У число найбільш популярних додатків входять програми, призначені для створення баз даних, для управління ними і пошуку в них інформації. До числа таких програм відноситься, наприклад, додаток Microsoft Access зі складу пакета Microsoft Office. До складу електронних таблиць Excel також включені кошти, що дозволяють працювати з найпростішої базою даних,
що складається з однієї таблиці. База даних в Excel - це, по суті, звичайна таблиця, яка має структуру. Така таблиця (таблиця бази даних) складається з озаглавлених стовпців з даними.
Рядки в таблиці бази даних називаються записами, осередки в рядку (в запису) - полями записи, а заголовки стовпців - заголовками полів.
Створення бази даних
Для створення бази даних можна використовувати звичайні засоби створення таблиць. Однак більш зручним є використання так званої форми даних. В цьому випадку для початку створення бази даних слід:
1) ввести дані в рядок заголовків полів;
2) ввести дані в рядок першого запису;
3) форматувати заголовки полів і поля першого запису;
4) встановити табличний курсор на будь-яку з заповнених осередків і виконати команду Форма. (Дані).
В результаті цього з'являється діалогове вікно форми даних, в заголовку якого з'являється назва листа таблиці, в якій створюється база даних. Діалогове вікно форми даних містить поля введення, назви яких повторюють заголовки полів бази даних. Якщо в поле запису міститься формула, то навпроти назви поля з'являється не поле введення, а простий напис, що повторює отримане за формулою значення.
Перше число в ній означає порядковий номер поточного запису, тобто записи, поля якої показані в діалоговому вікні, а друге - загальна кількість записів в базі даних. Для введення в базу даних чергового запису необхідно натиснути Enter або кнопку Додати. В результаті цього поля введення діалогового вікна очистяться, а в його правому верхньому куті з'явиться напис Новий запис. Далі слід заповнити поля чергового запису. Для переходу між полями можна використовувати клавіші Tab і Shift + Tab, а також миша.
Клавішу Enter використовувати не можна, тому що після її натискання відбувається створення чергового запису. Якщо в поле потрібно ввести таке ж значення, як і в попередньому записі, то можна перейти в це поле і натиснути Ctrl + '(апостроф). Наприклад, так як співробітник Смирнов, так само як і співробітник Котов, має середню освіту, то при заповненні поля Освіта в запису Смирнова можна використовувати цю комбінацію Для введення в базу даних чергового запису, після заповнення полів форми, слід натиснути Enter або кнопку Додати. Знову з'явиться вікно для введення нового запису і т. Д. Для завершення створення бази даних та закриття вікна форми необхідно після заповнення полів останнього запису натиснути клавішу Esc або кнопку Закрити.
Приклад. Створення бази даних
Відкрийте документ Друга книга і перейдіть на лист Лист1. Перейменуйте цей лист в Склад. До рядка 1, починаючи з комірки А1, введіть заголовки полів Найменування товару, Сорт, Од. вим. Кількість од. Ціна од. і Загальна ціна.
У рядок 2 введіть значення першого запису, причому в клітинку F1 введіть формулу = D2 * C2. Виконайте форматування діапазону комірок A1: F2.
Встановіть табличний курсор на будь-яку з заповнених осередків і виконайте команду Форма. (Дані). У діалоговому вікні натисніть кнопку Додати.
Потім в очистилися полях форми наберіть значення другого запису. Для переходу між полями використовуйте клавішу Tab. Натисніть Enter, щоб додати новий запис.
За допомогою форми заповніть ще 15. 25 записів, а для завершення натисніть кнопку Закрити.
Переконайтеся, що таблиця бази даних заповнилася, причому в тому порядку, в якому вводилися записи. При введенні зверніть увагу на те, що якщо в будь-який поле потрібно ввести таке ж значення, як і в попередньому записі, то досить, перейшовши в це поле, натиснути Ctrl + '(апостроф). У даній вправі це може знадобитися для заповнення полів Сорт і E5. Збережіть документ Друга книга і закрийте його.
Newer news items: