Як підвищити свій ККД за допомогою тайм-менеджменту. Частина 1
Знання цілей, вміння виділяти головне, грамотна пріоритизація і планування - всього чотири принципи управління часом можуть перетворити вашу кар'єрні сходинки в кар'єрний ескалатор!
Знайомий ще зі школи термін ККД відноситься не тільки до матеріальних об'єктів. Людська діяльність також може бути розглянута з точки зору ефективності та результату, який вона надає.
У терміні ККД (коефіцієнт корисної дії) найважливішим словом є, звичайно, «корисність». З точки зору тайм-менеджменту, кожна ваша дія має нести певну користь, вигоду. Маючи перед собою цілі, людина знає, в якому напрямку рухатися, куди прикладати більше зусиль, щоб досягти бажаного результату.
Рухається по інерції і не бачить чітко своїх цілей людина схожа на «їжачка в тумані»: навколо невідомість, нічого не видно і не зрозуміло куди йти. «Проползаніе» на дотик в тумані - це не є грамотне управління своїм життям. Те ж саме стосується і того, коли ви починаєте думати про цілі тільки в момент безсилля, відчуття безвихідної ситуації, невдоволення собою і т.д. Цілі потрібно ставити заздалегідь!
Перераховані вище характеристики впливають на швидкість здійснення дій людиною, на його реакції, на бачення перспективи розвитку і, тим самим, визначають його особистий тайм-менеджмент. Саме тому в якості першого і найважливішого принципу хотілося б відзначити наступне: знайте свої цілі!
Чітка постановка особистих цілей (Що я хочу від життя? Де я хочу застосувати свої знання і вміння? Чого хочу досягти?) Впливає на продуктивність вашої роботи. Тільки коли у вас є особисті цілі (чи не нав'язане кимось і чимось, а саме рідні) ви можете оцінювати свою роботу як приносить / не приносить користь. Чим чіткіше ви ставите перед собою цілі, тим краще ви бачите результат, якого хочете досягти. І тим краще ви можете визначити, чи відповідає ваше сьогоднішня поведінка того результату, чи несе кожна дія певну користь.
Уявімо, що ви вирішили взяти на себе додаткові зобов'язання і влаштувалися на другу роботу. Навантаження зростає, також збільшується потреба в увазі і зосередженості, в сприйнятті більшого обсягу матеріалу, в підвищенні контролю за тим, що відбувається (тим більше, що у вас можуть бути різні сфери діяльності) та багато іншого. І тут ви неминуче задаєте собі ряд питань:
- Я і раніше ледве-ледве справлявся з тим обсягом роботи, який у мене був. Тепер обов'язків ще більше (втім, як і зарплати), як мені все встигнути зробити?
- Чи реально взагалі встигати робити все те, що входить в мої обов'язки?
- Як підвищити свою продуктивність праці?
Перш за все, необхідно дати собі чесну відповідь на запитання, навіщо ви брали додаткову роботу, і постаратися виписати для себе в два стовпчика об'єктивні плюси і мінуси, пов'язані з покладанням на себе нових зобов'язань. Така розмова з собою дозволить виявити ваші особисті амбіції, пристрасті, бажання, цілі, і - що найголовніше - можливості. На останніх зупинимося докладніше.
Плани і пріоритети
В добі, на жаль чи на щастя (кому як), 24 години. Для деяких це дуже багато: лежачи на дивані, вони можуть прочитати не одну книгу. Для інших, зайнятих людей, кожна хвилина життя буде наповнена різноманітними подіями, що робить їх життя скороминучі, але насиченою і цікавою.
Другий принципу тайм-менеджменту: не можна встигнути зробити все! Але можна встигати робити головне!
Даний принцип безпосередньо пов'язаний з тими цілями, які ви для себе ставите при прийомі додаткових зобов'язань. У людини є певний часовий ресурс, тому вміння грамотно спланувати свій робочий день (неважливо, одна у вас робота або кілька) є запорукою не тільки задоволеності від роботи і одержуваного корисного результату, але і здоров'я.
У кожної людини в середньому в загальному списку може бути кілька десятків справ. Якщо він буде прийматися за кожне з них у міру його надходження, то, боюся, нічні марення йому вже не світять, а хронічна втома забезпечена. Чи потрібно вам це? Що ви вибираєте: заробити більше грошей, але в 40 років почуватися на всі 100? (Як не можна до речі підібралося вираз). Або бути виспався, незлим і адекватною людиною весь день, встигаючи виділяти час на себе, на сім'ю, на захоплення? Цей вибір робите ви самі.
Знаходження балансу між обсягом роботи і власним здоров'ям, звичайно, особиста справа кожного. Але важливо, щоб всі дії, що виконуються вами, мали користь.
Згадайте, скільки разів, приходячи додому виснаженим і втомленим, ви запитували себе: начебто працював, «гарував», а толку. Приходили пізно додому, а практичний результат був незначним: плани змінювалися, знову потрібно повторювати інструктаж, знову переробляти план і т.д. Прикладів дуже багато, і часто наша метушливість і небажання зупиниться і подумати над користю кожної дії є причиною неуспіху. Повторю важливу думку: кожна дія має нести користь. Тоді завантаженість матиме свої результати. Можна зосереджено виконати одну неприємну, але важливе завдання, яку ви відкладали, але від якої залежав контракт, ніж вирішити багато дрібних рутинних питань, результат від яких не завжди видно.
З усього великого списку справ на сьогодні / тиждень / місяць ви повинні вибрати саме ті завдання, які є для вас зараз найбільш пріоритетними (це можуть бути як коротко- так і довгострокові). Тому третій принцип тайм-менеджменту звучить так: виберіть найбільш пріоритетні на сьогоднішній момент завдання для виконання
Все виконати не можна, та й не потрібно. Згадайте висловлювання простих людей: «Не поспішай виконувати - скасують!». Не всі завдання будуть мати для вас однакову пріоритетність: щось можна відкласти, щось взагалі не робити. Виберіть найбільш пріоритетні завдання, при цьому критерії пріоритетності можуть бути найрізноманітніші. Саме тому я спеціально не вживаю тут термінів «важливе», «термінове», бо у кожного своє розуміння.
Планування - це виконання завдання в оптимальне для неї час.
Частою помилкою є існуюче ще з радянських часів бачення плану дня як виключно жорстких задач, «п'ятирічка в чотири роки», без можливості підлаштуватися під обставини. Але згадайте, напевно у вас бували випадки, що внаслідок несподіваної ситуації, випадку, ви могли вирішити якесь завдання: зловили шефа в коридорі - змогли підняти питання річної давності про підвищення зарплати і ін.
У тайм-менеджменті планування розглядається як гнучка система, зручна для вирішення виникаючих нових завдань, у тому числі наявності жорстких. Але найголовніше полягає в наступному: при виникненні цієї несподіваної ситуації (подзвонив друг, у якого ви хотіли дізнатися про комп'ютер; побачили магазин, який давно шукали; несподівано зателефонував клієнт, до якого у вас накопичилося багато питань) ви повинні в потрібний момент не забути зробити те, що вам потрібно для вирішення питання. Саме на це і акцентує увагу тайм-менеджмент - наявність під рукою потрібного списку питань до клієнта, перелік книг для покупки, списку технічних питань про комп'ютер, які ви хотіли задати одному. Таким чином, виконання завдання в оптимальне для неї час - запорука вміння згадати про неї вчасно і не витрачати згодом час на її рішення, коли сприятлива ситуація пройде.
З усього списку справ залишаться ті, які вимагають від вас докладання зусиль «тут і зараз». Якщо це короткострокові завдання, вони можуть мати тривалість до кількох десятків хвилин. Якщо мова йде про довгострокові проекти (так звані «слони» в тайм-менеджменті), їх ви можете розділити на більш дрібні підзадачі і кожен день виділяти час на їх виконання.
«Слон» - велика, довгострокова, важке завдання.
Відкладання на потім завдань, для яких зручний момент виконання настав, загрожує відволіканням в майбутньому і необхідністю виділення часу на їх рішення. Беручи сьогодні рішення про те, що ви нарешті телефонуйте шкідливому спонсору, з яким вам неприємно розмовляти, але від якого залежить виділення коштів для розвитку компанії, ви тим самим берете відповідальність за дане завдання, не відкладаючи її на «завтра». Уявіть, скільки справ ми відкладаємо внаслідок небажання, власну лінь, пошуку виправдань. Усвідомлено виділяючи півгодини на розмову з клієнтом, ви вирішуєте задачу і тим самим підсувається справу до завершення - результат не змусить себе довго чекати. Тому ваше рішення «тут і зараз» виконати ті чи інші справи і внести їх в графік свого дня дозволяє усвідомити об'єктивну картину вашої зайнятості і побачити, які залишилися резерви часу, і чи можете ви ще вирішити завдання, що вимагають від вас дії сьогодні.
Не перевантажуйте свій день! Підходьте гнучко до вирішення питань! Пам'ятайте про можливість делегування, якщо вона у вас є, і про те, що не всі завдання вимагають від вас негайної реакції.
Дізнатися ще більше про тайм-менеджменті Ви зможете з книг Гліба Архангельського. Замовити БЕЗКОШТОВНО!