Функціональна структура склалася як неминучий результат ускладнення процесу управління. Особливість функціональної структури полягає в тому, що хоча і зберігається єдиноначальність, але по окремих функцій управління формуються спеціальні підрозділи, працівники яких володіють знаннями і навичками роботи в даній галузі управління.
В принципі створення функціональної структури зводиться до групування персоналу по тим широким завданням, які він виконує. Конкретні характеристики і особливості діяльності того чи іншого підрозділу (блоку) відповідають найбільш важливих напрямків діяльності всього підприємства.
Традиційні функціональні блоки підприємства-це відділи виробництва, маркетингу, фінансів. Це широкі області діяльності, або функції, які є на кожному підприємстві для забезпечення досягнення його цілей.
Якщо розмір всієї організації або даного відділу великий, то основні функціональні відділи можна, в свою чергу, поділити на більш дрібні функціональні підрозділи. Вони називаються вторинними, або похідними. Основна ідея тут полягає в тому, щоб максимально використовувати переваги спеціалізації і не допускати перевантаження керівництва. При цьому необхідно дотримуватися дуже обережним з тим, щоб такий відділ (або підрозділ) не ставив би свої власні цілі вище загальних цілей всього підприємства.
На практиці зазвичай використовується лінійно-функціональна, або штабна, структура, яка передбачає створення при основних ланках лінійної структури функціональних підрозділів (рис. 11.3). Основна роль цих підрозділів полягає у підготовці проектів рішень, які вступають в силу після затвердження відповідними лінійними керівниками.
Поряд з лінійними керівниками (директорами, начальниками філій і цехів) існують керівники функціональних підрозділів (планового, технічного, фінансового відділів, бухгалтерії), що готують проекти планів, звітів, які перетворюються в офіційні документи після підписання лінійними керівниками.
Ця система має два різновиди: цехову структуру управління, що характеризується створенням при начальнику цеху функціональних підрозділів по найважливіших функцій виробництва, і безцеховая структуру управління, що застосовується на невеликих підприємствах і характеризується поділом нема на цехи, а на дільниці.
Основною перевагою цієї структури є те, що вона, зберігаючи цілеспрямованість лінійної структури, дає можливість спеціалізувати виконання окремих функцій і тим самим підвищити компетентність управління в цілому.