Теорія бізнесу / Як ефективно провести ділову зустріч?
Щодня десятки тисяч бізнесменів в світі проводять ділові зустрічі. Деякі з них проходять легко і невимушено, інші - зі змінним успіхом. Ми щиро бажаємо, щоб усі ваші зустрічі закінчувалися підписанням вигідних контрактів. Сподіваємося, що наші поради допоможуть вам підвищити ефективність ділових зустрічей.
Дотримання простих правил під час переговорів має кілька ключових переваг. По-перше, ви відчуєте себе впевненіше, по-друге, зарекомендуєте себе як серйозна і продумана особистість, по-третє, підвищите шанси на успіх.
Чітко поставлені завдання.
Мінімум «води».
Це правило стосується як до ділових переговорів, так і до робочих нарад і ділових бесід. Нерідко люди, особливо якщо поза роботою вони знаходяться в приятельських стосунках, починають говорити зовсім не про роботу. Ось і виходить, що зустріч начебто відбулася, а до результату партнери так і не прийшли.
Відповідне місце і час.
Завжди вибирайте для зустрічі найбільш підходяще місце. Це може бути конференц-зал, бізнес-центр, дороге кафе або переговорна. Зрештою, можна навіть орендувати окремий майданчик - головне, щоб усім людям було зручно. Подбайте про спеціальне обладнання та канцелярських дрібницях, які можуть знадобитися: листи для записів, вода і ручки, апаратура, що дозволяє відтворити ті чи інші файли.
Важливі люди на зустрічі.
Дуже рідко ділові зустрічі обмежуються двома людьми. Зазвичай учасників більше: колеги, радники, партнери. Іноді буває розумно взяти з собою на переговори тлумачного помічника. Але не перестарайтеся з їх кількістю. Велика кількість людей на зустрічі створює відчуття «натовпу» і розсіює увагу. До того ж, якщо людина не особливо розбирається в темі, він буде забирати дорогоцінний час - не більше. Навряд чи ви будете прислухатися до думки веб-дизайнера про те, які є способи вивести компанію з кризи.
Пунктуальність і ще раз пунктуальність.
Запізнитися на зустріч - далеко не найкращий початок ділових відносин з партнерами. З іншого боку, ви самі не зобов'язані чекати тих, хто запізнився надто довго. Привчайте своїх підлеглих приходити вчасно або починайте зустріч без тих, хто запізнився.
Нехай висловиться кожен.
Отже, ви прийняли до уваги основне правило про присутність на переговорах тільки важливих людей (пункт 3). Якщо це так, значить, думка кожного присутнього на ній повинно вас цікавити. Навіть коли остаточне рішення більш-менш вималювалася, не зайвим буде перепитати кожного, що він думає з цього приводу.
Стриманість.
Необхідною якістю кожного ділової людини є вміння тримати себе в руках під час зустрічі. Не варто занадто бурхливо виражати емоції, якщо було прийнято вигідне для вас рішення. Разом з тим, висловлювати відверте обурення з приводу відмови також не варто. Якщо ж «випади» почнуть проявляти ваші опоненти, відповідайте на них абсолютно спокійно.
Презентація.
Завжди складайте коротку презентацію для кожної нової зустрічі. Опишіть в ній основні цілі зустрічі та короткі положення. Такий хід буде корисний вам і стороні вашого співрозмовника. Ви не втрачаючи жодної важливої деталі, а опонентам буде простіше сприймати інформацію, представлену в наочній формі.
Підбиття підсумків.
В кінці кожної зустрічі обов'язково підводите підсумок. Він повинен включати в себе питання, які вже були розглянуті, а також рішення, прийняті з цих питань. Якщо певні положення не вдалося торкнутися (не встигли розглянути, не було необхідної інформації та ін.), Перенесіть розгляд на інший час і день.
Корпоративне таксі.
Маленький, але дуже корисний нюанс будь-якої зустрічі. Хороший знак діловитості і відмінності, який зарекомендуємо вас як уважного партнера.
На завершення ще кілька невеликих рад з приводу ефективного проведення переговорів. Завжди приходьте на зустріч в класичній діловому одязі. Навіть якщо в компанії прийнятий вільний стиль, під час прямого контакту з партнерами краще одягнутися по-іншому. Так ви зможете проявити повагу до своїх співрозмовників.
Буває таке, що тематика переговорів дуже обширна. В такому випадку, розбийте зустріч на кілька невеликих етапів. Потім розгляньте важливі питання. Якщо склалося відчуття, що переговори зазнають поразки і очікуваний результат не буде досягнутий, не витрачайте час даремно і закінчите зустріч. Краще або перенести її, або зовсім поставити жирну крапку.