Заповнення баз даних - процес трудомісткий і виснажливий. Тому будь-який новий інструмент для автоматичного заповнення таблиць для бухгалтера дуже важливий. Причому з кількох причин. По-перше, автоматичне заповнення прискорює роботу, робить її менш трудомісткою. А по-друге, при автозаповнення різко знижується кількість помилок при введенні даних. Погодьтеся, що цей аспект в бухгалтерській практиці важко переоцінити. Тому не дивно, що для швидкого заповнення таблиць розробники Excel передбачили цілий набір спеціальних інструментів. З деякими з них я пропоную познайомитися докладніше. Почнемо з підстановки значень.
Заповнити форму повторюваних значень
Як приклад для нашої роботи я вибрав базу даних, зображену на рис. 1. У ній всього три поля: «Дата», «Покупець» і «Сума». Причому в колонках «Дата» і «Сума» вже стоять значення, а дані в колонці «Покупець» ми будемо заповнювати. Робимо так:
1. Стаємо на осередок «B2», вводимо в неї текст з назвою підприємства. Нехай це буде «Омега, ТОВ».
2. Переходимо вниз по колонці «B». У прикладі на рис. 1 я встановив покажчик поточної комірки на «B8».
3. Друкуємо букву «О». Excel тут же замінить її на слово «Омега, ТОВ».
4. Натискаємо «Enter» - осередок заповнена.
Що відбулося насправді? Після введення першого символу Excel проаналізував вміст поточної колонки і спробував знайти підприємства, де першим символом в назві буде буква «О». У нашому випадку він виявив одне таку назву - «Омега, ТОВ». Відповідно до внутрішньої логіки роботи Excel «припустив», що ці дані можуть повторюватися в колонці багаторазово. Виходячи з цього, він запропонував ввести це значення автоматично. На мій погляд, дуже зручна можливість.
До речі, підстановка по перших символах виконується як в напрямку «зверху вниз», так і «знизу вгору».
Важливо! Щоб Excel виконав автозаміну, покажчик активної клітинки повинен знаходитися в області бази даних.
Спробуємо ускладнити завдання. Для цього в колонку «Покупець» додамо назву «Олімп, ТОВ». Після чого повторимо ті ж дії. Тепер на введення літери «О» Excel ніяк не відреагує! І це зрозуміло: одного символу вже недостатньо для чіткої ідентифікації назви в колонці «Покупець». Для цього потрібно ввести хоча б два символу: послідовність «Ол» Excel запропонує замінити на «Олімп, ТОВ», символи «Ом» він запропонує замінити на «Омега, ТОВ». Зверніть увагу, що дані для автопідстановки можна набирати в будь-якому регістрі.
Важливо! Щоб включити (або відключити) можливість автопідстановки, увійдіть в меню «Файл», виберіть розділ «Параметри». Відкриється вікно налаштувань «Параметри Excel». У ньому перейдіть в розділ «Додатково» і в групі «Параметри правки» включите (або вимкніть) прапорець «Автозавершення значень осередків».
Серед переваг описаного способу я б відзначив простоту його використання. Не потрібно ніяких додаткових дій. Вводимо перші літери - інше Excel зробить сам.
Головний же його недолік - автопідстановка за випадковим збігом символів працює тільки з текстом. На числа дію цього інструменту не поширюється. Крім того, автопідстановка працює добре, коли в базі мало схожих елементів. Тільки в цьому випадку Excel зможе швидко (вже по перших символах) запропонувати відповідний варіант для заповнення осередків.
Ця комбінація копіює в активний осередок (або виділений блок робочого аркуша!) Вміст з вищестоящої осередки. Подивимося, як це виглядає на практиці.
1. Відкрийте базу даних, як на рис. 1.
2. Поставте покажчик активної клітинки на «B3».
3. Натисніть «Ctrl + D». У «B3» з'явиться напис «Омега, ТОВ». Цю інформацію Excel переніс з осередку «B2».
Рада Використовуйте комбінацію «Ctrl + D» для заповнення бази даних «по колонках». Для вибіркового заповнення елементів таблиці використовуйте «Ctrl + D» спільно з Автофільтри.
Використання клавіш «Ctrl + D» має кілька переваг:
- таким способом можна продублювати не тільки текст, а й числа;
- поєднання «Ctrl + D» копіює не тільки вміст, але і формат з вищестоящої осередку;
- комбінація «Ctrl + D» працює при включеному «Caps Lock», т. Е. Як на англійській, так і на російській розкладці клавіатури.
Вибір значень зі списку
Робота в режимі автозаповнення стає неефективною, коли в базі багато схожих елементів. В цьому випадку доведеться надрукувати б о більшу частину слова, перш ніж програма запропонує скористатися автозаміні. Тут можна порадити роботу зі списком. Повернемося до прикладу на рис. 1. Робимо так:
1. Ставимо курсор мишки на вільну комірку в колонці «Покупець».
2. Клацаємо правою кнопкою мишки. З'явиться контекстне меню, як на рис. 2.
3. З цього меню вибираємо пункт «Вибрати із списку». Excel покаже список всіх значень з колонки «Покупець».
4. У списку знаходимо потрібний елемент і клацанням мишки підставляємо його в осередок.
Важливо! Список для автозаповнення Excel формує тільки з текстових значень.
Вибір значень зі списку хороший тим, що тут важко помилитися. Всі дані, що повторюються, введені таким способом, будуть однакові. Ніяких зайвих прогалин, ніяких помилок. Що стосується недоліків - вибір зі списку не працює з числами.
повтор дій
по клавіші «F4»
При роботі з базами даних часто доводиться повторювати одні й ті ж дії. Це може бути все, що завгодно: додавання рядків, виділення кольором, зміна фону, розмірів осередку і т. П. У такій ситуації раджу взяти на замітку простий прийом: натискання клавіші «F4» повторює останню виконану дію і застосовує його до поточної осередку або виділеному блоку. Економія часу від цього прийому іноді просто колосальна. Невеликий приклад: потрібно додати кілька рядків у різних позиціях бази даних. Діючи звичайним способом, нам доведеться:
- поставити курсор мишки на осередок, де потрібно додати рядок;
- клацанням правої кнопки мишки розкрити контекстне меню;
- з нього вибрати пункт «Додати осередку ...»;
- в запропонованому вікні параметрів вибрати варіант «Рядок», після чого натиснути «ОК».
Причому всі перераховані дії доведеться повторити для кожної знову додається рядки. Якщо таких рядків буде хоча б сотня, процес може затягнутися ...
А ось приклад, як це виглядає при роботі з клавішею «F4». Робимо так:
1. Додаємо один рядок будь-яким зручним способом.
2. Ставимо активний осередок на місце вставки нового рядка.
3. Натискаємо кнопку «F4» (повторюємо попередні дії). І так кілька разів.
Через клавішу «F4» можна виконати більшість операцій Excel: вирівнювання осередків, зміна їх розміру, параметрів форматування і т. Д. Але про необхідність повторного введення попереднього значення в новий осередок по «F4», на жаль, не можна.
Введення масиву даних
Цей прийом зручний для заповнення області робочого листа однаковими значеннями. Щоб скористатися цим методом, зробіть так:
1. Відкрийте документ Excel. Виділіть блок осередків, куди потрібно записати однакові значення.
2. Не знімаючи виділення, натисніть клавішу «F2» (увійти в режим редагування комірки). На аркуші стане доступна для редагування перша осередок виділеного блоку.
3. Введіть в цей осередок дані. Це може бути число, текст або формула.
4. Натисніть комбінацію «Ctrl + Shift + Enter». Excel заповнить вказану частину листа значенням з першого осередку виділеного блоку.
Робота з масивами формул - дуже потужний інструмент MS Excel. Він дозволяє не тільки швидко заповнювати даними фрагменти робочої таблиці - масиви формул можна використовувати в поєднанні з Автофільтри, інструментами виділення блоків, для створення складних формул. Але це - матеріал для нашої наступної статті. А на сьогодні все. Сподіваюся, що описані прийоми заповнення таблиць зробить вашу роботу з Excel більш продуктивною.
Поділитися з колегами