Гарантійний лист - це документ, в якому викладено зобов'язання відправника по відношенню до одержувача. Найчастіше воно використовується для підтвердження оплати, надання інформації третім особам, гарантії відстроченого платежу або підтвердження відповідності якості товару умовам договору про купівлю-продаж.
Гарантійний лист не замінює укладення договору між сторонами, і його юридичний статус набагато нижче. Законом не регулюються правила оформлення гарантійного листа, але вони були сформовані в діловій сфері.
Як написати гарантійний лист
Для написання гарантійного листа найкраще використовувати фірмовий бланк компанії.
Заголовок повинен бути предметним ( «Про виконання робіт», «Про прийом на роботу» і т.п.). У тексті не обов'язково використовувати фразу «гарантійний лист» або «гарантія», її можна замінити синонімом (свідоцтво, посвідчення, поручительство тощо). Також необхідно вказати, які штрафи передбачені за невиконання зобов'язань.
Основні правила складання гарантійного листа:
- Діловий стиль. Гарантійний лист є офіційним документом, тому і написано повинно бути в офіційному стилі без використання жаргонів і просторічних слів.
- Стислість. Потрібно використовувати чіткі формулювання і уникати розмитих фраз і довгих речень - тільки лаконічний виклад суті.
- Обсяг листа. Лист повинен бути написаний на одному аркуші.
- Конкретика. Ніяких «може бути» і «можливо». Тільки конкретні дії, чіткі суми і точні терміни.
- Розшифровка підпису. Це ПІБ, контакти, посаду та ін.
Не варто забувати, що репутація відправника і історія його взаємин з одержувачем також впливає на успіх гарантійного листа.
Гарантійний лист про оплату
Такий лист гарантує своєчасну оплату або відшкодування витрат, про що необхідно повідомити в основній частині.
- Можливість кредиту.
- Відповідальність за порушення термінів оплати та інше.
Сума платежу повинна бути точною і вказана як в цифрах, так і прописом.
Крім керівника свій підпис під таким листом повинен поставити головний бухгалтер (або фінансовий директор). У всьому іншому його складання дотримується загальних правил написання гарантійних листів.
Гарантійний лист на виконання робіт
Цей тип гарантійного листа запевняє, що визначений договором обсяг робіт буде виконано до конкретної дати. Термінів може бути кілька, якщо передбачено поетапне виконання роботи.
Таке гарантійний лист може бути складено і до укладення договору, тоді необхідний до виконання обсяг робіт повинен прописуватися в основній частині листа. Але найчастіше його пишуть, якщо терміни виконання за основним договором зриваються.
Крім того, гарантуватися може і якість послуг, що надаються (наприклад, відповідність ГОСТу).
Найголовніше правило при складанні гарантійних листів будь-якого виду - всі зобов'язання повинні бути виконані вчасно і в повному обсязі. Про це неодмінно потрібно пам'ятати. Якщо існує ймовірність не вкластися до обраної дати, слід замінити її іншою, або скоротити список гарантій.