У разі виникнення спірних моментів, інформація, що міститься в листі, може розглядатися в судових та арбітражних органах як доказ. Тому важливо, щоб лист було оформлено відповідно до норм Республіки Казахстан
Ділове листування грає помітну роль в діяльності юридичних осіб. Вона може містити в собі повідомлення, угоди, нагадування, запрошення, повідомлення, підтвердження, повідомлення та багато іншого. Так само як і будь-який інший вид комунікації, ділове листування використовується для обміну інформацією між організаціями, структурними підрозділами однієї організації. У разі виникнення спірних моментів, інформація, що міститься в тексті листа, може розглядатися в судових та арбітражних органах як доказ. Тому дуже важливо, щоб кожен лист було оформлено у відповідності до діючих норм Республіки Казахстан.
Для ділового листування використовується природно офіційно-діловий стиль, який характеризується стислістю і ясністю викладу суті питання, стандартизовані використовуваних фраз, відповідністю нормам етикету.
НА ЗАМЕТКУОфіціальное лист є єдиним документом, на якому не ставиться назва його виду. Всі інші документи мають назви, наприклад «Наказ», «Акт», «Протокол», «Доповідна записка» і т. Д.
Виконання встановлених вимог забезпечує:
- юридичну силу листи;
- скорочення трудовитрат на складання та оформлення листів;
- прискорення і спрощення процесів управлінської праці, знаходження потрібного листа і т. д.
На замітку Слід мати на увазі, що не всі пов'язані з листуванням документи підлягають реєстрації в документаційною службі організації (додаток 1).
Бланк ділового листа
Як правило, ділові листи складаються на бланках організації.
Застосування бланків значно прискорює процес створення документа (за рахунок наявності постійної інформації), скорочує трудовитрати на складання, спрощує сприйняття інформації і підвищує культуру управлінської праці.
Бланк надає інформації офіційного характеру.
Для виготовлення бланків використовують папір формату А4 (210 х 297 мм) і А5 (210 х 148 мм). Застосування того чи іншого формату визначається обсягом підготовлюваного документа. Менший формат призначений для документів, текст яких має невеликий обсяг (до семи рядків); використовувати для таких документів формат А4 нераціонально.
Бланки документів виготовляються на стандартних аркушах паперу форматів А4 або А5. Кожен лист документа, оформлений як на бланку, так і без нього, повинен мати поля не менше:
20 мм - ліве;
10 мм - праве;
10 мм - верхнє;
10 мм - нижнє.
При двосторонньому друкуванні або копіюванні зворотний бік аркуша документа має відповідні розміри полів не менше:
10 мм - ліве;
20 мм - праве;
10 мм - верхнє;
10 мм - нижнє.
Згідно з Типовими правилами документування, листи організації готуються на бланку, як:
- відповіді про виконання доручень вищестоящих організацій;
- відповіді на запити різних організацій і приватних осіб;
- ініціативні листи;
- супровідні листи до різних документів.
Можна виготовляти бланки друкарським способом, за допомогою засобів оперативної поліграфії або обчислювальної техніки безпосередньо при виготовленні конкретного документа. Виняток становлять бланки організацій із зображенням Державного герба Республіки Казахстан.
Друкарські бланки більш надійні в якості захисту від підробок.
Роздруківка бланків з комп'ютера економічна для невеликих організацій, але чревата незахищеністю від підробок. Для захисту бланків від недобросовісного використання деякі організації замовляють в друкарнях нумеровані бланки і ведуть облік їх витрачання.
При складанні ділового листа необхідно дотримуватися порядку оформлення реквізитів документа, встановлений Типовими правилами документування.
1) прізвище, ім'я, по батькові фізичної особи, або найменування юридичної особи;
2) назва вулиці, мікрорайону, номер будинку, номер квартири;
3) назва населеного пункту (міста, селища, аулу і села);
4) назва району;
5) назва області;
6) назва країни (для міжнародних відправлень);
7) поштовий індекс.
Тасбулатову А. О.
ІП «Lex Consulting»
вул. Шевченко, д. 63, кв. 1
Mr. Luis Serrano Correcher
34 Calle Alcala 6a pl.
(Servicio de prenca)
MADRID 28071
ESPANA
Також слід зазначити, що в різних країнах поштові індекси мають різні формати, в одних вони складаються тільки з цифр (наприклад, в Росії - з шести, в США - з п'яти), а в інших - з поєднань літер і цифр (наприклад, в Великобританії - London WC1X 9NX).
Мова і стиль офіційних листів
Бажано, щоб діловий лист займало не більше однієї сторінки, складено з одного питання або, якщо розглядаються кілька питань, не містило тематично різнорідну і логічно не пов'язану інформацію.
Термін зберігання листування
У більшості випадків, ділові листи мають термін зберігання 5 років.
Приблизний перелік документів (листів), що не підлягають реєстрації
в документаційною службі організації