Для каси виділяють спеціальне приміщення і сейфи, які після закінчення роботи касир закриває ключем. Ключі від сейфів і друк зберігаються у касира, а дублікати ключів в опечатаних касиром пакетах - у керівника підприємства. Не рідше одного разу на квартал проводиться їх перевірка комісією, яка призначається керівником, результати якої фіксують в акті. При втраті ключів керівник інформує про подію органи внутрішніх справ. Не дозволяється зберігати в касі готівку та інші цінності, які не належать підприємству, і входити в приміщення каси особам, які не мають відношення до її роботи.
Документальне оформлення надходження готівки.
Готівкові гроші надходять в касу підприємства з розрахункового рахунку в банку, від покупців, замовників та ін. Надходження грошей в касу оформляють:
прибутковий касовий ордер ф. КО-1 - який виписує працівник бухгалтерії, підписує головний бухгалтер або особа, на це уповноважена наказом (розпорядженням) керівника підприємства (Додаток 1). До прибуткового ордеру виписується квитанція (Додаток 2), яка вручається особі, яка внесла гроші, або приколюється до виписки банку (при надходженні готівки з банку). До передачі в касу прибутковий ордер обов'язково реєструють в журналі реєстрації прибуткових і видаткових документів (Додаток 4).
Чинним правилом заборонено видавати прибуткові касові ордери на руки особам, які вносять гроші. Прибутковий касовий ордер передають для виконання безпосередньо в касу, де касир перевіряє правильність його оформлення, наявність і справжність підпису головного бухгалтера, приймає гроші, підписує прибутковий ордер і квитанцію. Гроші за касовими ордерами приймають тільки в день їх складання.
При прийманні готівки касири повинні керуватися документом "Ознаки і правила визначення платоспроможності банківських квитків (банкнот) та монет банку Росії". Цим документом визначено: ознаки платоспроможності, допустимі пошкодження платоспроможних банкнот, порядок обміну банкнот і монет, порядок експертизи грошових знаків.
Документальне оформлення видачі готівки.
Готівкові гроші видають з каси на підставі видаткових касових ордерів ф. КО-2 (Додаток 3) або інших документів (платіжних відомостей, заяв на видачу грошей, рахунків), на яких ставлять спеціальний штамп, який заміняє видатковий касовий ордер. Всі документи на видачу грошей мають бути підписані керівником підприємства та головним бухгалтером або уповноваженими ними особами. Якщо на документах, що додаються до видаткового касового ордера, є дозвільний напис керівника, то його підпис на ордері є необов'язковим. Видатковий касовий ордер складають в бухгалтерії, реєструють в журналі реєстрації прибуткових і видаткових касових ордерів (Додаток 4) і передають касиру для виконання. Видача видаткових касових ордерів на руки особам, які отримують гроші, не допускається. При видачі грошей окремій особі касир вимагає пред'явлення паспорта або іншого документа, що посвідчує особу; записує в видатковий касовий ордер найменування і номер документа, ким і коли він виданий і відбирає розписку одержувача. Пред'явлення документів, що засвідчують особу, обов'язково і при отриманні грошей за одним платіжним документом, виписаним на кілька осіб. Особам, які не перебувають в обліковому складі підприємства, гроші видають тільки за видатковими касовими ордерами, що виписуються на кожну особу, або за окремою відомістю на підставі укладених договорів.
Гроші з каси можуть бути видані тільки особі, зазначеній у видатковому касовому ордері або його замінює (відомості та інших.). При видачі грошей за дорученням в ордері вказують прізвище, ім'я та по батькові одержувача та особи, якій довірено отримання грошей, а у відомості перед розпискою одержувача касир робить напис "За дорученням". Відповідним чином оформлена довіреність залишається у касира, він докладає її до видаткового касового ордера або відомості.
Касові операції фіксуються в Головній книзі за рахунком 50 «Каса» (Додаток 5).
Вимоги, що пред'являються до оформлення касових ордерів.
Касові ордери повинні бути чітко заповнені за всіма реквізитами. У них зазначається підстава для їх складання і перелічуються документи, які до них додаються. Прибуткові та видаткові касові ордери або замінюючі їх документи негайно після одержання або видачі грошей підписує касир, а додані до них документи погашаються штампом або написом "Оплачено" - з обов'язковим зазначенням дати (числа, місяця, року), щоб виключити можливість їх повторного використання.
Чинними правилами будь-які виправлення, хоча б і обумовлені, в касових ордерах заборонені. Якщо при заповненні касового ордера припустилися помилки, то його оформляють заново.
Відповідальність за недотримання порядку ведення касових операцій.
До підприємств, що не дотримуються порядок ведення касових операцій та роботи з готівкою, застосовуються заходи відповідальності, передбачені чинним законодавством РФ.
наруеніе порядку роботи з готівкою і порядку ведення касових операцій, що виразилося в здійсненні розрахунків з готівкою з іншими організаціями понад установлені розміри, неоприбуткування (неповне оприбуткування) в касу готівки, за недотримання порядку зберігання вільних грошових коштів, а також за накопичення в касах готівкових коштів понад встановлені ліміти - тягне за собою накладення адміністративного штрафу на посадових осіб в розмірі від 40 до 50 мінімальних розмірів оплати праці (МРОТ), а юридичних осіб - від 400 до 500 МРОТ.
Аналітичний облік касових операцій.
Відразу ж після отримання або видачі грошей по кожному ордеру або замінює його документа касир робить записи в касовій книзі ф. КО-4 (Додаток 6). яка призначена для обліку руху готівки. Підприємство веде тільки одну касову книгу. Вона повинна бути пронумерована, прошнурована і опечатана сургучною або мастичної печаткою. На останній сторінці касової книги вказують кількість пронумерованих сторінок, заверяемое підписами керівника підприємства і головного бухгалтера (Додаток 6). Записи в касовій книзі роблять у двох примірниках через копіювальний папір. Щодня в кінці робочого дня касир підбиває підсумки (обертів) операцій за день, виводить залишок грошей в касі на наступне число і суму за платіжними відомостями на оплату праці, що не списану у розхід. Другий відривний лист (звіт касира - копія записів в касовій книзі за день) з прибутковими та видатковими документами касир передає в бухгалтерію під розписку в касовій книзі.