Наша компанія займається роздрібним продажем продуктів харчування. В кінці робочого дня виручка здається в банк через інкасацію. Нещодавно банк повідомив, що в зданих нами готівкових коштах виявлені фальшиві купюри. Виходить, що в касовій книзі відображена одна сума, а зарахована на рахунок інша. Як і в будь-який момент відобразити таку недостачу в бухгалтерському обліку? За рахунок яких джерел вона покривається?
На підставі копії акта експертизи в бухгалтерському обліку буде відображена недостача. Для наочності наведемо приклад.
ТОВ «Продукти для всіх» здало інкасатору денну виручку в розмірі 200 000 руб. При перерахунку грошових коштів банківський працівник виявив купюру номіналом 5000 руб. яка викликала сумніви в її достовірності.
У бухгалтерському обліку підприємства будуть зроблені такі проводки:
Дебет 50 Кредит 90
- 200 000 руб. - відображена готівкова виручка в касі організації (підстава - прибутковий касовий ордер);
Дебет 57 Кредит 50
- 200 000 руб. - виручка здана в банк через інкасацію (підстава - квитанція до інкасаторської сумки);
Дебет 51 Кредит 57
- 195 000 руб. - виручка за мінусом сумнівної купюри зарахована на розрахунковий рахунок організації (підстава - виписка банку);
Дебет 94 Кредит 57
- 5000 руб. - відображена недостача (підстава - копія акта експертизи).
Зверніть увагу: до тих пір поки організація не отримає від банку копію акта експертизи, сумнівні купюри будуть значитися як грошові кошти в дорозі на рахунку 57. Після того як недостача буде відображена на рахунку 94, бухгалтеру потрібно вирішити, за рахунок яких джерел можна погасити цю суму.
Як правило, з касиром укладається договір про повну матеріальну відповідальність (ст. 242, 243 Трудового кодексу). Якщо такий договір є, то працівник зобов'язаний повністю відшкодувати завдані збитки. Але перш ніж стягувати з касира нестачу, необхідно встановити причини її виникнення. Працівник повинен дати пояснення події в письмовій формі (ст. 247 ТК РФ). Якщо вина працівника доведена і він згоден з нею, то сума недостачі буде утримуватися з його заробітної плати. Нагадаємо, що загальний розмір усіх відрахувань в даному випадку не може перевищувати 20% заробітної плати працівника (ст. 138 ТК РФ). У бухгалтерському обліку це відображається такими проводками:
Дебет 73 Кредит 94
- списана недостача за рахунок винної особи;
Дебет 70 Кредит 73
- утримана недостача із заробітної плати касира.
Але може трапитися так, що провини в тому, що касир прийняв в оплату за товар фальшиві купюри, немає. Наприклад, якщо в касі організації відсутній пристрій, що визначає справжність купюр. В цьому випадку недостача списується за рахунок власних коштів організації. Це відображається наступним проведенням:
Дебет 91-2 Кредит 94
- сума недостачі віднесена на інші витрати.