Завдання будь-якої прес-конференції - повідомити широкій громадськості про значущу подію, побудувати конструктивний діалог між учасниками, представниками зацікавлених організацій. Її організація - серйозна і часто тривала творча робота, від результатів якої повністю залежить успіх проведеної компанії. Її можна розбити на кілька ключових етапів.
На наступному етапі йде підготовка документів, в яких розписується весь процес проведення конференції: регламенти, концепція, анонс, прес-реліз. Тут же складаються конспекти промов ведучого і учасників конференції, питання для спеціально запрошених журналістів, які яскраво і вигідно висвітлять цю подію.
Дуже важливо вчасно оповістити передбачувану аудиторію про підготовлюваний подію. Анонси в різних виданнях залучать інтереси журналістів, а анонси в профільних ЗМІ і звернутися до центру агентства забезпечать їх участь. В анонсі вказуються час, місце проведення заходу, контактні дані для акредитації журналістів, а так само імена доповідачів.
Найбільш відповідальною частиною підготовки є забезпечення місця її проведення відповідно до актуальністю і масштабом проведеного заходу. Важливо грамотно вибрати зал, оснащеної сучасною технікою, що знаходиться в робочому стані. Необхідно заздалегідь не тільки вибрати місце, але і переконатися представникам робочої групи в тому, що всі прилади і мікрофони, монітори і лазерні указки були справні, меблі мали презентабельний вигляд, VIP-зони та зони прийому представників преси розподілені, забезпечена належна охорона.
Одночасно потрібно забезпечити конференцію основним харчуванням і кава-брейк в перервах, заключним фуршетом або банкетом, меню яких теж потрібно ретельно продумати так, щоб припало до смаку всім учасникам. Тобто важливо створити атмосферу комфорту, коли ніщо не відволікає від головного.
За день проведення конференції необхідно узгодити дії кожного співробітника, що забезпечує хід її проведення. Це обов'язки і місце кожного з них, зовнішній вигляд і сфера компетенції. Особливо обмовляється робота мікрофонів - хто, коли, кому надає мікрофон. Окремо опрацьовуються дії людей з портативними записуючими пристроями, мета яких фіксувати мова кожного виступаючого. Фотографам потрібно вказати об'єкти роботи, місця їх розташування і можливості переміщення в залах.
До цього часу зал повинен бути оформлений належним чином, бейджи заготовлені і таблички з іменами учасників розставлені. Все повинно бути в стані готовності до прийому учасників.
Важливо приділяти увагу не тільки оснащення та інструктажу персоналу, а й роботі з учасниками заходу. Потрібно з кожним оратором відрепетирувати його мова, домовитися про те, хто за ким виступає, і проговорити відповіді на головні питання. Це потрібно обов'язково зробити для того, щоб кожен з учасників впевнено почував себе на конференції, а так само щоб уникнути можливих промахів в організації. У разі роботи перекладачів слід обов'язково запросити їх на репетицію і обговорити з ними порядок роботи.
Проведення конференції - етап найбільш відповідальний. Для того, щоб захід пройшов успішно, необхідно в цей день заздалегідь зібрати журналістів і пояснити регламент і порядок дій кожного з них. Кожен повинен чітко знати черговість зйомок та інтерв'ю, порядок подання кожного виступаючого.
Завершує роботу підведення підсумків виконаної роботи. Головне - зробити висновки про успіхи та допущені помилки. Саме це забезпечить успішність і продуктивність наступних форумів. Обов'язково, так само, розміщення пост-фактум і прес-кліппінга в ЗМІ для ознайомлення широкого кола зацікавлених осіб.
Кожна успішна конференція повинна бути незабутнім насиченим інформаційним подією в житті суспільства, яскраво відрізнятися своєю унікальністю. У разі її благополучного завершення статус компанії значно підвищується в ділових колах, зав'язуються нові ділові партнерські відносини.
Від професійно організованої конференції багато в чому заздрості зміна статусу компанії в ділових колах.
І так, можна підвести підсумки:
В ході правильно проведеної конференції повинні бути вирішені наступні завдання:
- широке і докладний анонсування події в ЗМІ
- ексклюзивність, неординарність ідей
- бездоганна підготовка ораторів, з їх бездоганним знанням всіх матеріалів, які супроводжують подія.
- повне інформування громадськості про підсумки форуму з подальшим підвищенням його статусу.