ДОКУМЕНТИ З ОСОБОВОГО СКЛАДУ
Особиста справа являє собою систематизований комплекс необхідних персональних і вихідних облікових документів, що характеризують трудову діяльність працівника на різних посадах в даній організації або на керівних посадах в певній галузі господарства.
Технологічний ланцюжок процесу формування особової справи включає в себе:
- внесення до опису (журнал) інвентарного обліку особистих справ записи про заклад нового особової справи;
- підготовку обкладинки особової справи: оформлення обкладинки відповідно до стандарту; вказівка облікового номера особової справи і дати його закладу; позначення номера особової справи на корінці папки;
- підшивку в папку чистих аркушів внутрішнього опису документів особової справи, заповнення та приміщення в конверт на зворотному боці обкладинки контрольної картки видачі особової справи;
- отримання співробітником кадрової служби від керівника цієї служби початкового комплекту документів для включення до особової справи;
- систематизацію отриманих документів, внесення у внутрішній опис документів відомостей про які розміщені в особову справу документах;
- валову нумерацію аркушів документів та позначення листів розташування документів у внутрішній опису;
- підшивку документів в папку особової справи в послідовності номерів аркушів; перевірку правильності нумерації аркушів;
- приміщення особової справи в закривається шафа для зберігання;
- доповнення, у міру отримання документів, особової справи;
- систематизацію документів, що підлягають включенню в кожне особиста справа, відповідно до необхідної послідовністю їх розташування у справі;
- внесення чергових записів у внутрішній опис документів особової справи; підшивку документів до особової справи, перевірку правильності нумерації аркушів;
- ведення особистого справи: внесення необхідних записів і позначок про перевірку наявності документів особової справи в доповнення до особового листка по обліку кадрів;
- видачу особової справи керівництву організації і кадрової служби під розпис в контрольній картці справи; при поверненні справи - перевірку наявності та цілісності документів;
- ознайомлення в приміщенні кадрової служби працівників організації з документами їх особистих справ відповідно до діючої системою доступу до особових справ;
- внесення відмітки про ознайомлення на додаток до особової справи з обліку кадрів; завірення позначки розписами співробітника, відповідального за ведення особистих справ, і ознайомився з особистою справою;
- закриття особової справи: перевірку наявності всіх документів особової справи, оформлення листа-завірителя в кінці справи і внесення підсумкової записи у внутрішній опис документів справи, брошурування комплекту документів, оформлення обкладинки особової справи відповідно до вимог архівної служби;
- здачу особової справи в архів організації під розпис керівника архіву в здавальної опису і (або) журналі інвентарного обліку особистих справ;
- реєстрацію особової справи в опису особистих справ архіву; проставлення номера опису і номера одиниці зберігання на обкладинці особової справи;
- внесення архівного номера особової справи в журнал інвентарного обліку особистих справ кадрової служби.
Спочатку особиста справа включає в себе документи, що супроводжували процедуру прийому громадянина на цю посаду, і заводиться воно після видання наказу про зарахування на роботу.
До особової справи працівника, що заміщує державну посаду Російської Федерації чи державну посаду федеральної державної служби, долучаються додатково:
- заяву про згоду на заміщення державної посади або про надходження на федеральну державну службу;
- копія трудової книжки або документа, що підтверджує проходження військової чи іншої служби;
- відомості про доходи особи і про майно, що належить йому на праві власності;
- документи і довідки про результати перевірки достовірності і повноти відомостей, наданих громадянином при призначенні на посаду, і інші документи.
Документи в особовій справі розташовуються в певній послідовності. Для зручності ведення особової справи та довідкової роботи починаючи зверху поміщаються:
- внутрішній опис документів, наявних в особовій справі;
- трудовий договір (контракт);
- доповнення до особового листу (анкеті) з обліку кадрів;
- особистий листок (анкета) з обліку кадрів;
- біографічна довідка, довідка-об'єктивка;
- напрямок або подання до призначення на посаду, обґрунтування до призначення;
- лист вищого органу управління про згоду на призначення на посаді;
- рішення (або виписка з протоколу) конкурсної комісії або колегіального органу про призначення на посаду, при необхідності - копія рішення профспілкового органу;
- заяву про прийомі не роботу;
- характеристики, рекомендаційні листи, резюме, медична довідка;
- копії дипломів про освіту і присудження наукових ступенів, атестатів про присвоєння вчених і почесних звань, документів про нагородження, різних свідоцтв та інших документів, що підтверджують ті чи інші персональні дані;
- список наукових праць і винаходів;
- копія наказу (або витяг з наказу) про призначення на посаду;
- копії інших наказів (при необхідності).
До особової справи на розсуд працівника кадрової служби можуть не включати документи тимчасового терміну зберігання - довідки з місця проживання, довідки про стан здоров'я і т. Д. А також дублетні екземпляри документів, якщо в них не містяться персонально цінні послід. Зазначені документи можуть формуватися в справи тимчасового терміну зберігання.
Оперативне зберігання особистих справ
Особові справи слід враховувати і реєструвати в книзі (журналі) обліку особистих справ. У журналі графи: номер справи, прізвище та ініціали працівника, дата постановки справи на облік і дата зняття з обліку, розпис працівника, відповідального за ведення особистих справ. У номенклатурі справ кадрової служби особисті справи вписуються одним рядком "особисті справи співробітників".
Особові справи зберігаються в кадровій службі і ведуться працівником цієї служби, призначеним наказом керівника організації відповідальним за цю роботу. Особові справи співробітників, що займають номенклатурні посади, зберігаються в управлінні кадрів вищої організації.
Доступ до особових справ регламентується керівником організації відповідно до загального порядку доступу до конфіденційних документів і персональних даних.
Особиста справа формулюється в картонній обкладинці (папці-реєстратора), на якій повинен бути позначений присвоєний їй номер за журналом обліку особистих справ. Обкладинки особистих справ мають порядкову нумерацію, відповідну загальної кількості справ. Обкладинки використовуються для зберігання поміщеного в неї особової справи тільки працюючого співробітника.
При звільненні працівника його особиста справа вилучають із папки, оформляється відповідно до вимог архівної служби і здається в архів організації. Звільнена обкладинка може бути використана при формуванні нового особової справи під тим же номером.
У відділі кадрів особисті справи зберігаються в послідовності номерів, в архіві - за алфавітом прізвищ працювали. Для швидкого пошуку справ служить алфавітна картка або покажчик. У невеликих організаціях справи розташовуються в шафі в порядку алфавіту. Особові справи зберігаються окремо від трудових книжок.
Щорічно спеціально призначається комісія повинна проводити перевірку наявності та стану особових справ. Факт перевірки фіксується в кожному особовій справі. При виявленні втрати особової справи або його псування складається акт і проводиться службове розслідування.
Правильне формування і зберігання особистих справ співробітників організації дає можливість забезпечити повну конфіденційність знаходяться в особистих справах документів, виключити несанкціонований доступ до особових справ сторонніх осіб. При правильному веденні особистих справ значно полегшуються робота зі справами і своєчасне внесення до них необхідних додаткових документів і відомостей.
Захист персональних даних в кадровій службі
При роботі з документами, справами і базами даних кадрової служби повинні дотримуватися такі основоположні принципи захисту персональних даних:
- особистої відповідальності керівництва організації і працівників кадрової служби за схоронність і конфіденційність персональних даних, а також носіїв цієї інформації;
- розбиття (дроблення) знання персональних даних між різними керівниками організації та працівниками кадрової служби;
- наявності чіткої дозвільної (розмежувальної) системи доступу керівників всіх рівнів і працівників до документів, що містять персональні дані;
- проведення регулярних перевірок наявності традиційних та електронних документів, справ і баз в кадровій службі і кадрових документів в підрозділах організації.
Порядок роботи з кадровою документацією повинен в повному обсязі відповідати вимогам поводження з конфіденційними документами і персональними даними.
Головним моментом в захист персональних даних є чітка регламентація функцій працівників кадрової служби і відповідно до цього регламентація приналежності працівникам функціональних комплексів документів, справ, карток, журналів персонального обліку і баз даних. Будь-які сторонні особи не повинні знати робочі процеси, технологію складання, оформлення, ведення і зберігання документів, справ і робочих матеріалів в кадровій службі, особливо це стосується бланків і документів суворої звітності.
Під сторонньою особою розуміються не тільки зловмисники або їх спільники, але і співробітники організації, функціональні обов'язки яких не пов'язані з роботою кадрової служби. Однак кожен працівник повинен бути письмово поінформований про передбачувані факти використання його персональних даних при документуванні функцій кадрової служби, ведення звітної і звітно-довідкової роботи служби. Працівник має право не дозволити використовувати свої персональні дані.
Для реалізації положення про особисту відповідальність працівників кадрової служби за довірені їм персональні дані і документи керівником організації повинен бути виданий наказ про закріплення за кожними працівниками цієї служби певних масивів документів, необхідних їм для інформаційного забезпечення функцій, зазначених в посадових інструкціях, затверджена схема доступу працівників служби і керівного складу організації, структурних підрозділів до кадрових документів, встановлені форми відповідальності перерахованих дол ностних осіб і працівників за збереження і конфіденційність персональних даних.
Не допускається, щоб працівник кадрової служби міг знайомитися з будь-якими збереженими документами і матеріалами служби. Доцільно, щоб окремі працівники закріплювалися за посадовими групами персоналу організації і виконували весь обсяг функцій від підбору персоналу до зберігання документації.
У разі необхідності перерозподілу обов'язків серед працівників служби (наприклад, при хворобі одного з них, звільнення) має бути видано відповідне розпорядження керівника служби, в якому регламентуються характер змін, їх термін і доповнення в систему доступу до документів, справ і базам даних.
При роботі з кадровою документацією слід перш за все дотримуватися такі специфічні особливості її обробки і зберігання.
Матеріали, пов'язані з анкетуванням, тестуванням, проведенням співбесід з кандидатами на посаду, доцільно поміщати не в особову справу співробітника, а в спеціальне справа, що має гриф "Строго конфіденційно". Пояснюється це тим, що подібні матеріали розкривають особисті та моральні якості співробітника і можуть при розголошенні містяться в них відомостей стати корисними зловмисникові. Матеріали з результатами тестування працюючих співробітників, матеріали їх атестацій формуються в самостійну справу, також має гриф суворої конфіденційності.
Особлива увага звертається на збереження документів особових справ працівників. Операції з оформлення, формування, ведення, закриття та зберігання особистих справ повинні виконуватися одним працівником кадрової служби, який несе особисту відповідальність за збереження документів в справах і регламентований доступ до справ інших працівників.
У разі має право надавати вилучення з особової справи документа в описі справи проводиться запис із зазначенням підстави для подібної дії і нового місцезнаходження документа. З документа, що підлягає вилученню, знімається копія, яка підшивається на місце вилученого документа. Відмітка в описі і копія завіряються розписом керівника і працівника кадрової служби. Заміна документів в особовій справі ким то не було забороняється. Нові, виправлені документи поміщаються разом з раніше включеними в справу.
Наказом керівника організації повинен бути встановлений порядок ознайомлення або видачі керівному складу організації особистих справ підлеглих працівників. Як правило, ознайомитися з особистими справами можуть: керівник організації - з усіма особистими справами, його заступники - з особистими справами своїх підшефних ними підрозділів, керівники структурних підрозділів - з особистими справами співробітників підрозділу.
Видача особових справ на робочі місця керівників, як правило, не допускається. Особові справи можуть видаватися на робочі місця тільки першого керівника, його заступника по кадрах і у виняткових випадках за письмовим дозволом конкретного керівника структурного підрозділу. Справи видаються (в тому числі керівнику кадрової служби або при наявності його письмового дозволу - працівникові служби) під позначку в контрольній картці. В кінці робочого дня всі справи повинні бути повернуті відповідальному за їх зберігання співробітнику кадрової служби.
Керівники структурних підрозділів організації з дозволу керівника кадрової служби можуть ознайомитися з особистими справами (або при відсутності особистих справ - з картками форми Т-2) тільки безпосередньо підпорядкованих їм співробітників; до довідково-інформаційного банку даних та іншої документації кадрової служби вони не допускаються. Ознайомлення зі справами повинно здійснюватися в приміщенні служби під наглядом працівника, відповідального за збереження та ведення особистих справ. Факт ознайомлення фіксується у контрольній картці особової справи.
Працівник організації має право знайомитися тільки з своєю особистою справою, трудовою книжкою, обліковими картками, що відображають його персональні дані. Він має право вимагати внесення змін і доповнень в свої анкетному-біографічні та інші дані, підтверджені документами. Факт ознайомлення працівника з особистою справою також фіксується у контрольній картці.