Готельні документи для відрядження
Приклад готельного чека з розцінками за обслуговування
Рахунок з готелю
Кожен готель має право розробити свій БСО. Тут необхідно врахувати вимоги, що пред'являються чиновниками до оформлення БСО. Якщо не будуть виконуватися вимоги, то документ не зможуть віднести до БСО. Природно, у компанії, чий відряджений співробітник надасть такий документ з'являться труднощі з урахуванням витрат на житло і віднімуть ПДВ за цими витратами. Що це за вимоги?
Виготовлення бланків відбувається друкарським способом, виключаючи комп'ютерну роздруківку. Можливо також використання автоматизованої системи з захистом від несанкціонованого доступу, ідентифікацією / фіксацією і збереженням всіх операцій з документів протягом 5 років. При заповненні документа автоматизованою системою зберігається присвоєний номер і серія його бланка.
Якщо співробітник надав готельні документи для відрядження не відповідають даним вимогам, і організація врахувала оподаткування податком прибутку витрати на проживання, то при пред'явленні претензій податковою інспекцією у неї є можливість відстояти свої права в суді. Інший варіант - це в готельному комплексі використовується контрольно-касова техніка. БСО в цьому випадку може не оформлятися, а документом, який підтверджує оплату проживання вважається касовий чек. До нього додається документ (найчастіше береться до уваги), в якому надана повна інформація про проживання особи.
Як вчинити в ситуації, якщо співробітник, повернувшись з відрядження, надав замість чека або БСО пред'явив квитанцію до ПКО (прибутково-касового ордера)?
Приклад ПКО про проживання в готелі
У цій ситуації можливі проблеми при перевірці. Працівники податкової інспекції можуть порахувати такі витрати неправильно врахованими при оподаткуванні податком прибутку, але в судовому порядку організація має можливість відстояти свою правоту. Крім того, ймовірно будуть нараховані донарахування ПДФО і внесків по страховці на суму компенсації витрат на проживання на підставі квитанції до ПКО. Практично перевіряючі можуть порахувати, що компенсація готельних витрат, що мають підтвердження квитанцією, утворює дохід співробітника. Однак, в суді донарахування на ЄСП і ПДФО було визначено як неправомірне. Суд послався, що витрати на проживання в готелі підтверджуються іншими документами.
У цій ситуації до авансового звіту додавалися квитанції до ПКО, що є офіційними документами, що підтверджують прийом грошей продає стороною. Відсутність чека касового апарату, при наданні інших документів, не може бути точним свідченням нецільового використання відрядженим особою платіжних засобів і отримання виплат, які обкладаються ЕСН і ПДФО.
Є надія, що з появою нових правил готелю будуть більш відповідально ставитися до оформлення документів, і припинять видачу документів, які не відповідають законодавству.
Відсутність документів на проживання
У разі, якщо працівник не привіз готельних документів для відрядження, є можливість зробити запит в готель про довідку, яка підтверджує факт проживання особи саме в цьому готелі.
Довідку дали про підтвердження проживання в готелі
Тому організації повинні готуватися до спірних ситуацій. У суді організація має право оскаржити претензії з боку ИФНС, тому що документи, які мають непряме підтвердження витрат повинні бути прийняті до уваги.
Готельні документи для відрядження можуть бути відсутніми і з інших причин. Організації, в яких відрядження досить часті, можуть знімати з цією метою квартиру. У такому випадку організація сама оплачує орендовану квартиру, а працівник не отримує компенсації за проживання. У цьому випадку організації дозволено враховувати при оподаткуванні прибутку витрати на оренду квартири тільки за час фактичного проживання працівника в ній.
Якщо договір оренди квартири полягав на півроку, а спільний термін відряджень співробітників, по черзі проживали 5,5 місяців, то плату за найм в останні півмісяця податкові інспектори вважатимуть необґрунтованою в податковому плані витратою організації.
В рахунку сніданок
Кожен готельний комплекс оснащений рестораном, кафе або їдальні, де клієнтам пропонують сніданок. Якщо ціна за харчування буде включена в рахунок готелю окремо, то ці витрати організацією краще в «податкові» витрати не включати. Це обумовлено п.п. 12 п.1 ст.264 НК РФ, де сказано, що до витрат відносяться витрати співробітника на оплату додаткових послуг, які надають готелі (крім обслуговування в ресторанах і барах, в номері, користування оздоровчими об'єктами). Якщо в готелі відсутня кафе або ресторан, а є їдальня, то це обмеження можна ігнорувати. Це - ризиковано і організаціям вдається довести свою правоту і правильність обліку в «прибуткових витратах» ціни сніданку в готельній їдальні.
Бувають ситуації, коли податківці не відрізняються лояльністю. У зв'язку з цим, щоб уникнути податкових ризиків організація може не брати до уваги витрати на сніданок при оподаткуванні прибутку. Крім податку на прибуток ризик виникає в ПДФО і страхові внески. Перевіряючі податкові інспектора донараховують їх на вартість сніданку, яка відображена в рахунку готелю.
Згідно офіційних роз'яснень Мінфіну РФ, окремо виділена вартість в рахунку готелю за харчування, то у працівника з'являється натуральний дохід. Компенсація харчування не підлягає відшкодуванню за видатками за найм житлового приміщення, звільнене від оподаткування. У цій ситуації на харчування окремо нараховують ПДФО і ЄСП. Що робити, якщо в рахунку готелю присутній сніданок, але його вартість не визначена окремою сумою. Така ситуація досить часта і організації, що враховують витрати на основі такого рахунку, має податкові ризики. У своїй практиці податківці визначають вартість сніданку за допомогою розрахунків або повністю виводять всю суму з «прибуткових витрат». Жоден з цих варіантів не має законних підстав.
Організація має право оскаржити дії податкових інспекторів в суді. Працівники податкової інспекції зможуть донарахувати ПДФО з вартості сніданку, визначеного за допомогою розрахунків. У цій ситуації організація в суді зможе аргументовано довести відсутність обов'язку нараховувати та сплачувати цей податок. Що стосується страхових внесків, то перевіряючі їх не нараховують в зв'язку з офіційним роз'ясненням, яке рекомендує не нараховувати страхові внески на ціну проживання відрядженого співробітника в готельному комплексі, де в проживання включена вартість сніданку.
Інші готельні послуги
Крім вартості проживання, організаціям доводиться оплачувати спектр додаткових сервісів. Одним з таких є бронювання номера. Згідно пп.12 п.1 ст. 264 НК РФ витрати працівника на оплату додаткових послуг, які виявляються готелями також підлягають відшкодуванню, крім обслуговування в барах, ресторанах, номерах, використання оздоровчих об'єктів. Фінансове відомство вважає, що бронювання номера це додпослуги, яка надається готелями, що означає необхідність її обліку при оподаткуванні прибутку. Природно, при наявності відповідних документів - чек ККТ, БСО. Вартість хімчистки організація враховує при оподаткуванні прибутку на умови обґрунтування виробничої спрямованості та економічної обґрунтованості такого виду витрат. Це не важко зробити, якщо службове відрядження присвячена зустрічам з людьми, ділових переговорів і т.п. де співробітник зобов'язаний добре виглядати.
ліміт витрат
Деякі організації з метою економії витрачання коштів встановлюють ліміт витрат під час робочого відрядження. Тут виникає питання: при перевищенні даного ліміту співробітником і надання їм рахунки готелю на всю вартість проживання, чи є необхідність утримувати з працівника ПДФО? Відповідь - ні. Не обкладаються ПДФО визнані законодавством компенсаційні виплати, які пов'язані з відшкодуванням витрат на відрядження. У дохід відрядженого співробітника на будуть включені фактично вироблені і документально доведені витрати по найму житлового приміщення. Якщо є письмова заява працівника з описом причин перевитрати і наказ роботодавця про відшкодування повної ціни за оренду, то від ПДФО вся сума, зазначена в готельних документах для відрядних, звільняється у разі, якщо вона перевищує встановлений організацією обмеження. Вся сума компенсації витрат співробітника по оренді приміщення в місці відрядження може враховуватися з метою оподаткування прибутку. Ст.168 у Трудовому кодексі РФ говорить, що роботодавець повинен відшкодувати відрядженому працівникові його витрати з оренди житлового приміщення.
Якщо рахунок за оренду житла видано на бланку вільної форми, то відняти ПДВ неможливо, навіть якщо є касовий чек з вказаною сумою податку. Податкові інспектори, перевіряючи готельні документи для відрядження переглядають документи від готелів на предмет окремого зазначення суми ПДВ. Формулювання «в тому числі і ПДВ», на думку податківців, не дає права на відрахування. Хоча в суді можна довести можливість відрахування ПДВ в даній ситуації. Позитивні результати вже є в арбітражній практиці.