Глава 1 Введення в служби Windows SharePoint
У цьому розділі ви дізнаєтеся:
• що таке служби Windows SharePoint;
• як служби SharePoint забезпечують активної співпраці та взаємодії користувачів;
• які дозволи користувачів використовуються при роботі з SharePoint;
• чим різняться різні версії служб SharePoint; як додатки з пакету Microsoft Office інтегруються зі службами SharePoint;
• який зв'язок між службами Windows SharePoint, сервером Microsoft Office SharePoint Server і додатком Microsoft Office SharePoint Designer.
У сучасному діловому середовищі, де важливу роль відіграє розподілена робоча сила, яка використовує комп'ютери в будь-якому місці і в будь-який час, все більшої значущості набуває взаємодія членів робочих груп. Все важливішим стає ефективність спільної роботи, проте часто її важко досягти. Служби SharePoint допомагають у вирішенні цього завдання, об'єднуючи різні технології, що забезпечують взаємодію та зв'язок, і єдину веб-середовище, яке може інтегруватися з різними додатками, такими як Microsoft Office.
Увага. У вправах цієї книги ми посилаємося на вигадану компанію Wide World Importers, в якій розгорнута і набудувати середовище SharePoint, що забезпечує взаємодію користувачів і спільне використання інформації. За інформаційне наповнення цього середовища відповідають три людини: власник компанії Wide World Importers Ольга Костеріна (Olga Kosterina), її помічник Тодд Роув (Todd Rowe) і основний покупець Білл Мелоун (Bill Malone).
Увага. В цьому розділі файли занять не використовуються.
Служби Windows SharePoint
Служби Windows SharePoint допомагають робочим групам взаємодіяти один з одним, надаючи інфраструктуру, що забезпечує простий доступ до потрібних даних, документам і користувачам. Використовуючи служби SharePoint, можна створювати веб-сайти для обміну інформацією та забезпечення взаємодії з іншими користувачами. До вмісту вузлів SharePoint можна звертатися з веб-оглядачів, а також прикладних програм, таких як програми з пакету Microsoft Office.
Взаємодія і загальний доступ
Вузли SharePoint надають можливість ділитися ідеями, інформацією та документами, дозволяють членам груп проводити дискусії, спільно працювати над проектами, вести блоги, проводити опитування і створювати бази знань за допомогою вікі-вузлів. Функції спільної роботи над документами дозволяють без праці розміщувати і отримувати документи, перевіряти номери їх версій, відновлювати попередні версії, а також забезпечувати безпеку на рівні документів.
Вікі-вузол - це веб-середовище, що дозволяє користувачам швидко додавати і редагувати текст і посилання, які відображаються на веб-сторінці. Термін вікі (wiki) походить від гавайського слова wikiwiki, що означає «швидкий». Вікі-вузол можна використовувати, наприклад, для створення бази знань, ресурсу спільноти або онлайнової енциклопедії.
Вузол SharePoint може мати багато підлеглих вузлів, які організовують на веб-серверах деревоподібну ієрархію, схожу на ієрархію папок у файловій системі. На вузлах SharePoint, тик само як і в папках в файлової системі, можна зберігати файли. Однак вузли SharePoint представляють новий рівень зберігання файлів, дозволяючи співтовариствам організовувати командну взаємодію і спільну роботу над документами, завданнями, контактами, подіями, календарями, вікі-вузлами та іншою інформацією. Таке середовище може значно підвищувати продуктивність роботи груп і окремих користувачів.
Засоби командної роботи, надані службами Windows SharePoint, дозволяють організувати більш ефективну спільну роботу над файлами та іншою інформацією. Вузли SharePoint використовуються для вирішення безлічі завдань. Наприклад, можна створити один вузол, що служить основним веб-сайтом групи, а інший - для полегшення організації зборів, а третій - для запису і зберігання знань групи. Типовий вузол SharePoint може включати різні дані і інструменти для їх візуалізації та спільного використання, такі як бібліотеки загальних документів, контакти, календарі, списки завдань, обговорення і т.д.
Користувачі вузлів SharePoint мають можливість знаходити контактну інформацію і зв'язуватися з ключовими користувачами та експертами як по електронній пошті, так і за допомогою миттєвої передачі повідомлень. За вмістом вузлів можна легко виконувати пошук і організувати відправку користувачам повідомлень про зміну існуючих документів і даних або додаванні нових. З документами можна пов'язувати настроюються бізнес-процеси. Вміст і спосіб його подання на вузлі можна налаштовувати, щоб надавати користувачам інформацію, більш точно відповідає їхнім запитам.
Зараз ви виконаєте вправу, в якому знайдете доступний вузол SharePoint і познайомитеся з його домашньою сторінкою.
Переконайтеся, що знаєте розташування доступного вузла SharePoint. Якщо сумніваєтеся, запитайте про це адміністратора служб SharePoint.
Частина ім'я_сервера представляє ім'я сервера SharePoint, який ви будете використовувати для виконання вправ, запропонованих в книзі. Частина шлях може бути порожньою, а може включати один або кілька рівнів в ієрархії вузлів на сервері SharePoint.
2. Якщо буде запропоновано, ведіть ім'я користувача і пароль.
3. Клацніть ОК. Відкриється домашня сторінка вузла. Він може виглядати не так, як типовий вузол групи, показаний на наступному малюнку, проте відрізнятися будуть тільки деталі, і ваш вузол так само буде містити різні посилання і інструменти, що надаються службами Windows SharePoint.
4. Клацніть на круглій кнопці зі знаком питання, розташованої у верхньому правому кутку сторінки, щоб запустити довідкову систему. В окремому вікні відкриється сторінка Довідка та інструкції (Help and How-to).
Ознайомтеся з вмістом довідкової системи і закрийте вікно.
Більш детальну інформацію про навігацію по вузлах SharePoint см. В розділі 2.
Дозволи служб Windows SharePoint
Управління доступом до вузлів служб Windows SharePoint виконується за допомогою системи, в якій рівні дозволів засновані на ролях. Рівні дозволів визначають, які дозволи має користувач на доступ до вузла SharePoint. Ці дозволи визначають, які дії користувач може виконувати на вузлі; по суті, кожен рівень дозволів є набором дозволів. Служби Windows SharePoint мають п'ять стандартних рівнів дозволів:
• Читання (Read) - до веб-сайту надається доступ тільки на читання;
• Участь (Contribute) - на додаток до дозволів з набору Читання (Read) надається можливість створювати і змінювати елементи в існуючих списках і бібліотеках документів;
• Проектування (Design) - на додаток до дозволів з набору Участь (Contribute) надається можливість створювати списки і бібліотеки документів, схвалювати елементи і змінювати сторінки веб-сайту;
• Повний доступ (Full Control) - надається повний набір дозволів;
• Обмежений (Limited) - надається доступ до загального ресурсу на вузлі, такому як окремий список, бібліотека документів, папка, елемент списку або документ, без надання доступу до всього вузла.
Увага. Для виконання більшості вправ цієї книги потрібно рівень дозволів Читання (Read) або Участь (Contribute). У тому випадку, якщо потрібно більш високий рівень дозволів, такий як Проектування (Design) або Повний доступ (Full Control), ми проінструктіруем вас про те, що потрібно перевірити, чи маєте ви достатній рівень дозволів. Якщо ви не впевнені, які дозволи налаштовані на вашому сайті SharePoint, з'ясуйте це у адміністратора сервера SharePoint.
Більш детальну інформацію про рівні дозволів см. В розділі 3. Повний список дозволів і пов'язаних з ними рівнів значень роздільної здатності дивіться в Додатку.
Версії служб Windows SharePoint
Поточна версія служб Windows SharePoint - 3.0. Ми будемо описувати саме цю версію, якщо не вказано інше. До попередніх версій відносяться наступні:
• Microsoft Windows SharePoint Services 2.0;
• Microsoft SharePoint Team Services.
Служби SharePoint версії 3.0 надають багато нових, розширених і оновлених функцій. З нових функцій можна помститися наступні:
• нові засоби переходу, що полегшують навігацію по веб-сайту і роблять її інтуїтивно зрозумілою;
• система блогів, що дозволяє вести онлайнові щоденники;
• вікі-вузли, що дозволяють членам групи записувати і спільно використовувати знання;
• синхронізувати інформацію з RSS;
• Кошик (Recycle Bin), що дозволяє відновлювати випадково видалені документи;
• засоби управління доступом на рівні папок і елементів, що дозволяють детально визначати дозволу;
• інтерфейс, що залежить від наданих прав, в якому користувачі бачать лише ті елементи і посилання, до яких мають доступ;
• мобільний доступ до вузлів SharePoint.
Увага. Докладний список нових і поліпшених функцій SharePoint 3.0 і їх порівняння з попередніми версіями см. В файлі WSSVersionComparison. doc на компакт-диску, що додається до книги.
Інтеграція Windows SharePoint і Microsoft Office
Багато меню і функції програм з пакету Microsoft Office тісно інтегровані з функціями служб Windows SharePoint. Функціональність служб SharePoint можна використовувати не тільки за допомогою веб-оглядача, а й в додатках Microsoft Office. Наприклад, можна створити вузол SharePoint і зберігати на нього файли, не виходячи з програми Microsoft Office.
Більш детальну інформацію про роботу з робочими областями документів див. У розділі 7.
Порада. Ці завдання на вузлі SharePoint можна виконувати за допомогою оглядача.
Продукти харчування й технології Microsoft SharePoint
Спільна робота. Компоненти, що забезпечують спільну роботу, засновані на функціональності служб Windows SharePoint. Вони полегшують взаємодію членів груп і підвищують продуктивність роботи, спрощуючи доступ до людей, документів та інформації.
Пошук на рівні підприємства. Пошукові компоненти забезпечують послідовність процедури пошуку і релевантність результатів пошуку, включають засоби для пошуку людей і професійних знань, дозволяють індексувати і знаходити дані в спеціалізованих додатках, а також надають можливість розширення.
Бізнес-процеси та форми. Цей компонент надає платформу для швидкого створення і розгортання електронних форм у форматі XML, забезпечує централізоване управління і обслуговування форм, а також допомагає розширювати бізнес-процеси клієнтам, партнерам і постачальникам.
• Служби Windows SharePoint надають потужний набір інструментів для обміну інформацією та спільної роботи над документами.
• Веб-сайти SharePoint дозволяють ділитися ідеями, інформацією і знаннями, забезпечують взаємодію і спільну роботу на документами.
• До вмісту вузлів SharePoint можна звертатися через браузер і прикладні програми, такі як програми з пакету Microsoft Office.
• Доступ до вузлів SharePoint контролюється через систему призначення рівнів дозволів, засновану на ролях. П'ять стандартних рівнів дозволів: Читання (Read), Участь (Contribute), Проектування (Design), Повний доступ (Full Control) і Обмежений (Limited).