На практиці паперів, які фіксують передачу товару від постачальника до покупця, частенько надається другорядне значення. Вважається, що головне - правильно оформити договір, рахунок-фактуру і «первинку». А адже наявність документів, що відображають передачу товару, дуже важливо для обох сторін. Правильно складений документ здатний захистити не тільки від претензій податківців, які можуть запідозрити платника податків в фіктивності угоди, але і від цивільно-правового спору. Зайві 10 хвилин, витрачені при передачі товару, цілком можуть уберегти компанію від значних витрат.
Документація, що підтверджує передачу товару, хоча і потрібна обом сторонам договору поставки, виконує для кожної з них різні функції. Так, продавцеві важливо, щоб документи підтверджували: товар переданий, претензій немає. А для покупця головне упевнитися в якості та кількості отриманого товару.
Що варто перевірити продавцеві
Для продавця факт передачі товарів покупцеві означає, що обов'язок за договором виконано і можна вимагати оплату. Відповідно, при передачі товару потрібно скласти документ, з якого б випливало, що:
- переданий саме той товар, який передбачений договором.
- товар переданий саме в тій кількості, яка передбачена договором.
- товар вручений представнику покупця, котрий володіє повноваженнями щодо прийому.
І якщо з першими двома умовами все досить просто - вони відображаються в товарною накладною (зазвичай за формою № ТОРГ-12, затвердженої наказом Мінстату України від 25.12.98 № 132), то з підтвердженням повноважень на практиці виникають проблеми. Тому зупинимося на цьому етапі докладніше.
У більшості випадків факт передачі товару покупцеві підтверджується підписом особи, яка отримала цей товар (представника покупця). Причому дуже часто навіть без розшифровки. Про вказівку посади підписанта мова йде взагалі в рідкісних випадках. А вже про підтвердження його повноважень і говорити не доводиться.
Однак такий підхід загрожує серйозними проблемами. Адже що вийде, якщо товар прийняло особа, яка не уповноважена покупцем? Вийде, що постачальник не виконав свій обов'язок і не поставив товар. А значить, йому доведеться передати товар ще раз, а можливо і оплатити покупцеві штрафні санкції.
Так що не соромтеся перевірити документи у приймаючої сторони. Тим більше що Цивільний кодекс в даному випадку повністю на стороні продавця. Згідно зі статтею 312 ЦК РФ, продавець має право не передавати товар до тих пір, поки представник покупця не представить документи, що підтверджують право на отримання вантажу. І цим правом треба користуватися!
На що варто звернути увагу покупцеві
Тепер перейдемо на бік покупця. Йому при оформленні документів про отримання товару важливо переконатися, що доставлений товар відповідає умовам договору про якість і кількість. Тому якщо під час приймання виявлено недопоставка або бракований товар, то покупець має право не підписувати накладну, вказавши в ній на виявлені недоліки. На практиці зазвичай цим і обмежуються, даючи можливість постачальнику через суд вимагати оплати товару.
Справа в тому, що для пред'явлення претензій продавцеві мало не підписати накладну ТОРГ-12. У таких випадках потрібно наказом по організації створити комісію, яка складе акт про виявлення недоліків за формою № ТОРГ-2 (форма затверджена наказом Мінстату України від 25.12.98 № 132). Така комісія може діяти і на постійній основі, якщо договори поставки для організації не рідкість. Тоді кожен раз видавати наказ про створення комісії не доведеться.
Що робити, якщо документи не оформили
А ось виправити ситуацію, якщо покупець прийняв товар (тобто підписав накладну), а потім виявив недоліки вже практично неможливо. Справа в тому, що згідно з п. 2 ст. 513 ЦК РФ покупець повинен провести перевірку кількості та якості товару безпосередньо під час приймання. Так що якщо в накладній немає навіть позначки про невідповідність товару умовам договору, то пред'являти претензії можна вже тільки в рамках гарантійних зобов'язань постачальника. Але навіть в цьому випадку при виявленні недоліків потрібно відразу ж утворити комісію, повідомити постачальника і скласти акт. Цей документ все одно буде потрібно при пред'явленні претензій в рамках гарантії.
Може у нас зовсім все не правильно, але на кожну партію товару якщо ми її відпускаємо. вимагаємо довіреність в якій є підпис і печатка, тільки в цьому випадку можемо відпустити товар і вважати, що торг 12 підписувати не треба, в іншому випадку повинна бути підписана накладна і поставлена печатка.
Ці документи про різне. Довіреність підтверджує право особи діяти від імені організації - сторони за договором. В даному випадку - повноваження Іванова І.І. прийняти товар за договором поставки, укладеним ТОВ "Ромашка". Але сам факт передачі товару ця довіреність не підтверджує. І не може підтверджувати, навіть якщо вона залишилася у продавця.
Документом ж, опдтверждающім передачу товару, є накладна, або інший документ, в якому зафіксовано, що представник покупця отримав конкретний товар, кількість, якість, дату і місце передачі.
Теоретично це все можна запхати і в довіреність. Але, покупцеві-то теж потрібен документ про передачу. Значить, має бути два примірники такої довіреності.
Здається, я зрозумів, у чому Ваші "розбіжності". Обидва мають рацію.
Просто Олексій дивиться з юридичної точки зору, а Вілена і YULYA449 - з суто практичної і бухгалтерської точки зору.
Справа в тому, що Постановою Держкомстату Росії від 30.10.97 № 71а затверджені для застосування всіма організаціями в якості уніфікованих первинних документів форми довіреностей М-2 і М-2а.
(Форми N М-2 і N М-2а)
Застосовуються для оформлення права особи виступати в якості довіреної особи організації при отриманні матеріальних цінностей, що відпускаються постачальником за нарядом, рахунком, договором, замовленням, угодою.
Довіреність в одному екземплярі оформляє бухгалтерія організації та видає під розписку одержувачу.
Форму N М-2а застосовують організації, у яких отримання матеріальних цінностей за дорученням носить масовий характер. Видачу цих доручень реєструють в заздалегідь пронумерованому і прошнурованому журналі обліку виданих довіреностей.
Видача довіреностей особам, які не працюють в організації, не допускається. Довіреність повинна бути повністю заповнена і мати зразок підпису особи, на ім'я якого виписана. Термін видачі - як правило, 15 днів. Довіреність на отримання товарно-матеріальних цінностей в порядку планових платежів може бути видана на календарний місяць.
Форми складені із забезпеченням вимог як Цивільного законодавства (до змісту та оформлення довіреності), так і Закону про бухоблік (до первинного облікового документа).
І з урахуванням практики і накопиченого досвіду (ще з далеких радянських часів) введені особливості, що відрізняють цю довіреність від всіх інших:
1) довіреність разова, вона передбачає конкретний перелік матеріальних цінностей, які слід отримати у постачальника;
2) довіреність має короткий термін дії - «як правило, 15 днів»;
3) довіреність видається тільки своїм співробітникам.
Таку довіреність немає сенсу копіювати - вона залишається у постачальника і, як правило, підшивається до накладної.
Довіреність за формою М-2 міцно увійшла в практику роботи організацій. Так, що без неї вже немислимо відпускати товар.
Альтернатива цій разовоюдорученням - безпосередньо підпис керівника та печатку організації-покупця. У практиці цей тандем спрощений до «будь-який підпис і друк». І ось тут виникає необхідність підтвердження повноважень підписувача. Без довіреності від імені організації може виступати тільки її керівник. Решта - тільки за дорученням. Тому, якщо за товаром приїхав з печаткою заступник генерального директора, або керівник філії, або начальник відділу постачання, він повинен підтвердити свої повноваження довіреністю. На практиці така довіреність має назву «генеральної». Її, звичайно ж, ніхто не залишить. Ось її-то і треба відксерокопіювати або, на крайній випадок, сфотографувати. Однією друку покупця в даному випадку може виявитися недостатньо.
Я багато зустрічав в практиці, коли друк є, а ось фірми знайти не можуть - класична одноденка. А так у Вас хоча б залишиться щось від конкретної людини.