Чим не повинен займатися фінансовий директор і головбух

ТІЛЬКИ ПРАКТИКА. "СПЕЦІАЛІСТ ПО МСФЗ", ТРАНСФОРМАЦІЯ. СЕРТИФІКАТ СPA.ОЧНИЙ, ДИСТАНЦІЙНИЙ, КОРПОРАТИВНИЙ ФОРМАТ. РЕЄСТРАЦІЯ НА БУДЬ-ЯКИЙ ЗРУЧНИЙ ЧАС.
  • Податкова перевірка - зустрічаємо у всеозброєнні! Покрокова інструкція для перемоги платників податків! (Залік годин ИПБ, м.Санкт-Петербург)

  • Інструкції для бухгалтера

    Тести для бухгалтера

    Взаємодія з IT

    У підпорядкуванні фінансового директора знаходиться IT-відділ, якщо його фахівці обслуговують виключно власні філії. Така організаційна структура знаходиться найчастіше в компаніях, які займаються торгівлею та виробництвом. Якщо IT - базовий бізнес, заснований на наданні інформаційно-технологічних послуг, то передавати контроль над цим відділом фінансовому директору нераціонально.

    В силу специфіки роботи фінансовий відділ періодично замовляє інформаційні системи для ефективної роботи персоналу та функціонування компанії в цілому. Бухоблік, бюджетування, контроль, документообіг та інші операції, що проводяться фінансовим департаментом, ґрунтуються на технічних можливостях спецпрограм. Відповідно до цього керівник фінансової служби приймає рішення про автоматизацію процесів роботи або підвищення якості їх виконання, погоджуючи своє рішення з IT-відділом. Фінансовий директор бере на себе роль оцінювача вигідності від власної розробки до покупки нової системи. Він також виносить певні вимоги до функцій, інтерфейсу і юзабіліті системи, а також тримає під контролем терміни її розробки та / або установку.

    Керівник IT-відділу займається вузькоспеціалізованими питаннями і координуванням роботи своїх підлеглих. В даному випадку він перебуває під адміністративним контролем у фіндіра.

    Поділ IT-відділу і фінансової служби

    Разом з розвитком компанії з'являються нові важливі зони: виробництво, склад, торгівля, управління працівниками, постачання. Відповідно до цього відсоток участі фінансового відділу в інформаційній системі всієї компанії істотно знижується. Фінансовий директор не повинен бути відповідальним за результати роботи тих відділів, адміністративні функції яких він не несе.

    Гарантією ефективного функціонування компанії є дотримання гармонії і балансу у взаєминах між підрозділами. Найчастіше при автоматизації процесів думки відділів з приводу методів досягнення цілей розходяться. Досить гостро постає питання комунікації і взаємодії при вирішенні завдань, які стосуються бізнес-процесів декількох служб.

    У ситуації, коли IT-служба є частиною фінансового відділу, може виникнути спотворення пріоритетів автоматизації. Якщо поточний проект автоматизації великий і зачіпає більшість ділянок, то керівник IT-служби не зобов'язаний бути в підпорядкуванні у функціональних керівників. Саме в такому випадку він залишається максимально об'єктивним, розбираючи спірні ситуації, знаходить рішення, що задовольняють інтереси всіх автоматизуються підрозділів. Такий метод у вирішенні завдання по автоматизації бізнес-процесів компанії є найбільш ефективним.

    Комунікація з відділом персоналу

    Якщо штат компанії однорідний, без великої плинності працівників, а відділ персоналу в більшій мірі веде тільки кадровий облік, то ця служба може перебувати під керівництвом фіндіра.

    Але якщо в організації діє ретельно розроблена мотиваційна система, склад штату різниться за компетенціями та рівню професіоналізму, існує свій корпоративний університет з навчання співробітників, а відбір нових кадрів відбувається за рахунок своїх сил, доцільно буде окремо відокремити цей структурний відділ. В даному випадку фінансовий директор повинен погоджувати рішення, від яких безпосередньо залежать витрати компанії: загальний розмір ФОП і мотиваційних заходів, витрати на навчання, перепідготовку, підбір нових працівників та ін.

    Коли в компанії діє вертикальна організаційна структура управління, а бюджетний процес злагоджено працює зверху вниз, то фінансовий директор зобов'язаний сповістити керівника HR-відділу про розмір статей витрат на штат співробітників на майбутній період. А відділ персоналу повинен вирішити, якими способами вкластися в цей бюджет, скільки співробітників найняти, яку заробітну плату їм призначити, а кого скоротити.

    Фінансовому директору не варто впливати на:

    • способи проведення співбесід з претендентами на вакантну посаду, методи підбору і фінансової мотивації співробітників, крім тих працівників, які відбираються для фінансового відділу;
    • формування корпоративної культури та командного духу, оскільки HR-менеджер застосовує психологічні навички і знання про поведінкових чинниках людей і їх цінності.
    Однак фінансовий директор повинен ефективно організувати комунікацію між фінансовою службою та відділом персоналу:
    • планово-економічний відділ: повинен своєчасно враховувати актуальні звернення відділу персоналу з приводу фактичного фонду оплати праці, розміру відрахувань із зарплати, щоб правильно їх планувати, відповідати за покупку інструментів для підбору персоналу в фінансову службу (CRM-системи, онлайн-тестування компетенцій, корпоративне навчання персоналу і т.д.);
    • бухгалтерія: необхідно консолідувати результати роботи за період і розрахувати розмір премій, надбавок та інших додаткових видів доходів співробітників, а також довести до відома кожного про порядок нарахування і сплати таких доходів.

    Фінансовий директор може брати участь в різних внутрішніх проектах

    Крім автоматизації виконання робочих обов'язків персоналом компанії в компетенцію фінансового директора можуть входити і інші проекти. Для виконання цієї функції доцільно створити окремий підрозділ, який має відповідати за розробку та супровід проектів щодо вдосконалення і підвищення ефективності роботи кадрів:

    • система внутрішнього контролю;
    • затвердження нової облікової політики або її окремих пунктів;
    • вливання нової компанії (філії / підрозділу) в бізнес-процес корпорації.

    Логістика і фінансові функції

    Коли відділ постачання займається закупівлею виключно офісних і витратних матеріалів, контроль над ним може легко забезпечити фінансовий директор. При стабільній номенклатурі, незначних коливаннях цін і регулярних доставках фінансовому директору не складе великих труднощів взяти під контроль діяльність цього відділу. Для спрощення і більшої ефективності фіндіру знадобиться:

    • затверджений регламент закупівель з умовами придбання кожної одиниці номенклатури, зазначенням основних постачальників і максимальної ціни на кожну позицію. Якщо деякі товари відсутні в загальному списку або різняться умовами закупівлі, їх варто відзначити окремо;
    • вести контроль над дотриманням вимог даного документа.
    Відділ постачання варто створити у великих виробничих і торгових компаніях. Адже оборот закупівель товарів містить сотні найменувань і велика кількість постачальників. На такому підприємстві необхідно стежити за якістю товарів, їх обігом і розмірами складу.

    У даній ситуації фінансовий директор може контролювати:

    • облік сировини і матеріалів;
    • дотримання норм оборотності складських запасів;
    • оптимальний розмір складу і обсяг запасів;
    • ефективність управління запасами;
    • планування закупівель.

    Фінансовий директор і юридичні нюанси

    Коли юридичний відділ займається виключно підготовкою договорів та видачею довіреностей, він може бути повністю підконтрольним фінансовому директору. В такому випадку фінансовому директору разом з підлеглими необхідно розробити і узгодити порядок підготовки і затвердження типових і нетипових договорів.

    Коли юридичний департамент відповідає за роботу з позовами, договорами і претензіями, готує документи для тендерів, рекомендується його відокремити від фінансового відділу. Фіндір може приєднатися, якщо на прикметі контракт з банківською організацією або планується реорганізація бізнесу.

    Яку роль фіндір може виконувати в процесі внутрішнього аудиту?

    Офіційно тільки акціонери повинні управляти процесом внутрішнього аудиту і стежити за його результатами. Але коли акціонери віддалені один від одного територіально, контроль над відділом можна довірити фінансовому директору. Але функціональне підпорядкування необхідно залишити за акціонерами.

    Фінансова служба разом в аудиторської комісією може доручати підлеглим завдання за місцевим аудиту дочірніх компаній, філій та ін.

    Фінансовий директор = маркетолог?

    Нові продукти і проекти, придумані відділами підприємств, оцінюються в відділі розробки нових продуктів або департаменті маркетингу.

    Фінансовий директор в свою чергу може:

    • розрахувати фінансово-економічні показники (витрати на розробку і впровадження, маркетингові заходи, планування виробництва і т.д.);
    • вибрати критерії оцінки і регламент погодження нових продуктів;
    • брати участь у захисті ідеї нового продукту перед генеральним директором або засновниками.
    Резюме. У компетенції фінансового директора можуть входити багато функцій і обов'язків. Це залежить від сфери діяльності компанії, в якій він очолює фінансову службу, розміру штату співробітників і організації праці.

    У відносно малих за розмірами підприємствах фіндір може контролювати діяльність:

    • бухгалтерії;
    • ІТ-відділу;
    • відділу персоналу;
    • відділу постачання;
    • юридичного відділу;
    • відділу внутрішнього аудиту;
    • маркетингу та інших підрозділів.
    У великих компаніях варто розділити фінансову службу і інші відділи. У функціональному сенсі фінансовому директору не варто впливати на співробітників суміжних відділів. Однак в адміністративному підпорядкуванні вони можуть бути у випадках, коли результати їх діяльності безпосередньо зачіпають «життя» фінансової служби.

    Центр навчання і підвищення кваліфікації бухгалтерів і фінансових фахівців Фінансова академія "Актив"

    Схожі статті