У комунікаціях кожна людина бере участь щодня, але лише деяким вдається це робити досить злагоджено.
Комунікація - обмін інформацією між людьми.
Дуже важливо, щоб комунікаційний процес в організаціях проходив ефективно, з взаємним розумінням.
В організаціях ми можемо зіткнутися з різними видами комунікацій:
Комунікації між рівнями і підрозділами:
Міжрівневого комунікації в організаціях.
В даному випадку інформація переміщається, передається з рівня на рівень у рамках вертикальної комунікації. Вона може передаватися по низхідній, тобто з вищих рівнів на нижчі. Наприклад, генеральний директор компанії передає стратегічні плани або зміни і т.п. директорам підрозділів, далі начальникам, підлеглим і т.д. в залежності від структури організації (приклад з наказом ректора).
Але комунікації по низхідній завжди потребують комунікаціях по висхідній, тобто від низу до верху, таким чином робиться оповещаніі про те, що як виконуються стратегічні плани керівництва, які виникли проблеми і які коригування необхідно внести. Обмін інформацією по висхідній зазвичай відбувається у формі звітів, пропозицій і пояснювальних записок. Наприклад, банк вирішує в цьому році зробити основний акцент на збільшення вкладів фізичних осіб. Відповідно, кожен відділ формує свою діяльність, спрямовуючи її саме в це русло. В даному процесі можуть виникати численні проблеми, які доносяться до керівництва і приймаються відповідні рішення.
У будь-якій організації крім вертикальних комунікацій існують і горизонтальні комунікації. Організація - система взаємопов'язаних елементів, які повинні працювати, дотримуючись єдину стратегію компанії.
Один з найважливіших компонентів комунікації в організаціях. Також це приклад вертикальної комунікації. Від даного інформаційного обміну залежить, наскільки ефективна буде діяльність в організації, в підрозділі. Важливо налагодити правильне взаєморозуміння і правильний обмін інформацією між керівником і підлеглим. Надалі ми розглянемо види ділового спілкування та всі необхідні компоненти, які його складають і впливають один на одного.
Канал неформальних комунікацій можна назвати каналом поширення чуток. По каналах такої комунікації інформація поширюється набагато швидше, ніж за формальними (офіційними). Однак подібним комунікацій приписується неточність інформації. Хоча з досліджень американських вчених 80-99% чуток точні. Наприклад, деякі керівники навмисне організовують витік інформації і дізнаються реакцію підлеглих по каналах зворотного зв'язку, і в залежності від реакції людей приймають відповідні рішення. (Згадати кейсові ситуацію, коли підлеглий думає про те, що начальник відноситься до нього добре).
Елементи процесу комунікацій:
- отправітель- особа, яка передає інформацію;
- повідомлення - інформація, закодована за допомогою символів
- канал - засіб передачі інформації
- одержувач - особа, яка отримує інформацію.
Дуже важливо, щоб одержувач сприйняв правильно інформацію відправника.
Зворотній зв'язок допомагає обом сторонам придушувати шум, тобто то, що спотворює сенс інформації (різність в сприйнятті, точність формулювання завдання і т.д.):
Спотворення повідомлення - коли інформація в організаціях рухається вниз і вгору вона може спотворюватися. Наприклад, труднощі в міжособистісних контактах, умисне спотворення (коли начальник не згоден з вказівками керівництва і модифікує повідомлення по-своєму), знизу керівництву може також приходити неточна інформація (наприклад, більше позитивних моментів).
Недосконала структура організації може створювати бар'єри на шляху переходу інформації з одного рівня на інший.
Комунікації, обмін інформацією між людьми. Далі ми розглянемо ділове спілкування, способи ділового спілкування і їх характеристики.
Кожен з цих методів ділового спілкування ми будемо розглядати в подальшому більш деталізовано, докладно.
Ділова розмова - усний мовний контакт між людьми, які пов'язані між собою інтересами справи, які мають необхідні повноваження для встановлення ділових відносин.
Нарада - особлива форма ведення ділових розмов, спосіб відкритого колективного обговорення проблеми.
Переговори (комерційні чи іншого характеру) мають двояку мету - вирішити суперечку і забезпечити співпрацю. Переговори - це будь-який процес спілкування з ким-небудь, при якому ви намагаєтеся отримати від співрозмовника схвалення або чекаєте від нього конкретних дій. Важливо прийти до загального підсумку.
Ділова переписка. У деяких випадках діловий етикет рекомендує передавати інформацію тільки в письмовому вигляді: запрошення, привітання і т.д. Існує також свій етикет письмового ділового спілкування.
Прийом відвідувачів - також мистецтво. Тут існують свої правила і свій етикет. На прийом відвідувачів витрачається набагато більше часу, ніж на будь-яку іншу діяльність.