьме грошей за оренду, а, як максимум, щось ще від себе запропонує, наприклад, чай і кава. Ще один плюс зовнішнього майданчика в тому, що можна влаштувати щось на зразок міні-концерту або капусника.
Як побудувати програму?
Можливо, до вас прийде досить багато людей, і нікому з них не повинно бути нудно. Оскільки основне завдання заходу - розповідь про роботу фонду, можна влаштувати сесію питань і відповідей з співробітниками. Довгих доповідей в стилі товариша Огурцова і масштабних виступів варто уникати, зате годяться будь-які інтерактивні формати, які дозволять максимально включити ваших гостей в процес розмови. Можна зробити презентацію, але дуже коротку, а найкраще - слайд-шоу з фотографій, що ілюструють вашу роботу, які можна пустити на екрані в постійному режимі. Прекрасна тема - капусник, якщо на нього вистачить творчої енергії і креативу. Можна прямо на місці зробити щось на зразок стінгазети. Головне, щоб у вас була розписана програма, хоча б на три години, по якій ви могли б рухатися, нехай і вносячи корективи по ходу справи. Не варто розраховувати на те, що люди будуть займати себе розмовами один з одним тільки тому, що у них був загальний привід зібратися.
Чи буде у заходи фандрайзингової складова?
В даному випадку, вона не головна, але якісь опції передбачити можна. Наприклад, продаж робіт, зроблених руками ваших підопічних. У вас обов'язково повинно бути декілька прозорих опечатаних ящиків з логотипом вашого фонду, щоб люди могли опустити туди гроші, якщо вони щось куплять або просто захочуть зробити пожертвування.
Годувати чи людей?
Повноцінний прийом робити не має сенсу, але запропонувати людям чай і каву з «пляшками» і / або келих шампанського було б дуже доречно. Якщо зустріч буде в кафе, то при бажанні люди можуть замовити гаряче для себе самі. Ніхто не буде в претензії, що благодійний фонд не закотив великий банкет в форматі «перше-друге-компот».
Чим прикрасити свято?
Якщо буде якась жива музика - відмінно! Чи не оркестр, звичайно, але щось легке, приємне. Пошукайте музично обдарованої людини серед самих волонтерів. Також подбайте про фотографа. Може бути, має сенс зробити для нього окрему «будку» в ретро-стилі. де ваші гості могли б фотографуватися в будь-якому тематичному образі. Наприклад, з плакатом «Я допомагаю фонду такого-то». Якщо фото вийдуть хороші, все потім з радістю будуть їх постити.
Якщо захід буде проводитися поза офісом, складіть список того, що вам важливо не забути привезти. В тому числі, має бути досить роздавальних матеріалів про фонд (буклетів, флаєрів, візиток), прозора скринька для збору пожертвувань, мікрофон, проектор і т. П. Прикиньте, чи потрібні вам буде для всього цього машини. Збирайте все після закінчення заходу, найкраще, звіряючись з тим же списком, щоб нічого не втратити.
Анонсує ваш захід заздалегідь.
Не пропустіть новачків.
Досить імовірно, що до вас прийдуть не тільки старі друзі, а й нові люди, які хочуть познайомитися з вашою роботою ближче. Не пропустіть цих людей, вони можуть стати вам великий підмогою в майбутньому. Попросіть їх внести свої контакти в заздалегідь підготовлений лист реєстрації або залишити свої візитні картки. Це дасть вам можливість в подальшому включити їх всіх в свою розсилку.
Подякуйте і тих, хто прийшов, і тих, хто допоміг вам з організацією та проведенням заходу.
Буде дуже доречно, якщо по ходу заходу ви скажете слова подяки якомога більшій кількості волонтерів та донорів особисто. Нічого, якщо ви назвете не всіх, якщо захід вийде дуже масштабним, але якщо воно буде камерним, то можна і всіх поіменно. Також подякуйте публічно, наприклад, в фейсбуці вашого фонду, і особисто теж, підготувавши подячні листи для тих, хто допоміг з організацією, наприклад, для керівництва прихистив вас кафе.