Управління оперативними підсумками
Кінцевою метою роботи системи 1С: Торгівля (як, втім, і будь-який інший системи автоматизації обліку) є предос-тавленіе повної і своєчасної інформації про стан засобів підприємства. Для забезпечення цього 1С: Торгівля содер-жит систему розрахунку і зберігання підсумкової інформації, яка дозволяє отримувати необхідні підсумкові дані в потрібних розрізах.
^
Зберігання підсумків в системі 1С: Торгівля
Підсумкова інформація в системі 1С: Торгівля зберігається в ре-Гістра. Необхідна кількість регістрів для зберігання разом-вої інформації створюється в процесі настройки конфігурації завдання. При створенні регістрів визначається, яка інформація і в якому розрізі буде зберігатися в кожному регістрі. У терми-нології системи 1С: Торгівля розрізи зберігання підсумкових дан-них називаються «вимірами», а самі збережені дані - «ресурсами». Підсумкова інформація, що зберігається в регістрах, - це значення ресурсів регістра на дату і час, які можуть встановлюватися автоматично або вибиратися користувачем.
Проілюструємо викладене таким прикладом. Предпол-жим, що створений реєстр «Товарний запас», в якому має бути зберігати інформацію про наявність товарів, В такому регістрі изме-реніямі будуть найменування складів і товарів, а ре-ресурсами - кількість і вартість конкретного товару на кон-конкретного складі. Підсумковою інформацією в даному випадку будуть значення залишків товару на складах в вартісному і кількісних-венном вираженні.
Необхідно відзначити, що ресурси мають тільки числовий тип, в той час як вимірювання можуть бути будь-яких типів, разре-шенних в системі 1С: Торгівля, - рядок, дата, елемент довідника-ника і так далі.
Процес обчислення підсумків відбувається наступним чином.
Перед проведенням самого першого документа вихідним со-стоянням регістрів є відсутність підсумків; регістри порожні. Коли проводиться найперший документ, система підрахунку ито-гов використовує відомості про початковий стан регістрів і за-писи про рухах регістрів, сформовані цим документом, для обчислення значень ресурсів регістра на дату і час проведення документа.
Рухи регістрів завжди описують динаміку змін регістрів, або, висловлюючись простіше, вказують системі підрахунку підсумків, як необхідно збільшити або зменшити дані, збе-нящіеся в ресурсах регістру, щоб вийшли правильні Іто-ги.
Знову візьмемо в якості прикладу регістр «Товарний запас». Припустимо, найперший документ - прибуткова накладна - містить інформацію про те, що на склад А надійшов товар Б в кількості 5-ти штук (вартість опустимо - для простоти). Запис про рух регістра «Товарний запас» матиме той-який сенс: «Додати 5 до залишку товару Б, що знаходиться на складі А».
Як обробить цей документ система розрахунку підсумків? Дуже просто: до початкової кількості товару Б на складі А, що дорівнює 0, вона додасть 5, в результаті в деяку умовну осередок регістру «Товарний запас», що знаходиться на перетині складу А і товару Б, буде записана цифра 5. Тепер ця цифра буде вважатися початковим станом ресурсу і, соответствен-но, вихідною точкою для обчислень, які необхідно буде виконати при проведенні наступного по черзі документа.
Згадана вище вихідна точка часу, від якої вироб-водиться обчислення значень регістрів при проведенні доку-ментів, називається точкою актуальності підсумків. Точка актуаль-ності підсумків має певну дату і час.
Механізм розрахунку підсумків системи 1С: Торгівля дозволяє, з одного боку, завжди підтримувати підсумки в актуальному перебуваючи-ванні, а з іншого боку - отримувати підсумки на будь-який момент ча-мени. Дані можливості реалізує механізм зміни точки ак-туальності підсумків.
Щоб підсумки завжди підтримувалися в актуальному стані, точка актуальності підсумків автоматично зсувається при прове-ження кожного нового документа. Якщо документи вводяться в хронологічному порядку і проводяться відразу після введення, то підсумки будуть актуальні відразу після проведення документа.
Однак в системі 1С: Торгівля передбачена можливість проведення документа «заднім числом» - коли документ має дату і час більш ранні, ніж точка актуальності підсумків. У цьому випадку точка актуальності підсумків залишається на місці, але проведення документа змінює підсумки.
Здатність системи підтримувати підсумки в актуальному со-стоянні при введенні документів може бути використана в сі-туації, коли алгоритм формування руху регістрів ис-помагає підсумкові дані, наприклад, для контролю залишків то-вару.
Для отримання підсумків на будь-який момент часу точка акту-альності підсумків може бути зрушена в часі вперед або назад. Така зміна може бути виконана самим користувачем в режимі «Управління оперативними підсумками». При зміні точки актуальності підсумків значення регістрів розраховуються заново, і при розрахунку враховуються всі проведені документи, распо-лежання до точки актуальності підсумків.
Для прискорення обчислень, які виконуються при зміні точки актуальності підсумків, система 1С: Торгівля зберігає переможе-точні значення регістрів на початок кожного періоду зберігання підсумків (далі - просто «період»), величина якого задається на стадії конфігурації і може набувати таких значень: місяць, п'ятнадцять днів, десять днів, п'ять днів. Так як процес збереження значень може займати тривалий час, він виконується тільки по команді користувача.
Збереження значень на початок періоду може виконуватися двома способами:
• автоматично, коли точка актуальності підсумків зсувається на наступний період;
• по команді «Відкрити наступний період», при цьому точка актуальності підсумків зсувається на перше число наступного періоду.
^
Установка періодичності зберігання залишків
Даний режим викликається з діалогу управління оперативно-ними результатами. Режим доступний тільки при монопольному запуску системи.
Використання цієї можливості носить чисто адміністра-тивний характер. Ніякого впливу на предметну функцио-нальность системи він не робить.
Даний режим призначений для використання в основному адміністратором системи.
призначення
Компонента «Оперативний облік» системи 1С: Підприємство використовує поняття періоду зберігання залишків по регістрах. Механізм регістрів дозволяє отримувати залишки на будь-який момент, обробляючи руху регістрів починаючи з початку того періоду зберігання залишків, в який цей «будь-який момент» по-падає. Режим установки періодичності дозволяє змінити розмір періоду зберігання залишків.
^
установка періодичності
Для входу в цей режим слід в діалозі «Управління оперативними підсумками» натиснути кнопку «Змінити» в групі «Періодичність збереження залишків». При цьому відкривається діалог «Зміна періоду збереження залишків».
Для зміни періоду слід вибрати зі списку необхідну періодичність ( «місяць», «п'ятнадцять днів», «десять днів», «п'ять днів»). За замовчуванням використовується значення «місяць». Для установки обраної періодичності слід натиснути кнопку «Змінити». Процес зміни періодичності витрачається багато часу при великому обсязі інформаційної бази.
Для відмови від зміни періодичності слід натиснути кнопку «Скасування».
Вплив періодичності на роботу системи
Періодичність зберігання залишків надає наступну впливав-ня на роботу системи.
При послідовному введенні і проведенні документів по досягненні кінця періоду система видає повідомлення про те, що даний період не відкрито. Для відкриття періоду необхідно запустити систему в монопольному режимі і виконати відкриття періоду в режимі «Управління оперативними підсумками». В зави-ності від обраної періодичності дану операцію потрібно буде проробляти раз на місяць, раз в півмісяця, раз в десять або п'ять днів.
З іншого боку, в тих алгоритмах, які вимагають розра-тов залишків по регістрах на довільний момент, розрахунок буде виконуватися від моменту початку періоду зберігання залишків, тобто, чим менше період зберігання, тим швидше буде виконуватися розрахунок регістрів на довільний момент. Це може проявлятися в деяких звітах і при проведенні документів заднім числом, якщо алгоритм документа виконує розрахунок ос-татков.
Зауважимо, що чим менше період зберігання залишків, тим більше обсяг інформаційної бази.
Рекомендується змінювати періодичність, тільки в тому випадку, якщо Вас не задовольняє швидкодію системи саме за вказаними алгоритмам (розрахунку залишків на довільний мо-мент часу).
^
Зміна точки актуальності підсумків
Механізм зміни точки актуальності підсумків дозволяє підлозі-чати підсумкову інформацію на будь-яку дату і час. Зміна точки актуальності може виконуватися двома способами - автомати-но і вручну.
^
Автоматична зміна точки актуальності підсумків
Автоматична зміна точки актуальності підсумків відбувається при проведенні документа. При цьому повинні дотримуватися сле-дмуть умови:
• документ і точка актуальності підсумків знаходяться в одному пе-періоді;
• документ має більш пізні дату і час, ніж точка акту-альності підсумків;
• між проведеним документом і точкою актуальності підсумків немає інших проведених документів.
Очевидно, що, якщо документи вводяться в хронологічному порядку і їх проведення виконується відразу після введення, то пе-речісленние умови виконуються як би самі собою. В цьому випадку подібний порядок зміни точки актуальності дозволяє підтримувати підсумки в актуальному стані відразу після прове-дення кожного документа.
^
Зміна точки актуальності підсумків «вручну»
Режим «Управління оперативними підсумками» дозволяє «вручну» зрушувати точку актуальності підсумків як вперед, так і назад в часі. Кожне «напрямок» руху має свої особливості і по-різному впливає на перерахунок підсумків.
При зміщенні точки актуальності підсумків назад з підсумків ис-полягають проведені документи, що мають більш пізні так-ту і час, ніж нова точка актуальності підсумків. Записи про дві-женіях регістрів, породжені такими документами, зберігаючи-ються.
При зміщенні точки актуальності підсумків вперед при пере-рахунку регістрів будуть враховані всі проведені документи, рас-покладені до точки актуальності підсумків.
Крім цього, існує можливість автоматичного прове-дення документів, при цьому можуть повторно проводитися раніше проведені документи.
Основною особливістю проведення документів в процесі зміни точки актуальності підсумків полягає в тому, що підсумки будуть актуальні на момент проведення кожного документа. Якщо алгоритм руху регістрів повинен використовувати підсумки для виконання будь-яких обчислень, то перерахунок документів при зміні точки актуальності підсумків дозволяє виключити вже упо-Міна помилки, пов'язані з проведенням документів «заднім числом» - коли точка актуальності підсумків має більш пізні дату і час, ніж дата і час у проведеного докумен-та.
Зміна точки актуальності підсумків виконується дотримуюся-щим чином. Слід мати на увазі, що зміна точки актуальності підсумків в багатокористувацької версії системи 1С: Торгівля виконується тільки при запуску в монопольному режимі.
1. Закрийте всі редаговані документи, якщо такі мають-ся.
2. Викличте діалог «Управління підсумками». Це можна зробити, вибравши пункт «Управління оперативними підсумками» в меню «Операції» головного меню програми.
3. В поле «Дата актуальності підсумків» вкажіть дату нової точки актуальності підсумків.
Дата вказується у форматі ДД.ММ.ГГ або ДД.ММ.РРРР в залежності від параметра системи «Число», при цьому роздягнули-вальний точки вводити не треба - вони вже присутні в поле введення дати. Натисканням на кнопку Hi можна викликати вбудований календар і вибрати потрібну дату, клацнувши на ній мишею в ок-ні календаря.
4. Для зміни точки актуальності підсумків натисніть кнопку «Встановити» і дайте відповідь «Так» на запит «Змінити Точку Актуальності підсумків?».
Подальші дії залежать від напрямку зсуву точ-ки актуальності підсумків - вперед або назад в часі.
Якщо точка актуальності підсумків зсувається назад в часі - її зміна виконується без додаткових запитів. Якщо точка актуальності підсумків зсувається вперед, на екран буде виданий наступний запит:
Вікно запиту містить два однакових списку документів, існуючих в системі. У кожному з цих списків необхідно вибрати документи, які слід проводити при зміні точки актуальності підсумків, - зліва від найменувань таких документів необхідно клавішами або мишею проставити позначку 1а.
Лівий список призначений для вибору непроведених доку-ментів, правий - для вибору проведених. Кнопка «Вибрати все» дозволяє розставити позначки відразу у всіх документів спи-ска.
Якщо ви хочете в процесі зміни точки актуальності підсумків отримувати інформацію про перерахунок документів, слід включити опцію «Виводити повідомлення про перелічених документах». В цьому випадку при зміні точки актуальності підсумків буде автомат-тично відкрито вікно "Повідомлення", в якому будуть видаватися повідомлення про перелічених документах.
Після установки всіх необхідних параметрів для виконан-ня зміни точки актуальності підсумків слід натиснути кнопку "Виконати». Натискання кнопки «Скасувати» дозволяє відмовити від зміни точки актуальності підсумків.
Якщо зміна точки актуальності підсумків пройшла успішно, буде видано повідомлення «Зміни ТА завершено!». У цьому випадку точка актуальності підсумків встановлюється на 0 годин 00 хвилин 00 секунд дати, обраної в якості дати актуальності підсумків.
У разі невдачі буде видано повідомлення «Зміна ТА не виконано!».
Щоб розібратися в причинах невдачі, рекомендується ви-конувати зміну точки актуальності підсумків при включеній оп-ції «Виводити повідомлення про перелічених документах». Про-аналізувати повідомлення, що видаються в вікні «Повідомлення» в процесі зміни точки актуальності підсумків, можна знайти і уст-поранити причину невдачі.
^
Установка точки актуальності на документ
При роботі з журналами документів існує можливість встановити точку актуальності підсумків рівній дату і час будь-якого документа з журналу. Для цього слід вибрати в журналі рядок із записом про документ, який буде служити зразком для установки точки актуальності підсумків, і вибрати пункт «Встановити ТА на документ» в меню «Дії» главне-го меню програми. Порядок подальших дій залежить від напрямку зсуву точки актуальності підсумків і описаний ви-ше в пункті «Зміна точки актуальності підсумків« вручну ».
^
Перехід до нового періоду
Одним з обов'язковим умов, необхідних для проведе-ня нового документа, є те, що останній відкритий пе-ріод зберігання підсумків включає в себе дату проведеного документа. Якщо ця умова не виконується, тобто дата документа ви-ходить за поточний період зберігання підсумків, то при спробі про-ведення такого документа буде видано повідомлення «Період не відкрито!» і документ проведено не буде.
Відкрити наступний період в режимі «Управління підсумками» можна наступними способами:
• зрушити точку актуальності підсумків на будь-яке число періоду, наступного за поточним періодом зберігання підсумків (див. Ви-ше);
• натиснути кнопку «Відкрити» в групі «Відкриття наступного періоду». Ця дія зрушить точку актуальності підсумків на Про годин 00 хвилин 00 секунд 1-го дня наступного періоду.
Якщо точка актуальності підсумків зсувається на попередній період, то поточний період закривається, і при необхідності знову потрапити в цей - тепер уже наступний - період, потре-буется його знову відкрити.