У невеликих компаніях найчастіше кадрове виробництво ведеться в «спрощеному порядку». Це відбувається через брак професіоналів у відділі або знань у менеджерів по кадрам. Якщо ви влаштувалися на роботу в кадровий відділ такої організації - варто навести там порядок. Начальство скаже вам спасибі.
Найчастіше хаос в кадрових документах призводить до проблем з контролюючими органами. Щоб навести порядок в кадровому господарстві, свою роботу потрібно чітко структурувати і знати, з чого почати розбирати завали і що не варто упускати.
Закони, література, програми
Будь-який досвідчений кадровик знає, що без настільної літератури і правових систем працювати неможливо. Потрібно постійно стежити за нововведеннями трудового закону і змінами в супутніх документах. Все це знадобиться вам для перевірки вже наявних документів, а саме для приведення їх у відповідність з законом, а також складання нових.
Важливо, щоб робота з кадровими документами велася «вручну», а в спеціальних програмах для кадрового обліку. Поясніть керівництву, що це в його ж інтересах. Вирішіть з керівництвом питання про придбання програми, в якій будете вести кадровий облік. Найпоширеніша - система 1С, але насправді таких програм безліч, причому багато спеціалізовані вельми зручні, наприклад «Галактика».
Поясніть начальству, що робота з кадровими документами повинна вестися в спеціальних програмах
З'ясовуємо, хто відповідає за документацію
Для цього потрібно з'ясувати, хто із співробітників буде брати участь в розробці документів, погоджувальних процедурах, затвердження документів, хто має право підпису конкретних документів, хто відповідає за ведення, зберігання, облік трудових книжок. Чи є наказ на призначення цієї особи відповідальним і т. Д. Це можна з'ясувати з наявних в компанії документів і бесід з керівництвом.
Штатний розклад, правила внутрішнього трудового розпорядку, інші локальні нормативні акти
Зверніть увагу, що штатний розпис має мати уніфіковану форму, а не довільну. Якщо воно застаріло і не відповідає дійсності, закону або зовсім відсутня, - розробляємо нове. Важливо, щоб цей документ був в порядку, адже відповідно до нього будуть складатися багато кадрові документи.
Правила внутрішнього трудового розпорядку та інші локальні нормативні акти повинні відповідати всього перерахованого вище.
Вивчаємо фактичну картину справ в компанії
Визначаємо умови, яким повинні будуть відповідати кадрові документи: це реальна кадрова обстановка, вимоги закону і установчі документи. Саме виходячи з них буде виправлятися наявна і готуватися відсутня документація.
Перевіряємо, чи правильно оформлені працівники
Трудові договори повинні бути укладені обов'язково з кожним працівником, умови трудових договорів не повинні суперечити законодавству, і в них повинні бути позначені саме ті функції, заробітна плата і умови роботи, які відповідають реальності. У разі порушень внесення змін до трудових договорів передбачено ст. 72 ТК РФ. Зміни можливі за згодою сторін, воно полягає в письмовій формі і на практиці оформляється додатковою угодою до основного договору.
Перевірте, вручений чи кожному працівникові один примірник його трудового договору. Згідно ст. 67 ТК Україна отримання працівником примірника трудового договору має підтверджуватися підписом працівника на примірнику трудового договору, що зберігається у роботодавця.
Зверніть увагу, чи не переплутані чи трудові договори з цивільно-правовими. У них різні правові наслідки - як для працівника, так і для роботодавця.
Перевірте, на кожного чи працівника є трудова книжка, внесена чи запис про роботу, чи відповідає запис трудовим договором і чи є запис в книзі обліку руху трудових книжок і вкладишів до них.
Всі ці пункти перевірок - лише невеликий блок заходів, необхідних для наведення порядку в кадровій системі. У будь-якому випадку, в процесі розбору завалів стане відомо, де є прогалини.
Документи, які обов'язково повинні бути у роботодавця
Правила внутрішнього розпорядку, штатний розклад, графік відпусток, трудові договори, книга обліку руху трудових книжок і вкладишів до них, табель обліку робочого часу, особові картки, накази, підстави до виданим наказам: доповідні записки, заяви, акти, угоди та ін. Відомості , записки-розрахунки та інші документи, що стосуються нарахування і виплати заробітної плати, відпускних, компенсацій за невикористані відпустки, «розрахункових» при звільненнях, затверджена форма розрахункового листка.
Наведений список документів можна назвати вичерпним - при певних обставинах обов'язковими можуть стати і інші документи.