У наш час необхідність документування процедур управління рідко ставиться під сумнів. Питання, якщо і виникають, то з приводу того, яким чином і в якій послідовності створювати задокументовані методики. Підприємства, що створюють системи менеджменту якості відповідно до вимог стандарту ISO 9001, зазвичай описують ключові процеси, передбачені цим стандартом. Але є й інший шлях формування всеосяжної документованої підтримки системи управління організацією. Особливості створення нормативних документів в цій статті розглядаються на досвіді Групи компаній Статус (Тюмень).
Відсутність єдиної, зрозумілої всім підприємствам, термінології і позначень. Різні підходи до складання організаційної структури підприємства. Відсутність на підприємствах чіткої функціональної структури. Відсутність прозорості в управлінні, неузгодженість управлінських рішень
Розробка:- стандарту про організаційну структуру ГК і стандартів на підприємствах;
- словника термінів і скорочень.
Оптимізація організаційних структур підприємств і розробка функціональних структур
Прозорість організаційної структури кожного з підприємств для всіх керівних співробітників ГК. Чітке розмежування повноважень і відповідальності на підприємствах. Підвищення ефективності управління. Забезпечення узгодженості дій при прийнятті управлінських рішень
Відсутність єдиної системи планування, бюджетування, документообігу. Порушення при веденні діловодства, втрати документів і інформації. Відсутність навичок планування діяльності у багатьох співробітників, в тому числі керівних. Відсутність системи планування витрат і доходів на деяких підприємствах ГК. Неефективне використання фінансових ресурсів. Тривалі терміни реалізації прийнятих рішень через відсутність планування
Розробка:- стандарту про якісне розгортанні планів;
- стандарту про бюджетний управлінні;
- стандарту про документообіг;
- стандарту про нормативні документи підприємства.
Навчання керівників основам планування і бюджетування Підвищення якості управлінських рішень. Скорочення термінів реалізації заходів, забезпечення запланованих заходів необхідними ресурсами. Поява можливості для відтворення основних фондів за рахунок ефективного планування ресурсів на всіх рівнях. Прозорість і ефективність системи документообігу. Створення умов для розробки нормативних документів функціональними керівниками
Відсутність регламентованих процедур фінансового управління та управління персоналом. Різні практики виконання процедур на різних підприємствах. Відсутність системи моніторингу ефективності нормативної бази підприємств. Відсутність системи обміну досвідом по функціональних напрямках між підприємствами ДК
Розробка нормативних документів з фінансового управління та управління персоналом. Введення в практику внутрішнього аудиту якості. Організація роботи гуртків якості за напрямками Підвищення ефективності фінансового управління, оперативність управлінського обліку і звітності, зниження фінансових ризиків і поліпшення показників оборотності, скорочення дебіторської та кредиторської заборгованостей.
Підвищення ефективності відбору персоналу. Створення умов для розвитку персоналу, обміну досвідом, формування кадрового резерву та кар'єрного зростання. Забезпечення суворого дотримання законодавства про працю
Відсутність регламентованих процедур основних і забезпечуючих процесів і деяких міжфункціональних процесів. Необхідність розробки Керівництва з управління та узагальнення всієї нормативної бази ГК
Очікується поліпшення показників ефективності бізнес-процесів, підвищення ефективності міжфункціональних взаємодій, підвищення задоволеності зовнішніх і внутрішніх споживачів
Оскільки на момент об'єднання в ГК на наших підприємствах не було чіткої, створеної за єдиними принципами, організаційної структури, а також у зв'язку з поставленим завданням побудови єдиного громадянства в ГК, першим нормативним документом, виданим з ГК і введеним в дію наказом КК, став стандарт про організаційну структуру підприємства. У ньому були закріплені затверджені радою директорів УК принципи управління підприємствами ДК, принципи вертикальних і горизонтальних взаємин в межах ГК, введена єдина система позначень структурних одиниць, типова функціональна структура, а також вимоги щодо розробки стандартів про організаційну структуру на наших підприємствах. Крім того, для створення єдиної термінології був розроблений Словник термінів і скорочень ГК Статус.
Наступним етапом побудови єдиної системи управління на підприємствах ДК стала розробка єдиної системи планування, бюджетування, а також документообігу. Потім поступово з'являлися нові нормативні документи, які закріплювали найбільш оптимальні методи роботи в різних напрямках системи управління. За два роки формування системи нормативних документів було розроблено близько 20 стандартів підприємства, а також близько 30 пов'язаних з ними нормативних документів (робочих інструкцій, положень). Всі ці документи описують управлінські процеси підприємств ГК, в тому числі закріплюють методику впроваджених на наших підприємствах управлінських технологій, а також регламентують міжфункціональні процеси взаємодії в рамках ГК. Основні типи нормативних документів, які розробляються в нашій компанії, представлені в табл. 2. Всі нормативні документи ЦК Статус положення, робочі інструкції, стандарти віднесені до стандартів організації (відповідно до ФЗ Про технічне регулювання).
На кого поширюються вимоги
На що поширюються вимоги
Робоча інструкція (РІ)
В області управління персоналом була розроблена комплексна система мотивації співробітників (матеріальної і нематеріальної), регламентовані процеси відбору та найму працівників, система посадових інструкцій і положень про підрозділи підприємства, робота з кадровим резервом, а також процедури кадрового діловодства.
В області фінансового управління сформована система бюджетного управління, бізнес-планування, контролінгу, корпоративного фінансування, податкового планування, впроваджені збалансована система показників для оцінки реалізації стратегії підприємств ГК і система управління дебіторською та кредиторською заборгованостями.
Розробка нормативних документів системи управління за різними напрямками доручена не одному підрозділу, а входить в обов'язки керівних співробітників наших підприємств. Оскільки однією з корпоративних цінностей ГК є теза: Послідовно і наполегливо покращуйте свою діяльність. обов'язком менеджерів є не тільки організація поточної роботи підрозділів, що знаходяться в їхньому віданні, а постійне поліпшення діяльності підрозділів і процесів, за які вони відповідають. У зв'язку з цим, створення нормативних документів ініціюється і відбувається саме в підрозділах. Для розробки деяких документів, що регламентують міжфункціональні процеси, можуть також створюватися тимчасові робочі групи. При розробці нормативних документів відділ УКМ виконує координаційну та конт ролірующую роль. Так, з директором УКМ узгоджується доцільність розробки нормативного документа (або необхідність його актуалізації, внесення змін), а також тип нормативного документа і його місце в загальній системі нормативних документів підприємства. Потім, коли документ розроблений, в УКМ здійснюється перевірка проекту даного документа і визначається перелік необхідних погоджень з підрозділами підприємства. Розробник документа забезпечує процес погоджень і необхідну доопрацювання документа за рекомендаціями підрозділів, з якими відбувається узгодження, а потім передає доопрацьований документ у УКМ для остаточної перевірки і затвердження керівником підприємства. Опрацьовані процедури розсилки, зберігання та актуалізації нормативних документів, в тому числі на основі результатів внутрішнього аудиту. Процедура управління нормативними документами представлена на схемі.
Перелік і нумерація розділів, а також оформлення нормативних документів в ГК Статус регламентовані стандартом про нормативні документи підприємства. Прийнята в ГК Статус структура нормативних документів наступна:
- титульна сторінка;
- основні розділи:
1. Загальні положення:
1.1. Призначення документа.
1.2. Сфера застосування і термін дії.
2. Термінологія та прийняті скорочення.
3. Порядок виконання (основна методико-нормативна частина документа).
4. Перелік супутніх документів (документи, на які є посилання в тексті нормативного документа).
5. Перелік додатків; - додатки (при наявності).
У колонтитулах нормативного документа (в табличній формі) вказується його назва, номер версії, дата видання та код підрозділу-розробника. На титульному аркуші, крім назви документа і грифа обмеження доступу до документа керівником підприємства, містяться дані про розробника, узгодженнях і перевірці документа, підписи і дати відповідних співробітників. При виданні нової версії документ супроводжується пояснювальною запискою про суть внесених змін для зручності ознайомлення виконавців.
У додатках нормативного документа обов'язково наводяться графічне зображення описуваних в документі процедур (зазвичай у вигляді блок-схем і алгоритмів), шаблони документів, заповнення яких передбачається при виконанні даного процесу, а також інші малюнки, діаграми і схеми, які полегшують розуміння текстової частини документа і роблять регламентований процес наочним.
При розробці нормативних документів в ГК Статус для забезпечення орієнтації на споживача (т. Е. На співробітників, на яких поширюються вимоги даного документа) іспользуютсяпрінціпи:
- однозначності (вимоги нормативного документа не повинні допускати подвійного тлумачення);
- лаконічності (прагнення до стислості документа); Ухвалення рішення керівництвом підприємства про необхідність нового нормативного документа (внесення змін до документа);
- ясності (всі значущі вимоги до виконання процесів повинні мати необхідні пояснення в тексті нормативного документа);
- простоти (чим простіше формулювання нормативного документа, тим краще);
- наочності (використання схем, малюнків, таблиць і т. п.).
З основнихсложностей і помилок. з якими нам довелося зіткнутися при розробці нормативних документів, можна виділити наступні.
- Спочатку, через відсутність досвіду по створенню внутрішніх нормативних документів, створювалися документи, що мали складні для розуміння формулювання, в повному обсязі розкривали необхідні процедури, або нечітко структуровані. Введення внутрішнього аудиту якості допомогло отримати інформацію про якість нормативних документів і забезпечити необхідне вдосконалення н рматівних документів.
- Поки структура системи нормативних документів перебувала в стадії становлення, важко було визначити місце кожного нового документа в цій системі, в результаті чого тип докумен а найчастіше визначався невірно.
- Виникали складнощі у визначенні оптимальної системи нумерації і обліку нормативних документів, внаслідок чого іноді порушувалася послідовність нумерації.
- Часто документи створювалися для опису ще не усталених процесів. В результаті вони діяли лише на папері. оскільки підприємства ще не готові були по ним працювати, або вони закреп лялі неоптимальний варіант роботи по процесу.
- Не відразу вдалося вибудувати процес розробки нормативних документів по командним принципом і налагодити процедуру узгодження. В результаті деякі документи спочатку спускалися зверху. а потім їх доводилося допрацьовувати.
- Система ознайомлення виконавців з документами потребує доопрацювання, оскільки, як показує практика, тільки видача робочих копій виявляється недостатньою. Потрібно додаткове інформаційне забезпечення при виданні нових нормативних документів і роз'яснювальна робота.
Ключовими факторами успіху. які нам супроводжували при розробці нормативних документів, були наступні.
відгуків на цю статтю: 2