ПОРЯДОК ОФОРМЛЕННЯ ТИМЧАСОВОЇ КАРТКИ З ЗРАЗКАМИ підписів і відбитка печатки
Одним з документів, які подаються в банк організаціями при відкритті рахунків в банках, є картка зі зразками підписів посадових осіб юридичної особи, що мають право розпоряджатися банківським рахунком, і відбитка печатки. Така картка містить підписи осіб, які мають право підпису документів для проведення розрахунків організації в безготівковій або готівковій формі.
Як відомо, право першого підпису документів надається керівнику юридичної особи та (або) іншим особам, уповноваженим ним. Право другого підпису належить бухгалтеру (головному бухгалтеру) і (або) особам, уповноваженим керівником організації і (або) бухгалтером (головним бухгалтером). При цьому особам, які мають право другого підпису, не може бути надано право першого підпису.
В окремих випадках (при відсутності в штаті організації осіб, які мають право другого підпису) в банк представляється картка зі зразком тільки першого підпису.
Представлена в банк картка зі зразками підписів і відбитка печатки поміщається і зберігається в справі з відкриття та закриття банківських рахунків клієнтів. Але оскільки для роботи банку необхідні додаткові екземпляри карток, то він може виготовити їх на розмножувальної техніки та запевнити самостійно, проставивши в графі картки «Інші записи банку» запис: «Копія вірна». Такий запис має бути засвідчена підписом уповноваженого працівника банку та скріплена печаткою банку. Зазначені додаткові екземпляри (копії) призначені для використання працівниками банку, що здійснюють банківське обслуговування за документами власників рахунків для проведення розрахунків у безготівковій або готівковій формі.
Крім таких додаткових примірників (копій) карток зі зразками підписів і відбитка печатки допускається створення банком їх електронних копій. Копії виготовляються банком шляхом електронного сканування і так само, як і додаткові екземпляри, призначені для використання працівниками банку, що здійснюють банківське обслуговування за документами власників рахунків.
Однак бувають такі ситуації, коли особи, що мають право першого (другий) підписи документів, тимчасово не можуть підписувати їх у зв'язку з відсутністю на роботі через хворобу, відпустки і інших причин. Крім того, може виникнути і така ситуація, коли в організації відбувається тимчасова заміна осіб, які мають право підпису документів. Як слід чинити організації в таких випадках і чи треба їй можливість подавати в банк нову картку із зразками підписів і відбитка печатки?
Для оформлення тимчасових карток зі зразками підписів і відбитка печатки слід використовувати бланки карток зі зразками підписів і відбитка печатки, виготовлені банками або самостійно організаціями за формою, наведеною в додатку до Інструкції № 127. У даній Інструкції міститься ряд вимог, яких необхідно дотримуватися при виготовленні бланків карток. Зокрема, вони повинні бути виготовлені на одному аркуші з оборотом, не повинні перевищувати розмір аркуша формату А4 (210 х 297 мм), але можуть бути менш цього формату. Бланки карток зі зразками підписів і відбитка печатки виготовляються друкарським способом або з використанням електронно-обчислювальної техніки, а також з використанням розмножувальної техніки.
Картка може заповнюватися із застосуванням пишучих чи електронно-обчислювальних машин шрифтом чорного кольору або ручкою з пастою (чорнилом) чорного, синього або фіолетового кольору.
Зупинимося докладніше на заповнення окремих реквізитів тимчасової картки.
Перш за все назву картки слід доповнити словом «тимчасова» і вказати термін її дії. Зверніть увагу, що термін дії тимчасової картки не повинен перевищувати одного місяця.
Згідно п.33 Інструкції № 127 при оформленні тимчасової картки із зразками підписів і відбитка печатки обов'язковому заповненню підлягають графи «Власник рахунку», «Банк», «Посада особи, яка має право першого або другого підпису», «Прізвище, ім'я, по батькові», «Вид, тип банківського рахунку, найменування грошової одиниці», «Зразок підпису», «Термін повноважень, документ, що підтверджує повноваження», «Номер (а) банківського (лицьового) рахунку», «Дата, прізвище, ім'я, по батькові та підпис працівника банку »,« Зразок відбитку печатки ».
У графі «Власник рахунку» за загальним правилом юридична особа зазначає повне найменування і місце свого перебування згідно з установчими документами. При відкритті рахунку юридичній особі для здійснення операцій його відокремленим підрозділом в разі надання права розпоряджатися банківським рахунком посадовим особам відокремленого підрозділу юридичної особи в цій графі може вказуватися повне найменування юридичної особи відповідно до його установчими документами, а також повне найменування цього відокремленого підрозділу та його місце знаходження відповідно до затвердженого юридичною особою положення про відокремлений підрозділ.
У графі «Банк» вказується найменування і місце знаходження банку відповідно до його установчими документами, а також найменування і місце знаходження її відокремленого (структурного) підрозділу відповідно до положення про нього.
У графі «Дата, прізвище, ім'я, по батькові та підпис працівника банку" відображається дата (число, місяць і рік), починаючи з якої використовується тимчасова картка із зразками підписів і відбитка печатки, а також проставляється підпис працівника банку, вносившего відомості.
У графі «Зразок підпису» особи, наділені правом першого або другого підпису документів, проставляють напроти свого прізвища і посади власноручний підпис.
До тимчасової картку зі зразками підписів і відбитка печатки власника рахунку - юридичної особи включаються підписи посадових осіб, які мають повноваження тимчасово розпоряджатися грошовими коштами на банківському рахунку.
Слід враховувати, що включення факсимільних підписів осіб, які мають право першого та (або) другого підпису, в картку із зразками підписів і відбитка печатки не допускається.
У графі «Номер (а) банківського (лицьового) рахунку» вказуються номера банківських (лицьових) рахунків, розпоряджатися якими мають право особи, чиї підписи вказані в даній картці із зразками підписів і відбитка печатки.
У графі «Зразок відбитку печатки» власники рахунків проставляють зразок відбитка печатки.
Не допускається включення до картки із зразками підписів і відбитка печатки зразків відбитка печаток власника рахунку, призначених для спеціальних цілей, наприклад, «Для пакетів», «Для перепусток» і т.д.
У разі надання права розпоряджатися банківським рахунком посадовим особам відокремленого підрозділу юридичної особи в картку із зразками підписів і відбитка печатки може бути включений відбиток печатки відокремленого підрозділу із зазначенням повного найменування юридичної особи та цього відокремленого підрозділу.
Наприклад, п.48 Правил № 72 визначено, що суб'єкт валютних операцій - нерезидент (крім банку-нерезидента) відкриває в банку в білоруських рублях:
- поточний (розрахунковий) рахунок типу «Т»;
- рахунок типу «С».
Як видів банківських рахунків відповідно до положень вищезгаданого листа випливає вказувати найменування рахунків, перераховані в п.1 Інструкції № 127. Тим же п.1 Інструкції № 127 визначено, що ця Інструкція встановлює єдиний порядок відкриття і закриття в Республіці Білорусь банками Республіки Білорусь , небанківськими кредитно-фінансовими організаціями Республіки Білорусь, Нацбанком РБ поточних (розрахункових) рахунків, включаючи субрахунка і спеціальні рахунки, відкриті відповідно до законодавства, благодійних, тимчасових, кореспондентських, карт-рахунків, рахунків для розміщення вкладів (депозитів).
Тимчасова картка підписується на лицьовій стороні керівником і (або) головним бухгалтером власника рахунку, скріплюється відбитком печатки власника рахунку (при наявності) та додаткового оформлення не потребує.
Додаткові екземпляри (копії), електронні копії тимчасових карток зі зразками підписів і відбитка печатки виготовляються банком в порядку, передбаченому для звичайних карток і розглянутому вище.
Для наочності наведемо приклад заповненої тимчасової картки:
Власник рахунку Виробниче приватне унітарне підприємство «Німан»
(Повне найменування (прізвище, ім'я, по батькові) власника рахунку)
(Місце знаходження (місце проживання) власника рахунку)
Банк ВАТ «Зеніт», код 801
(Місце знаходження банку)
Замість тимчасової картки із зразками підписів і відбитка печатки власники рахунків можуть подати до банку довіреність, видану особі, яка має право першого та (або) другого підпису документів для проведення розрахунків у безготівковій або готівковій формі, що містить зразок його підпису. Використання зазначених доручень при проведенні операцій по банківському рахунку здійснюється за заявою власника рахунку. При цьому термін використання даної довіреності вказується в заяві власника рахунку і не може перевищувати двох місяців з моменту надходження заяви в банк.
При проведенні розрахунків з використанням документів в електронному вигляді власник рахунку має право представляти інформацію за підписом керівника власника рахунку, що містить відомості про електронні цифрові підписи осіб, уповноважених розпоряджатися банківським рахунком, або інших засобах, які підтверджують достовірність і цілісність електронних документів.
Лариса Голуб, кандидат економічних наук