Наводимо порядок у паперах
Якщо документів мало, і вони стосуються однієї сфери застосування, їх потрібно покласти все в одному місці, бажано в папці. Але, як правило, однієї папки буває мало, їх повинно бути декілька. Наприклад, папка з установчими документами фірми, для листів, для договорів з постачальниками і т.д.
З розширенням підприємства кількість папок збільшується. Може знадобитися вже не одна, а кілька полиць для них. А потім з'являються співробітники, які будуть мати свій документообіг і свої папки. Тобто перше правило порядку - це розкладання документів за тематичними папок, які повинні стояти на будь-якої полиці.
Зараз промисловістю випускаються горизонтальні і вертикальні лотки. Вони дуже практичні, займають мало місця, добре поміщаються на столі і дають можливість мати під рукою все основні і часто використовувані документи, не вимагаючи покупки нових меблів.
Для частини або всіх папок, якщо документів багато і багато схожих папок (за змістом), може знадобитися реєстр документів в одній папці, тобто їх список, який вкладається або якимось чином прикріплюється в середині папки. Кожному документу можна привласнити номер (якщо його раніше не було) або дати свій. Тоді не потрібно буде перегортати всі документи, а досить подивитися їх перелік, а потім взяти необхідний номерок.
Розкладайте документи по відповідних папках, лотків і полкам, вчасно їх заводите, і ви легко і швидко будете все знаходити.
Підтримуємо порядок на робочому місці
Робоче місце необхідно утримувати в порядку. Намагайтеся щодня або хоча б раз на кілька днів прибирати свій стіл. Потрібні ще документи можна залишити на столі, інші розкладіть по папках, по лотках і полкам, а якщо у кого-то брали, то поверніть. Тільки, якщо віддаєте, краще добре запам'ятати, кому або навіть записати.
І на останок. Людина, у якого документи завжди на місці, легко знаходяться і вчасно приносяться, завжди на хорошому рахунку у начальства. Бажаємо вам цього всією душею.