Як правильно зшивати документи
У компаніях і установах прошивають документи, які потрібно передати в архів.
Прошиті документи зручно зберігати і при необхідності представляти в перевіряючі органи, які не переживаючи за збереження і можливість підміни.
Які норми регулюють прошивання
Теоретично така проста справа як прошивання документів не регламентується нормативними актами. Є тільки вказівки про те, як це зробити:
Які документи вимагають такого оформлення
В установах і компаніях прошиваються документи практично усіма структурними підрозділами.
Співробітники кадрової служби окремо систематизують і прошивають за підсумками календарного року такі документи:
- накази особового складу,
- накази загального складу,
- штатний розклад.
- авансові звіти,
- оборотні відомості по матеріальних засобів,
- накладні,
- рахунки-фактури,
- акти виконаних робіт,
- шляхові листи,
- касову книгу,
- відомості на отримання заробітної плати працівниками установи в тому випадку якщо зарплата видається працівникам на руки.
Діловоди. вхідну і вихідну документацію.
Прошивати документи можна використовуючи наступні інструменти:
Але документи, прошиті нитками, гарантовано не будуть підмінені, що актуально в сучасній дійсності.
Найнадійнішим вважається підшивання справ нитками.
Загальні правила оформлення
Документи, які згодом необхідно буде прошити, спочатку сортують за датою, ретельно приєднуючи один до одного, нумерують кожен лист справа арабськими цифрами. Починають нумерацію з цифри 1. Опис не нумеруються.
Для обкладинки вибирають спеціальну картонну обкладинку «Дело». Вона буває різних розмірів і якості. Для прошивання стандартних документів використовується звичайний швидкозшивач формату А4.
У документах нумеруються також і конверти. В цьому випадку конверт нумерується в першу чергу, а за ним листи і фотографії, які перебували в ньому.
Якщо при нумерації документів була допущена помилка, то її закреслюють однією рисою і продовжують нумерацію. При цьому лист необхідно буде завірити написом «Виправленому вірити», поставити підпис відповідальної особи і скріпити печаткою.
Як правильно заповнити журнал обліку трудових книжок розказано тут.
Основні вимоги, що пред'являються до секретаря діловоду, розписані в запропонованій інструкції.
Послідовне і безпомилкове заповнення журналу реєстрації трудових договорів наведено в даній статті.
Покрокова інструкція даної процедури
Перед процедурою зшивання документів необхідно видалити всі скріпки і скоби від степлера. Систематизувати по датах або за значимістю і пронумерувати кожен лист документа. Якщо вийшло справа складається з безлічі листів, то можна з'єднати документи спеціальними скріпками і приступити до прошивання.
- Нитки. Краще використовувати капронові.
- Голка. Розмір підбирати в залежності від товщини зшиваємо документів.
- Клей паперовий.
- Аркуш чистого паперу.
- Швидкозшивач паперовий, картонний.
- Видалити скріпки, скоби з документа.
- Акуратно і рівно укласти листи, перевірити для надійності нумерацію.
- Залежно від товщини вийшла пачки взяти шило або голку і, відступивши від краю, зробити наскрізні отвори в кількості не менше 3. Отвори повинні знаходитися в ряд, вертикально щодо краю паперу, на відстані 2,5-3 сантиметри один від одного. Середнє отвір повинен бути по центру.
- Залежно від товщини, вийшла стоси паперів, взяти нитку довжиною 70-80 сантиметрів.
- Всунути голку знизу з тильного боку документа в центральний отвір.
- Провести зверху в крайнє верхнє отвір.
- Потім через зворотну сторону документа в крайнє нижнє.
- Повертаємося в центральне через лицьову сторону.
- Після такого прошивання нитка виявиться з тильного боку. Якщо прошивається документ з великою кількістю листів, то подібну маніпуляцію слід провести кілька разів для їх закріплення.
- Зав'язати вузол на звороті. Залишок повинен вийти довжиною не менше 8 сантиметрів.
- На вийшов вузол наклеїти відрізок паперу у вигляді прямокутника. На якій заздалегідь робиться напис: «Прошнуровано і пронумеровано .____ листів Директор ____ Прізвище І.О.». Якщо посаду керівника інша, відповідно вона вказується згідно з документацією.
- На прошитому документі, зазначеному аркуші паперу ставиться підпис і печатку. Частина підписи і печатку повинні бути на аркуші паперу і на тильній стороні документа.
Слід сказати, що якщо слід прошити більшу кількість листів одночасно необхідно зробити не менше 4 отворів. Це додасть стійкість і надійність при зберіганні прошитого документа.
Хто і як запевняє
Документи запевняє керівник підприємства або індивідуальний підприємець. Важливо щоб частина підпису була як на наклеєною папері, так і на документі.
Варто сказати, що підписуючи прошиті документи керівник бере на себе зобов'язання за їх вміст або призначає за достовірність уповноваженого наказом.
Особливості оформлення бухгалтерської документації
Прошивання бухгалтерської документації схоже з прошиванням звичайних документів. Але є одна відмінність. Для прошивання бухгалтерських документів роблять 5 отворів оскільки справи виходять в результаті більшої товщини. Зшивати документи може тільки уповноважений співробітник. Часто відповідальним є бухгалтер, який і займається веденням справ.
Нумерація робиться простим олівцем. При зшиванні документів складається опис документів, що знаходяться в справі.
Опис складається з наступних розділів:
- Назва документу,
- дата, коли створювалася опис,
- перелік документів,
- підпис відповідальної особи.
Особливості підготовки документів на здачу в архів
Документи для здачі в архів готують працівники структурних підрозділів. Сама підготовка включає в себе:
- Систематизацію документів.
- Нумерацію.
- Підшивання документів у єдину папку в залежності від призначення.
- Заповнення опису.
- Оформлення обкладинки документа.
Вищевказаний порядок проведення підшивки документів передбачає їх тривале зберігання, тобто Проте 25років.
Якщо ж документи будуть зберігатися в архіві організації менше 10 років. допускаються деякі послаблення, а саме можна не проводити:
- Нумерацію листків у справі.
- Систематизацію листків у справі.
- Прошивання нитками, а залишити на зберігання в папці-швидкозшивачі.
Але в діловодстві все ж рекомендується проводити зшивання документів, оскільки це полегшує їх зберігання.
Порядок прошивання такий, як і при звичайному виконанні. Якщо в справі, що підлягає прошивання понад 250 листів. то необхідно розділити його на кілька томів. Кожен том підшивається.
Якщо документи планується зберігати більше 25 років. то при підготовці до прошивання на справу накладається додаткова картонна обкладинка, яка захищає документи і нитки від зайвого тертя і надає більш красивий вигляд справі.
Аркуш формату А3 нумерується як один лист і підшивається за лівий край і згортається. Якщо лист підшивають за середину, то буде вважатися вже 2 листи.
Фотографії або картинки. а також схеми і карти нумеруються ззаду в верхньому лівому кутку. Конверти нумеруються в першу чергу окремо від їх паперових вкладень.
Якщо справа складається з кількох томів, то вони (томи) нумеруються кожен окремо.
Обкладинку оформлюють таким чином:
- Вказують назву організації або установи.
- Підрозділ.
- Термін зберігання.
- Найменування справи.
Крім того, вказується тема справи. Це можуть бути акти, накладні, накази і т.д. потім структурний підрозділ і термін, за який знаходяться в ньому документи або календарний рік. Це перша і остання дати документів.
Опис не враховується при нумерації аркушів у справі. Справи можуть бути вказані за ступенем значущості. Наприклад, статут, протоколи, плани.
Підготовка для здачі в податкову
Правила діловодства, однак, ніхто не відміняв. І тому установчі документи бажано все ж прошивати вручну.
Залишилися питання? Дізнайтеся, як вирішити саме Вашу проблему - зателефонуйте прямо зараз:
+7 (812) 309-91-23 (Санкт-Петербург)
8 (800) 333-45-16 доб. 193 (Регіони)
Це швидко і безкоштовно!