Часто люди при складанні заяви, повідомлень, вимог до органів державної влади відчувають труднощі в їх написанні та тут можна дати кілька порад для їх складання, згідно з прийнятими нормами діловодства, тим більше що листи складені так званим «юридичною мовою» більш легкі в розумінні, суті вимоги і прохань громадянина ніж написані простою так би мовити «мовою повсякденного спілкування» з якого не завжди зрозуміло чого ж саме хоче людина. Для складання подібного листа потрібно слідувати декільком правилам.
Текст листа повинен відповідати орфографічним, розділових знаків, стилістичним нормам української літературної мови, спеціальним вимогам офіційно-ділового стилю:
- нейтральний тон викладу;
- точність і ясність викладу;
- побудова тексту за законами логіки;
- лаконічність, стислість, оптимальний обсяг і повнота тексту;
- відсутність фактичних помилок і друкарських помилок;
З мови такого листа виключаються слова, що володіють емоційним забарвленням (слова з зменшувальними суфіксами або з суфіксами перебільшення, вигуки і ін.).
Ясність тексту визначається, перш за все, правильністю композиційної структури тексту, відсутністю логічних помилок, продуманістю і чіткістю формулювань запитань що є важливим фактором для отримання чіткого, ясного і повної відповіді.
При вживанні термінів в діловій документації необхідно стежити за тим,
При включенні в текст документа скороченого слова необхідно враховувати: чи зручно таке скорочення для розуміння; не збігається дане скорочення з уже наявними для позначення іншого поняття. У всіх інших випадках слід включати, поряд зі скороченим словом, його повну форму.
У текстах листи так само доцільно використовувати мовні формули - стійкі (шаблонні, стандартні) мовні звороти, що використовуються в незмінному вигляді. наприклад:
«Повідомляємо, що в період з ... по ...»;
«Направляємо (представляємо, висилаємо, повертаємо) Вам ...»;
«Направляємо Вам ..., узгоджений з ...»;
«Направляємо на розгляд і затвердження ...»;
«Перевіркою встановлено, що ...»;
«Висловлюємо глибоку вдячність за ...»;
«Вважаємо за доцільне ...»;
«Відповідно до домовленості, досягнутої ...»;
«Просимо Вас розглянути питання про ...»;
"Приймаючи до уваги, що …. просимо ... »;
«Гарантуємо повернення кредиту в сумі ... до ...» (в гарантійному листі);
"Оплату гарантуємо. Наш розрахунковий рахунок ... »;
«Має значення», «Грає роль» і ін.
У тексті документа повинні бути дотримані норми сполучуваності слів української мови. апример:
наказ - видається;
контроль - покладається на кого-небудь, здійснюється;
посадовий оклад - встановлюється;
догану - оголошується;
архів - створюють, обробляють, здають (документи) в архів;
вакансію - мають, заміщають;
нараду - готують, відкривають, ведуть, закривають, переносять і т.д.
Якщо врахувати всі ці нехитрі правила, то з легкістю можна скласти грамотне, чітке лаконічне лист і отримати повний вичерпну відповідь на Ваше прохання або питання. Хай щастить.