- Записи в судновому журналі робить вахтовий начальник - він ставить в ньому свої підписи при прийомі і здачі вахти. Капітан яхти несе відповідальність за своєчасне і вичерпне заповнення всіх граф журналу.
- З початком плавання на першій сторінці журналу в верхньому рядку пишуть назву пункту відходу, дату і місяць. Потім час зняття з якоря і швартується, мета і маршрут плавання складу екіпажу із зазначенням посад, дані про вітер, хвилюванні, види-мости і поставлених вітрилах або про включення двигуна і еволюціях яхти при виході з гавані.
- Всі записи в судновому журналі роблять акуратно простим олівцем. Прати помилкові записи забороняється. Помилки в записах закреслюють тонкою лінією, укладають в дужки, роблять виноску «закреслено», і ведучий судновий журнал ставить свій підпис.
- Ліва сторінка суднового журналу заповнюється відповідно до її графами при кожній зміні курсу, швидкості, визначенні координат і зміні вахти. При плаванні в узкостях в умовах, що вимагають безперервного або частої зміни курсу, в графепішут «пер» (змінний). У графі «Лагс» пишуть його відлік або (якщо його немає) ско-кість в вузлах. У графі "Примітки" вказують, навігаційні, метеорологічні дані (знесення, дрейф, поправка компаса, напрямок і сила вітру, видимість, температура, тиск, хмарність та т.п.).
- На правій стороні судового журналу вписуються всі події і події, що можуть послужити для відтворення умов плавання, стоянок і всяких пригод. Ними є: час і місце швартування і відшвартовки, постановки на якір і зняття з якоря; маневри вітрилами або двигуном; результати промірів глибин; становище, певне пеленгацією, численням або іншими методами; час проходження траверсів навігаційних знаків або інших орієнтирів; час подачі туманних сигналів; час включення і виключення ходових вогнів; крен судна; час передачі сигналів і знаків, необхідних МППСС або правилами судноплавства у відповідному районі; зміна суднового часу; географічні координати на даний час; склад екіпажу та зміни в його складі; проходження митного та прикордонного контролю; буксирування; стан запасів на судні; відкачування води з трюму; злочини, вчинені на судні; скарги і заяви екіпажу; випадки народження і смерті; нещасні випадки з судном або екіпажем; проведені аварійні вчення; портові оплати і т.п.
- Нові доба починається з нової сторінки, записом "00:00 ..." і закінчуються записом "24:00", при цьому у вільному місці сторінки проставляють «зет» і переходять на наступну.
- Права і ліва сторінки пов'язані між собою за часом, і якщо одна з них заповнена повністю, то на останньому вільному місці іншої сторінки проставляють «зет» і сліду-ющие записи продовжують на нових сторінках.
- Під час вахти записи часто ведуть в чорновому блокноті, а потім до здачі вахти переносять їх в судновий журнал.
- Після закінчення кожного переходу капітан яхти (штурман) записує на лівій сторінці пройдене за час переходу відстань по генеральному курсу і фактичне число ходових годин (з урахуванням лавировки), середню швидкість по генеральному курсу і по прокладці.
При заповненні суднового журналу можна використовувати символи, наприклад:
ЛБ - лівий борт;
ПБ - правий борт;
Ст. - стаксель;
Сп. - спінакер;
Гр. - грот.
Зразки сторінок суднового журналу:
Примітки до ведення суднового журналу (вносяться і завіряються капітаном).