Статті витрат вказуються в документах, в яких показано факт виконання послуги / придбання товару і т.д. ( «Надходження товарів і послуг». «Авансовий звіт» і т.д.), після чого їх буде запропоновано у фінансовій звітності підприємства (форма 1 - «Баланс»).
1. Відкривши довідник, користувач відразу може побачити його відміну від довідника «Статті руху грошових коштів». В наявності з'явився стовпець «Код PL», за яким безпосередньо і будуть відображені витрати в балансі. Також з'являються стовпчики «Вид витрат» і «Характер витрат», які необхідні для відображення витрат в бухгалтерському обліку.
2. У вікні для додавання в довідник нової статті (за допомогою кнопки «Додати» на панелі функцій даного довідника), користувач отримує ряд полів, які необхідно заповнити (обов'язкові для заповнення поля підкреслені червоним пунктиром).
Першим по порядку розташоване поле «Група». Сюди вноситься інформація в тому випадку, якщо додається статтю необхідно помістити в папку (вже існуючу або новостворену).
Поле «Код» заповнюється автоматично програмою при записи статті. Якщо ж користувач бажає привласнити свій код, то необхідно на панелі функцій вікна створення натиснути кнопку «Дії», і в наданому списку вибрати функцію «Редагувати код».
Після вибору функції редагування коду, програма «викидає» попереджувальне повідомлення про те, що присвоювання коду вручну загрожує сбиванием послідовності створених статей. Якщо внесення свого коду є необхідною дією, то слід натиснути відповідь «Так».
Вид витрат заповнюється в однойменному полі за допомогою вибору необхідного зі списку.
Характер витрат також вибирається з наданого списку. Як і попереднє, дане поле заповнюється для відображення в бухгалтерському обліку.
В поле «Рахунок класу 8» вибирається рахунок бухгалтерського обліку, за яким будуть «проходити» витрати даного характеру.
Код PL заповнюється для відображення за вказаним кодом витрат в балансі підприємства.