Деякі підприємства (особливо малого бізнесу) будують свою роботу на повній довірі до підприємства партнеру.
У їхній практиці ведення фінансової документації відсутній такий важливий і необхідний документ, як акт звірки взаєморозрахунків.
Тим самим вони позбавляють себе необхідною аргументації при вирішенні спірних питань, пов'язаних із заборгованістю, недопоставками і т.д.
Що таке акт звірки
Акт звірки взаєморозрахунків - це спеціальний документ, за допомогою якого партнери по бізнесу (постачальники і покупці) вносять уточнення в разі невідповідності або підтверджують правильність розрахунків за певний часовий проміжок.
Форму для цього документа можуть зробити підприємства-партнери самостійно, так як офіційно затверджених на законодавчій основі бланків не існує. Але є рекомендації, як його скласти.
Кому потрібен цей документ?
Акт звірки взаєморозрахунків може знадобитися в наступних випадках:
- При наданні покупцю товару або послуги відстрочки по внесення обов'язкового платежу;
- При постійній співпраці (партнерство) покупця і постачальника;
- Якщо асортимент товарів включає велику кількість найменувань і постачальниками є різні партнери.
- При високій вартості послуг або товарів;
- При продовженні співпраці або підписання додаткових угод.
Проводити звірку виконання основних домовленостей можна і в односторонньому порядку
Це буде служити страховкою, якщо партнер відмовляється складати акт звірки через те, що йому просто не хочеться зайвий раз копатися в бухгалтерській документації (видаткових накладних, рахунках-фактури, платіжні доручення і т.д.).
Рекомендації з оформлення та заповнення форми
Акти звірки взаєморозрахунків складає і здійснює по ним подальшу перевірку бухгалтер підприємства. Рекомендується оформляти його у вигляді реєстру, в який повинні бути включені всі фінансові операції за конкретний період (наприклад, за квартал).
При великому товарно-грошовому обороті рекомендується проводити звірки не рідше одного разу на місяць.
Форма акту звірки взаєморозрахунків повинна бути оформлена в двох примірниках.
Кожна з них підписується керівником і головним бухгалтером підприємства ініціатора перевірки. Їх підписи завіряються печаткою.
Потім обидва примірника форми відправляються підприємству-партнеру. Їх повинні також підписати директор і бухгалтер цього підприємства, а потім засвідчити свої підписи печатками.
Після цього один примірник акта повертається на підприємство, що ініціює перевірку.
Як провести облік відкладених податкових активів?
Для чого служить номенклатура справ в організації?
За результатами звірки, дані на бланках від обох підприємств повинні збігатися. При їх розбіжності підприємство, на якому вони виявлені, має дати супровідний документ або письмове пояснення в акті про причини розбіжності.
У разі якщо у одного з підприємств є фінансова заборгованість перед іншим, рекомендується вказати термін, в який підписаний примірник акта повинен повернутися на підприємство кредитор. При цьому в акті повинен бути вказаний термін погашення заборгованості.
Підписавши акт, з умовами сплати боргу, боржник погоджується на умови і бере на себе зобов'язання виплатити всі зазначені суми в обумовлений термін.
Акт звірки послужить незаперечним фактом, який доводить вину відповідача перед судом
При недотриманні підписаних домовленостей, постраждале підприємство може звернутися з позовною заявою до суду.
Як проходить звірка взаємних розрахунків
Найчастіше звірка взаєморозрахунків проходить по одній з позицій: відповідного відвантаження або артикулу товару, за одним договором.
Максимальну об'єктивність можна отримати при проведенні звірки за період після чергової поставки або останнього взаємного розрахунку.
Процедура її проведення наступна:
- Підприємства ініціатор перевіряє власну документацію, наприклад, щодо поставки товару за поточний місяць і вироблених грошових розрахунках за нього з постачальником. Всі дані заносяться в акт, засвідчуються відповідними підписами і печаткою підприємства. Потім вони відправляються на підприємство, яке постачає товар.
- Бухгалтер підприємства-постачальника звіряє дані, зазначені в акті зі своїми бухгалтерськими документами. При їх збігу, вони засвідчуються, і один примірник повертається на підприємство, що займає реалізацією товару.
Ініціатором звірки може стати будь-яке підприємство: що поставляє товар чи його реалізує
Як зробити акт звірки в програмі 1С: Бухгалтерія
Акт звірки взаєморозрахунків можна заповнити і в спеціальній комп'ютерній програмі 1С: Бухгалтерія, восьмої версії.
Бухгалтер підприємства-постачальника для цього повинен зайти в меню «Продаж», а підприємства-покупця в меню «Покупка». Якщо вони винесені в командний рядок панелі основних функцій, то знайти їх можна в відповідних закладках.
Далі виконуються наступні дії:
- У закладці «Покупки / продажу» відкриваємо розділ «Розрахунки з контрагентами».
- У нього необхідно додати новий документ: акт звірки взаєморозрахунків. Щоб зробити це, натискаємо на кнопку «Створити».
- Відкриється документ, в якому треба вказати:
- контрагента, розрахунки з яким підлягають звірці,
- валюту, в якій проводилися розрахунки,
- номер договору про постачання / придбання.
- Акт перевірки в програмці 1С: 8,2 містить кілька закладок.
- В першу з них вручну або за допомогою кнопки «Заповнити» вносяться дані про власне підприємство. У цій закладці фінансові суми повинні бути внесені в одну з колонок. Якщо заборгованість є перед власним підприємством, то вона заноситься в колонку «Дебет». Якщо власне підприємство є боржником, то в колонку «Кредит».
- У другій закладці колонки про підприємство-партнері заповнюються в дзеркальному відображенні із заповненням першої закладки.
- Третя закладка містить розрахункові рахунки, з яких вибирається один або кілька рахунків для перевірки.
- У четверту графу включені відомості про осіб які підписують акти звірок. У ній також здійснюється настройка параметрів друку документа.
-
Даний документ не вимагає ніяких проводок
Його необхідно спочатку зберегти, а потім роздрукувати. - Після закінчення звірки, коли акти підписані обома сторонами, на документі можна поставити відповідну галочку про те, що звірка узгоджена. Це означає, що всі наявні в документі відомості захищені і не можуть бути змінені.
Можна спростити і прискорити проведення звірки взаєморозрахунків, якщо підключитися до системи електронного документообігу НВІС. При роботі з нею виконуються наступні операції:
- Підприємство-постачальник ( «Продавець») готує відповідний документ (акт звірки) в програмі 1С: 8,2. Потім завантажує його в систему НВІС. Тепер залишається тільки виконати власне узгодження, поставити цифровий електронний підпис і відправити на узгодження партнеру (контрагенту).
- Підприємство партнер ( «Покупець»), після отримання по електронній пошті актів звірки від контрагента, звіряє його з даними власної бухгалтерії. При повному збігу всіх даних, він ставить на акті власну ЕЦП і пересилає акт «Продавцю». На цьому звірка завершується.
- Якщо виникли розбіжності, то він готує свій варіант акту звірки, до якого внесено уточнення, і процедура повторюється тільки в зворотній хронології.
Акт звірки взаєморозрахунків на електронному носії має таку ж юридичну силу, як і на паперовому
Акт звірки розрахунків може бути використаний для перевірки платежів до податкових органів, пенсійного фонду і т.д. Така перевірка може бути ініційована і самим підприємством-платником податків.
Для її проведення необхідно звернутися з відповідним запитом до податкової інспекції. У ньому вказуються види платежу та період, за який вони були внесені в бюджет, і який підлягає звірці. Акт даного виду звірки оформляється в повній відповідності з вимогами Інструкції № 276 п. 9.4.
Завантажити бланки або приклади оформлення бланків акту звірки ви завжди можете з інтернету. Тут ми пропонуємо вам подивитися зразок акта звірки взаємних розрахунків.
Подивитися бланки акту звірки взаєморозрахунків:
