Електронний цифровий підпис застосовується згідно Інструкцією про здійснення митних операцій при декларуванні товарів у електронній формі з метою засвідчення відомостей, які декларант заявляє при декларуванні товарів і транспортних засобів митному органу.
Діюча в даний час система документообігу в митних органах є два пов'язаних між собою блоку:
1. Загального документообігу, який поділяється на:
- внутрішній документообіг, здійснюваний в рамках митної системи;
- зовнішній документообіг, передбачає оборот документами з іншими державними органами, а тка ж фізичними і юридичними особами.
2. Спеціального документообігу. За допомогою спеціального документообігу здійснюються найважливіші функції митних органів - митне оформлення та митний контроль щодо товарів і транспортних засобів, що переміщуються через кордон РФ.
Причому, дигитализация (переведення в електронну форму) зазначених видів документообігу, їх видове поділ не змінюється.
В якості суб'єктів електронного документообігу в митній справі виділяють наступні:
- органи державної влади: митні органи, правоохоронні органи, прокуратура і т.д .;
- учасники ЗЕД, якими можуть бути як юридичні так і фізичні особи, які здійснюють зовнішньоекономічну діяльність і взаємодіють з митними органами. Такими учасниками можуть бути: митні брокери, митні перевізники, фізичні та юридичні особи; комерційні банки; страхові компанії і т.д.
Становлення системи електронного документообігу в митній сфері РФ засноване на впровадженні проекту "Російська митниця - 21". Даний проект передбачає два основних напрямки:
1. Здійснення митних операцій за допомогою системи електронного документообігу в сфері митного оформлення і митного контролю, що переміщуються через митний кордон РФ товарів і транспортних засобів. За допомогою використання програмних комплексів, що дозволяють здійснювати електронний документообіг, досягається прискорення перевірки митних декларацій та забезпечується належний рівень митного контролю. Електронний документообіг забезпечує обмін даними між митними постами, які проводять митне оформлення, відділами митниці, митними брокерами, складами внутрішнього зберігання, банками, декларантами і т.д. Обмін інформацією здійснюється з використанням таких програмних комплексів як: "Аналітика", "Лелека-М", "Піраміда", "Web-Декларант" та інші. Крім того, суб'єкти електронного документообігу мають доступ до баз даних, що зберігає інформацію про сплату митних платежів, наявності ліцензій і т.д.
Така процедура митного оформлення забезпечується за рахунок надання електронної митної декларації на переміщувані товари та транспортні засоби. Розглянемо технологічний порядок митного оформлення та електронного декларування:
- передача електронного повідомлення про прибуття вантажу в зону діяльності підвідомчого митного органу;
- який прибув вантаж поміщається на склад тимчасового зберігання СТЗ або митний склад. На цьому етапі за допомогою електронного обміну інформацією між митною службою та власником складу здійснюється весь необхідний облік і контроль за термінами зберігання щодо надходження на склад і випсуке вантажу;
- складання та надсилання їх мережі, або на дискеті в митний орган копії митної декларації;
- паралельно зі здійсненням процедури митного оформлення, включаючего електронне декларування товарів, може проводитися їх митний огляд, що дозволяє скоротити час проходження митних формальностей;
- проводиться перевірка електронної вантажної митної декларації ВМД шляхом машинної інтерпретації єдиного алгоритму дій програмним комплексом;
- якщо виникає необхідність в отриманні додаткової інформації щодо даних, заявлених у ВМД, тоді в функціональні відділи митниці спрямовується протокол неузгодженостей. Таким чином, можуть бути запитані відомості про митні платежі, заборгованість і простроченнях;
- по результатм перевірки електронної митної декларації рішення про видачу вантажу вантажоодержувачу передається на склад.
Всі етапи процедури електронного декларування контролюються електронною підсистемою з відображенням поточного стану процесу електронного декларування, шляхом передачі інформації про поточний стан даного процесу.
За підсумками проходження процедури електронного декларування, вся відповідна інформація передається в регіональну базу даних, а тка ж в ФТС Росії.
2. Здійснення попереднього електронного декларування товарів і транспортних засобів з використанням міжнародних стандартів передачі електронних документів та електронного декларування. Попереднє електронне декларування дозволяє значною мірою спростити порядок пропуску товарів через митний кордон РФ, а так само доставку цих товарів у Пукто митного оформлення. Міжнародні стандарти електронного декларування реалізуються шляхом передачі EDI-повідомлень, за допомогою посередництва митних органів або операторів із застосуванням стандартів "EDIFACT". Таке електронне повідомлення містить в собі:
- всю необхідну інформацію, необхідну для митного оформлення і доставки товарів під митним контролем;
- унікальний номер, що включає ідентифікаційні коди;
- дату і час відправки повідомлення.
При попередньому електронному декларуванні митне оформлення здійснюється в спрощеному порядку на спеціально відведених робочих місцях. Всі процеси передачі, прийому, реєстрації та обробки EDI-повідомлень здійснюються автоматично.
Технологічно процес попереднього електронного декларування виглядає наступним чином:
- експортер готує повідомлення CUSDEC в установленому форматі з присвоєнням унікального номера і реєстрацією дати і часу повідомлення;
- після чого експортер формує резервну копію цього повідомлення, а оригінальне повідомлення відправляє в митний орган країни призначення;
- протягом години експортеру надходить відповідь про можливість перевезення вантажу в рамках TEDIM;
- митний орган країни призначення реєструє його і проводить перевірку синтаксису надійшло повідомлення, при наявності помилок направляє відповідне повідомлення CONTROL назад в митний орган країни відправлення;
- при прийнятті позитивного рішення митний орган країни призначення конвертує повідомлення CUSDEC в формат електронного документа контролю доставки (ДКД) товарів і направляє його до відповідних прикордонні пункти пропуску;
- митний орган країни відправлення передає його експортеру, після чого експортер може почати здійснювати тренспортіровку товару.