Одна з головних цілей реєстрації - створення банку даних про документи установи. На його основі служба делопроізводст-ва зобов'язана в кілька хвилин відповісти на питання двох типів:
• у кого, де, в якій стадії роботи знаходиться будь-доку-мент;
• в яких документах можна знайти інформацію по кон-конкретного питання.
Для відповіді на такі питання інформаційно-пошукова система повинна охоплювати весь масив документів установи.
Володіння всією сукупністю інформаційно-документаційних ресурсів - найважливіше завдання служби делопроізводст-ва. І перш за все для виконання саме цього завдання запіси-ються в реєстраційні форми всі дані про документи.
Інформаційно-довідкову роботу, як і саму систему реєстрації, можна вести як в традиційній формі за допомогою на-гою довідкових картотек, так і в автоматизованому режимі.
Довідкова картотека складається з реєстраційних карток. Для картотеки потрібен довгий ящик або кілька ящиків, так як картки будуть, на відміну від строкової контрольної картотеки, накопичуватися протягом року.
Кількість картотек не обмежена. Їх можна побудувати з будь-якого, внесеного до реєстраційної картки показником. При змішаній формі організації діловодства картоте-ки можуть вестися в канцелярії і в відділах. В оперативній рабо-ті знаходяться картотеки за поточний і минулий роки. Загальний термін зберігання карток - три роки. У картотеці законодавець-но-нормативних та розпорядчих документів картки сто-ят до заміни документів новими.
В цілому, до впровадження комп'ютерних технологій в сферу управління, інформаційно-довідкова робота з документами організації була слабким ділянкою роботи діловодства-них служб.
Можливості інформаційно-довідкового обслуговування зна-ве розширені з введенням автоматизованої системи реєстрації.
Сучасні системи управління базами даних дозволяють наводити довідки по будь-якій комбінації даних, включених до реєстраційної картки документа.
Довідка може видаватися:
• по конкретному документу: де знаходиться; стадія подго-товки; результат виконання; місце зберігання.
• По темі (змістом): конкретний документ; група до-ментів.
• В регіоні: країні; області; місту;
Для пошуку документа або групи документів можуть заду-тися такі реквізити:
• вид документа (лист, наказ, договір і т.п.);
• приблизні хронологічні рамки пошуку (за датою надходження або для внутрішніх - підписання докумен-та, від і до);
• регіон, по якому ведеться пошук (країна, область);
При пошуку відомостей по конкретному документу може не-посередньо задаватися номер документа.
Пошук документів може виконуватися по невиконаним документам, виконаним документам (які мають дату испол-нения і позначку про приміщенні в справу), по всій оперативній базі даних (документи поточного діловодного року), а також при необхідності - по архівній базі даних (докумен- ти попередніх років).
При видачі інформації по конкретному документу на екран виводиться і при необхідності роздруковується регі-страціонная форма. При пошуку групи документів результа-ти пошуку виводяться на екран і роздруковуються в табличці-ної формі.
Результатом пошуку невиконаного документа є інформація про те, у якого виконавця документ знаходить-ся в даний момент. Якщо документ вже виконаний, то на ек-ран виводиться інформація, в якій справі знаходиться даний документ.
Істотно розширюють можливості пошуку полнотексто-ші бази даних по документам установи. Ця форма роботи з електронними копіями документів останнім часом напів-чає все більшого поширення. В цьому випадку до реєстраційні-ційної картці на документ автоматично прикріплюється файл з текстом самого документа (вхідний - отриманий по елек-тронної поштою, факсом або введений шляхом сканування і подальшого розпізнавання паперового документа, вихідний або внутрішній - підготовлений за допомогою текстового ре-редактором, електронної таблиці і т.п.).
Такі повнотекстові системи дозволяють здійснювати по-позов не тільки за реквізитами, внесеним в картку на доку-мент, а й за змістом документа, тобто шукати документи, в тексті яких є ті чи інші слова або словосполучення. Наприклад, якщо ми хочемо знайти документи, пов'язані з закуп-кою паперу у фірми «Схід», то здійснюється пошук по сло-вам «папір» і «Схід».
Комп'ютерні технології дозволили в багато разів умень-шити час пошуку необхідної інформації по документам і самих документів, що помітно вплинуло на якість при-приймаються управлінські рішення і текст створюваних документів.
ДIЛОВОДСТВО ЗА ПИСЬМОВИМИ І УСНИМИ ЗВЕРНЕННЯМИ ГРОМАДЯН
Робота зі зверненнями громадян ведеться на підставі Типового-положення про ведення діловодства за пропозиціями, заявами і скаргами громадян в.
bibliotekar.ru/biznes-58/18.htm