Часто при заповненні таблиці доводиться набирати один і той же текст. Наявна в Excel функція автозаповнення допомагає значно прискорити цей процес. Якщо система визначить, що набирається частина тексту збігається з тим, що був введений раніше в іншому осередку, вона підставить відсутню частину і виділить її чорним кольором (рис. 2). Можна погодитися з пропозицією і перейти до заповнення наступної комірки, натиснувши, або ж продовжити набирати потрібний текст, не звертаючи уваги на виділення (при збігу перших декількох букв) [3].
Мал. 2 - Автозаповнення при введенні тексту
Механізм автозаповнення зручно застосовувати в тих випадках, коли в осередку потрібно ввести будь-яку послідовність даних. Припустимо, необхідно заповнити рядок або стовпець послідовністю чисел, кожне з яких більше (або менше) попереднього на певну величину. Щоб не займатися цим вручну, можна виконати наступні дії [3]:
1. Необхідно набрати в двох сусідніх осередках перші два значення з ряду чисел, щоб Excel міг визначити їх різницю.
2. Виділити обидві комірки.
3. Навести покажчик миші на маркер, який знаходиться в нижньому правому куті рамки виділення. При цьому він набуде вигляду чорного плюса.
4. Виконати клацання і, утримуючи кнопку миші, протягнути рамку до появи на підказці біля покажчика миші кінцевого значення, яке буде поміщено в останню комірку ряду. Протягати рамку можна в будь-якому напрямку.
5. Відпустити кнопку миші, щоб діапазон охоплених осередків заповнився.
Функція автозаповнення дуже корисна при копіюванні формули в ряд осередків. Завдяки функції автозаповнення ввести формули в осередку можна за кілька секунд. Потрібно набрати тільки першу формулу, а потім протягуванням рамки за нижній маркер скопіювати її на весь ряд [3].
45. Думаю всі знають такий прийом в Excel, як автозаповнення осередків шляхом протягування мишею хрестика? Якщо ще немає, то розповім докладніше. Припустимо Ви хочете заповнити рядок або стовпець днями тижня (понеділок, вівторок і т.д.). Що Ви для цього робите? Правильно, Ви в кожну клітинку вписуєте вручну всі ці дні. Але в Excel є прекрасна можливість спростити цей процес. Для виконання подібної операції Вам буде потрібно заповнити лише перший осередок. Пишемо в неї - Понеділок. Тепер виділяємо цей осередок і ведемо курсор миші до нижнього правого кута комірки. Курсор набуде вигляду чорного хрестика (рис.1).
Як тільки курсор став хрестиком, тиснемо ліву кнопку миші і утримуючи її тягнемо вниз (якщо треба заповнити рядки) або вправо (якщо треба заповнити стовпці) на необхідну кількість осередків. Тепер все захоплені нами осередки заповнені днями тижня. І не одним Понеділком, а по порядку (рис.2).
Але це не все. Якщо замість лівої кнопки миші, затиснути праву і протягнути, то по завершенні Excel видасть меню, в якому буде запропоновано вибрати метод заповнення: Копіювати осередки, Заповнити. Заповнити тільки формати, заповнити тільки значення. Заповнити по днях. Заповнити по робочих днях, заповнити по місяцях. Заповнити по роках. Лінійне наближення, Експоненціальне наближення. Прогресія - см.ріс.3. Сірим шрифтом виділені неактивні пункти меню - ті, які не можна застосувати до виділених клітинок. Вибираєте необхідний пункт і милуєтеся результатом.
Але і це ще не все. Поряд з вбудованими в Excel списками автозаповнення, можна створити і свої списки. Наприклад, Ви часто заповнюєте шапку таблиці словами: Дата, Артикул, Ціна, Сума. Можна їх вписувати кожен раз або копіювати звідкись, але можна зробити і по-іншому. Якщо Ви використовуєте:
В результаті перед Вами щось на зразок цього (рис.4)
Імені команди НОВИЙ СПИСОК - ставите курсор в поле Елементи списку і заносите туди через кому найменування стовпців, як показано на рис.4. НажімаемДобавіть.
Так само можна скористатися полем «Імпорт списку з осередків«. Активуємо поле вибору, клацнувши в ньому мишкою. Вибираємо діапазон комірок зі значеннями, з яких хочемо створити список. Тиснемо Імпорт. В поле Списки з'явитися новий список з значень зазначених осередків.
Тепер залишається перевірити в дії. Пишемо в будь-яку клітинку слово Дата і простягаємо, як описано вище. Excel заповнив нам інші стовпці значеннями з того списку, який ми самі тільки що створили. Ви можете змінювати і видаляти, створені Вами списки, додавати нові.