Наш головний бухгалтер збирається піти у чергову відпустку на місяць. На підприємстві працює ще один бухгалтер, на якого керівник хоче на період відсутності головного бухгалтера тимчасово покласти виконання його обов'язків, зокрема, підписувати звітність, банківські, касові документи і т.п. Поясніть, будь ласка, як правильно це оформити, потрібно повідомити податкову?
ВІДПОВІДЬ: Для того щоб виконання обов'язків тимчасово відсутнього головного бухгалтера доручити комусь іншому працівнику слід видати відповідний наказ (розпорядження) керівника підприємства, зробити тимчасову картку зі зразками підписів і відбитка печатки для банку. Повідомляти про це податківців, органи статистики, пенсійний фонд і фонди соцстрахування не обов'язково, але до звітності рекомендується додавати копію вищезгаданого наказу.
Як доручити виконання обов'язків відсутнього працівника
Взагалі-то на випадок тимчасової відсутності працівника (при хворобі, відпустці, відрядженні і т.д.) існує дві можливі форми організації праці:
- 1) тимчасове заступництво (заміщення);
- 2) виконання обов'язків тимчасово відсутнього працівника.
Працівник, який заміщує тимчасово відсутнього працівника, звільняється від виконання обов'язків за основним місцем роботи. Йому доплачують різницю між його фактичним окладом і окладом працівника, якого він заміщує (п. 1 Роз'яснення № 30/39).
Таким чином, на нашу думку, якщо необхідно, то ви маєте повне право вибрати для себе таку форму організації праці, як ісполненіеобязанностей тимчасово відсутнього працівника.
Виконання обов'язків тимчасово відсутнього головного бухгалтера покладається на іншого працівника наосновании наказу (розпорядження) керівника підприємства. Виданню даного наказу може передувати надання (клопотання, доповідна або службова записка) головного бухгалтера із зазначенням бажаної кандидатури на таку роботу.
Виконання обов'язків тимчасово відсутнього працівника можливо:
- за згодою працівника або
- з ініціативи роботодавця.
У першому випадку працівник дає свою згоду на виконання обов'язків головбуха шляхом проставлення відмітки про згоду в проекті наказу керівника або, скажімо, шляхом написання заяви (див. Зразок 1). Потім керівник підприємства видає відповідний наказ (див. Зразок 2).
У другому випадку керівник приймає рішення про покладання додаткових обов'язків в односторонньому порядку. Такі дії, на наш погляд, слід розглядати як зміна істотних умов праці. Отже працівника необхідно попередити про очікувані зміни мінімум за два місяці (ст. 32 КЗпП). Для цього, наприклад, можна заздалегідь оформити проект наказу про покладення обов'язків головбуха, ознайомивши з ним працівника під підпис. Згодом, після закінчення двох місяців (або більшого терміну), видають наказ, за яким безпосередньо покладають на працівника додаткові обов'язки. Якщо працівник напише заяву про відмову виконувати дані обов'язки, з'являються підстави для його звільнення згідно п. 6 ч. 1 ст. 36 КЗпП (відмова від продовження роботи у зв'язку зі зміною істотних умов праці).
На практиці, застосування порядку, передбаченого ст. 32 КЗпП, в ситуаціях, подібної до нашої, не завжди можливо, оскільки іноді, наприклад в разі хвороби, попередити працівника за два місяці фізично неможливо. Тому в разі його відмови правові підстави для звільнення згідно п. 6 ч. 1 ст. 36 КЗпП відсутні.
Директору ТОВ «Ідилія»
До речі, в наказі (в додатку до нього) можна визначити перелік функцій, які тимчасово повинен виконувати працівник. Адже останньому не обов'язково (а часто і неможливо) доручати все без винятку обов'язки головного бухгалтера.
Організація роботи при відсутності головбуха
З першого дня відпустки до виходу на роботу головного бухгалтера все обов'язки (якщо інше не передбачено наказом) виконує працівник, на якого вони покладені вищенаведеним наказом. Це стосується і організаційно-розпорядчих функцій в якості начальника відділу бухгалтерії, і виконавчих, як, наприклад, складання і підписання звітності, первинних, касових документів, участь в проведенні інвентаризації тощо Разом з тим працівник (в рамках доручених йому обов'язків) буде нести тягар відповідальності головбуха, зокрема, за порушення законодавства.
Що ж стосується звітності в електронній формі, то тут ще простіше, адже, як зазначено в підрозділі 135.03 ЄБПЗ, підставою для прийняття податкової звітності в електронному вигляді є підтвердження електронного цифрового підпису. Тому електронний цифровий підпис може оформлятися на всіх відповідальних працівників підприємства, які мають право підпису на випадок тимчасової відсутності керівника або головного бухгалтера. Звичайно, бажано ситуацію, яку ми розглядаємо, передбачити заздалегідь - ще при отриманні електронних ключів.
Швидше за все, тимчасовому головбухові доведеться мати справу і з банківськими документами. В такому випадку нову Картку із зразками підписів і відбитка печатки не складають. У банк додатково подають тимчасову картку зі зразком підпису особи, тимчасово виконуючого обов'язки головного бухгалтера (п. 18.15 Інструкції № 492). Така картка повинна бути завірена нотаріально. У населених пунктах, де немає нотаріальних контор і приватних нотаріусів, картки запевняють сільські, селищні, міські, районні ради (п. 18.11 Інструкції № 492).
В якості альтернативи можна передбачити надання бухгалтеру права другого підпису. Тоді додатково надають картку тільки із зразком підпису тимчасово уповноваженої особи із зазначенням строку її дії та копію відповідного розпорядчого документа (наказу), що підтверджує ці повноваження. Дана тимчасова картка засвідчується підписом керівника та головного бухгалтера, печаткою і додаткового засвідчення не потребує (п. 18.16 Інструкції № 492). Існує і третій варіант: заздалегідь, при отриманні картки, передбачити право другого підпису відразу на двох осіб.
Список використаних нормативно-правових актів:
КЗпП - Кодекс законів про працю України.
Роз'яснення № 30/39 - роз'яснення Секретаріату ВЦРПС «Про порядок оплати тимчасового заступництва» від 29.12.1965 р
№ 30/39 2.
1 Єдина база податкових знань. Розміщена на офіційному сайті Міндоходов України -www.minrd.gov.ua.