Найчастіше ініціаторами складання даного документа, згідно з трудових правовідносин, є вище керівництво організації, відомчі і позавідомчі службовці, а також правоохоронні представники при реалізації інших відносин.
Поняття і суть
Письмове надання пояснення відноситься до одного з видів службової записки, яка може містити в собі пояснення причин інциденту, факту або вчинку. Вона може супроводжувати основний документ і включати в себе пояснення окремих положень. Роботодавець повинен мати вагомі причини, щоб вимагати його від співробітника. Наприклад, порушення працівником посадових і трудових зобов'язань.
Давати оцінку поважності порушення дисциплінарного порядку вимагає трудовий кодекс РФ. Залежно від обставин, для працівника дисциплінарне стягнення може обернутися отриманням зауваження, доганою або звільненням з роботи.
Головним завданням цього документа є донесення до начальства всіх аргументів і бачення працівником відбувається інциденту. З її допомогою вдається провести внутрішнє розслідування того, що відбувається, розібратися в деталях і зробити відповідні висновки. Нерідко правильно складений бланк дозволяв співробітнику виправдатися і дістати ще один шанс.
Види пояснювальних записок: причини виникнення
- Виправдувального характеру. Оформляється в тому випадку, якщо співробітник повністю згоден з вчиненням особистого негативного дії (бездіяльності або дії).
- Пояснювального характеру. Складається в тих випадках, коли необхідно вказати умови і обставини, що наступив інциденту, що стався з не залежних від дій і волі працівника, а також вказівку на вчинення діянь третіми особами.
Хто має право вимагати?
Згідно з чинним законодавством і функціонуючим положенням ТК РФ працівник зобов'язаний написати «виправдовувальну» в тому випадку, якщо це вимагало керівництво.
Той, хто вимагає написати письмове пояснення, зобов'язаний займати посаду керівника компанії або бути уповноваженою особою, затвердженим за спеціальним наказом по підприємству на певний період часу.
Вимоги до написання
- Діловий стиль викладу, відсутність ненормативної, просторічної лексики.
- Стислість викладу, достовірність викладається інформації.
- Документ пишеться від першої особи.
- В кінці обов'язково проставляються особистий підпис і дата написання.
На практиці, кожен співробітник самостійно складає документ в одному примірнику. Письмовий бланк пишеться на ім'я керівника підприємства (вищестояще керівництво) і оформляється на аркуші паперу формату А4.
Важливо знати, що пояснювальна - це зовсім інше, ніж заява або доповідна. У ньому працівник нічого не заявляє, що не виступає з вимоги керівнику розглянути будь-якої інцидент, не описує свою особисту думку, а всього лише відображає трапився інцидент.
Як приклад, можуть послужити приклади пов'язані з прогулами, запізненням на робоче місце, невиконання прямих службових обов'язків, невиконання завдання, а також порушення термінів здачі і т.п.
Як писати?
Завантажити зразок пояснювальній в форматі MS Word.
Пояснювальна - це підтвердження співробітником своєї провини в письмовій формі. Тому перед тим як її скласти, слід уважно ознайомитися зі своїми правами та обов'язками. Однак сильно захоплюватися не варто, так як є ризик зіпсувати відносини з начальством і свою кар'єру.
Краще, коли винуватець надрукована на комп'ютері, так як нерозбірливий почерк може нашкодити в тому випадку, якщо справа доведеться мати з інцидентом на комісії з трудових розбіжностей:
Вищі органи повинні давати 2 дня на написання звернення, тому не обов'язково приступати до написання відразу. В цей час ініціатор може порадитися з юристами, колегами щодо ситуації, що склалася. Також це допоможе заспокоїтися і поглянути на те, що сталося реалістичніше. Адже, саме на її підставі вищі органи прийматиме рішення про стягнення штрафу, зниження рівня посади йди відсторонення громадянина зі звільненням через невідповідність із займаної посади.
Основні випадки
Якщо винуватець вважає, що в його діях не було нічого поганого, він має право відмовитися від написання пояснювальної. Це можливість дається на підставі 1 статті 193 Трудового кодексу РФ, в якому зазначено, що керівництво не може оцінювати відмова від написання записки як дисциплінарне порушення.
Не можна забувати, що в такій ситуації є великий ризик назавжди зіпсувати свої відносини з начальниками підприємства, і поставити під велике питання підвищення по службовій драбині.
До того ж керівництво також має право скласти відповідний акт про відмову написання документа.
Навіть в такому випадку працівника можуть звільнити:
- Пояснювальна записка до школи.
- Пояснювальна записка про невиконання плану.
- Пояснювальна записка до податкової.
- Пояснювальна записка до податкової.
- Пояснювальна записка про запізнення.
- Пояснювальна записка про прогул.
- Пояснювальна записка касира.
Виправдувальний характер викладу нічого не дасть, тому варто описувати ситуації з боку і без емоцій. Те, що сталося повинен описуватися простим і зрозумілим описом відбулися фактів. Не слід звалювати провину на своїх колеги інших осіб, які можуть бути причетні до даної справи.
Всі вимоги, щодо складання «виправдувального» звернення є невід'ємними правилами для залучення винуватця до виконання дисциплінарної відповідальності щодо його робочого місця і території компанії. Саме вона дає можливість з'ясувати справжні причини і ситуацію, через які був здійснений проступок, а також роль працівника і ступінь його провини.