Правила складання
Складати його потрібно згідно з правилами ділового листування, тобто в ньому не повинно бути:
- Особистої думки.
- Емоційного забарвлення - вражень, погроз, попереджень і т.д.
- Довгих речень, епітетів, складних мовних зворотів.
Зате в повідомленні обов'язково повинні бути:
- Документ повинен бути датований і підписаний, тим, хто складає його з розшифровкою підпису.
- Розбіг між датою написання та отримання не повинен бути занадто великим.
- Підпис слід ставити в кінці тексту.
- Якщо звернення складається юридичною особою, то обов'язковий реквізит - печатка організації.
Повідомлення широко використовуються в різних сферах ділової кореспонденції, в тому числі у внутрішній, якщо потрібно повідомити співробітнику про важливе рішення керівника. Часто саме такий формат листа використовують для нагадування боржникові про його позику і обов'язки виплат. Форма повідомлення застосовується для повідомлень суми податкового платежу громадянам.
Структура листа стандартна для будь-якого листа, а саме:
Текст повідомлення можна умовно розділити на 2 частини:
- У першій вказується причина його складання.
- Друга - готові рішення, висновки, пропозиції (вимоги).
деякі особливості
Якщо лист складається від юридичної особи, то для цього використовується фірмовий бланк з логотипом та контактними даними. Якщо складання потрібно фізичній особі, то вказати необхідні дані можна на стандартному аркуші А4 від руки або в друкованому вигляді.
У повідомленні можна звертатися до конкретної людини, організації - все залежить від змісту і характеру подаються даних. Власне текст дозволяється писати в довільній формі, з дотриманням правил ділової кореспонденції. Вступна частина обов'язково починається зі слова «Повідомляємо ...» або похідних від нього.
Важливо! До листа можуть прикладатися інші бланки, які допомагають прояснити суть проблеми зазначеної в повідомленні. Про наявність їх потрібно обов'язково оповіщати в тексті.
Розглянуті листи використовуються в діловій кореспонденції в різних сферах. Саме тому важливо знати, як правильно написати повідомлення за зразком.