На підставі ч. 1 ст. 17 даного Закону організації та громадяни, які займаються підприємницькою діяльністю без створення юридичної особи, зобов'язані забезпечувати збереження архівних документів, в тому числі документів з особового складу, протягом термінів їх зберігання, встановлених федеральними законами, іншими нормативними правовими актами РФ.
Терміни зберігання окремих видів документів
Наведемо в таблиці терміни зберігання окремих видів документів з урахуванням специфіки нашого журналу.
Накази, розпорядження, документи (довідки, зведення, інформації, доповіді) з особового складу, що стосуються:
а) прийому, переміщення, суміщення, переведення, звільнення працівників;
б) проведення атестації, підвищення кваліфікації, присвоєння звань (чинів);
в) зміни прізвища;
г) заохочень, нагороджень;
д) оплати праці, преміювання, здійснення різних виплат;
е) надання всіх видів відпусток працівникам з важкими, шкідливими та небезпечними умовами праці, відпустки по догляду за дитиною, відпустки без збереження змісту (заробітної плати);
ж) чергувань за профілем основної діяльності;
з) тривалих внутрішніх російських і зарубіжних відряджень, відряджень для працівників з важкими, шкідливими та небезпечними умовами праці
Пункт 19 Переліку
Накази, розпорядження, документи про дисциплінарні стягнення, щорічні оплачувані відпустки, відпустки у зв'язку з навчанням, чергуваннях, короткострокових внутрішньоросійських і зарубіжних відрядженнях
<**> Постійний термін зберігання документів в організаціях, які не є джерелами комплектування державних, муніципальних архівів, не може бути менше 10 років.
Роз'яснення Росархіву за найбільш актуальні питання, пов'язані з діяльністю архівів недержавних організацій
Скільки архівних фондів може бути створено в організації? Як правило, в архіві недержавної організації існує один фонд - її власний. Самостійного фондування підлягають документи недержавної організації, включені до складу Архівного фонду РФ, архівні документи організації або організацій - попередників недержавної організації, приєднаних організацій, філій (якщо за складом і змістом останні істотно відрізняються від архівних документів власне організації).
Чим керуватися при визначенні термінів зберігання документів недержавної організації? При визначенні термінів зберігання своїх архівних документів недержавна організація повинна керуватися кодексами і законами РФ, указами Президента РФ, постановами Уряду РФ, підзаконними актами, нормативними документами спеціально уповноваженого Урядом РФ органу виконавчої влади, переліком типових управлінських документів, що утворюються в діяльності організацій, із зазначенням термінів зберігання, галузевим переліком за профілем організації. Крім того, повинні враховуватися закони та інші нормативні правові акти того суб'єкта РФ, на території якого розташована недержавна організація.
Чи можна недержавним організаціям керуватися в роботі Правилами роботи архівів організацій? Діючі Правила роботи відомчих архівів не обмежують сферу їх застосування. Правила роботи архівів організацій в даний час готуються до затвердження і також не мають обмежень по сфері застосування.
Чи треба при зберіганні розділяти справи постійного, довготривалого і тимчасового термінів зберігання? В архіві недержавної організації архівні документи постійного терміну зберігання формуються в справи, зберігаються і обліковуються окремо від справ з документами, що мають тимчасовий термін зберігання, а також від справ з документами з особового складу. Для зручності роботи справи з документами довгострокових термінів зберігання можуть також зберігатися окремо.
Чи поширюється приватна власність на документи, створювані в організації? Архівні документи, що створюються в організаціях, що діють на території РФ, відносяться до приватної власності в тому випадку, якщо організації не є державними або муніципальними. До приватної власності відносяться також архівні документи, створювані в громадських об'єднаннях з дня їх реєстрації відповідно до законодавства РФ про громадські об'єднання, а також в релігійні об'єднання після відділення церкви від держави. Законодавство називає всі ці організації загальним терміном "недержавні організації" (п. 1 ст. 9 Закону N 125-ФЗ).
Чи може організація мати в складі свого архіву документи Архівного фонду РФ? На підставі ч. 7 ст. 6, ч. 3, 4 ст. 10, ст. 11 Федерального закону N 125-ФЗ документи Архівного фонду РФ можуть зберігатися в архіві недержавної організації:
- тимчасово - якщо вони утворилися в діяльності державної або муніципальної організації, на базі якої виникла недержавна організація, і були свого часу в установленому порядку включені до складу Архівного фонду РФ, в силу чого вони залишаються в федеральної власності, власності суб'єкта РФ або муніципальної власності і повинні бути передані на постійне зберігання до відповідного державного або муніципальний архів;
- постійно - якщо вони утворилися в діяльності недержавної організації (або дана організація на законних підставах є їх власником або власником) і включені до складу Архівного фонду РФ в результаті експертизи цінності, проведеної відповідно до договору, укладеного між недержавною організацією і державним або муніципальним архівом.
Що робити з документами попередника підприємства, якщо у них закінчуються терміни відомчого зберігання? Припустимо, в організації зберігаються документи попередника - державного (муніципального) підприємства (установи), але договір з архівом по включенню цих документів в Архівний фонд РФ не був укладений. Що робити з цими документами, якщо у них закінчуються терміни відомчого зберігання?
Оскільки виділення до знищення архівних документів можливо тільки після проведення експертизи цінності, недержавна організація, тимчасово зберігає документи, що знаходяться у федеральній власності, власності суб'єкта РФ або муніципальної власності, повинна укласти відповідний договір з державним (муніципальним) архівом (органом місцевого самоврядування муніципального району, міського округу), музеєм, бібліотекою або організацією Російської академії наук. До проведення в установленому порядку експертизи цінності документів їх знищення забороняється (ч. 6, 7 ст. 6 Федерального закону N 125-ФЗ).
Що робити з документами з особового складу звільнених працівників? Для документів з особового складу встановлений 75-річний термін зберігання, після чого вони піддаються експертизі цінності, за результатами якої документи можуть бути повністю або частково залишені на постійне зберігання. При ліквідації недержавних організацій, в тому числі в результаті банкрутства, що утворилися в процесі їх діяльності документи з особового складу передаються ліквідаційною комісією (ліквідатором) або конкурсним керуючим в упорядкованому стані на зберігання до відповідного державного або муніципальний архів на підставі договору між ліквідаційною комісією (ліквідатором) або конкурсним керуючим і державним або муніципальним архівом. При цьому ліквідаційна комісія (ліквідатор) або конкурсний керуючий організовує впорядкування архівних документів ліквідованої організації, в тому числі організації, ліквідованої в результаті банкрутства (пп. "Б" п. 4 ст. 22, ч. 10 ст. 23 Федерального закону N 125- ФЗ).
Як визначається доля архівних документів організації в разі її ліквідації або реорганізації? При ліквідації недержавних організацій, в тому числі в результаті банкрутства, що утворилися в процесі їх діяльності і включені до складу Архівного фонду РФ архівні документи, документи з особового складу, а також архівні документи, терміни тимчасового зберігання яких не закінчилися, передаються ліквідаційною комісією (ліквідатором) або конкурсним керуючим в упорядкованому стані на зберігання до відповідного державного або муніципальний архів на підставі договору між ліквідаційною комісією (ліквідатором) або конкурсним керуючим і державним або муніципальним архівом. При цьому ліквідаційна комісія (ліквідатор) або конкурсний керуючий організовує впорядкування архівних документів ліквідованої організації, в тому числі організації, ліквідованої в результаті банкрутства (ч. 10 ст. 23 Федерального закону N 125-ФЗ).
Якщо організація вирішила передати свої документи, включаючи документи Архівного фонду РФ, на державне зберігання, ніж їй слід керуватися при виборі архівної установи? Недержавна організація має право вибрати будь-який державний чи муніципальний архів, музей, бібліотеку або організацію Російської академії наук для укладення з ним (з нею) договору про зберігання документів Архівного фонду РФ (так само вона має право укласти договір про зберігання інших архівних документів). Однак з практичної точки зору доцільно укладати договір за місцем фактичного розташування недержавної організації (ч. 3 ст. 21 Федерального закону N 125-ФЗ).
Які правила виїмки документів і надання їх контролюючим органам? Виїмка - це слідча дія, що полягає у вилученні (добровільному або примусовому) з приміщень, з ділянок місцевості і у конкретних осіб строго визначених рішенням компетентного органу (посадової особи) предметів і (або) документів, що мають значення для кримінальної справи, без попереднього пошуку ( ст. 183 КПК України). Архівні документи можуть бути вилучені за постановою посадової особи, уповноваженої проводити слідчі дії, якщо вони є речовими доказами. Відповідно до ч. 8 ст. 26 Федерального закону N 125-ФЗ архівні документи, вилучені як речові докази, підлягають поверненню їх власнику або власнику.
На закінчення нагадаємо, що згідно зі ст. 27 Федерального закону N 125-ФЗ юридичні особи, а також посадові особи і громадяни, винні в порушенні законодавства про архівну справу в РФ, несуть цивільно-правову, адміністративну та кримінальну відповідальність, встановлену законодавством РФ.
Адміністративна відповідальність за порушення законодавства про зберігання документів передбачена ст. ст. 13.20, 13.25 КоАП РФ.
- на громадян - від 100 до 300 руб .;
- на посадових осіб - від 300 до 500 руб.
Статтею 13.25 КоАП РФ передбачена адміністративна відповідальність акціонерного товариства, товариства з обмеженою (додаткової) відповідальністю, унітарного підприємства, а також інших спеціалізованих суб'єктів за невиконання обов'язків по зберіганню документів протягом строків, встановлених законодавством про акціонерні товариства, товариства з обмеженою відповідальністю, державних і муніципальних унітарних підприємствах відповідно.
Правилами даної статті визначено, що порушення вимог законодавства про зберігання документів тягне за собою накладення штрафу:
- на посадових осіб - від 2500 до 5000 руб .;
- на юридичні особи - від 200 000 до 300 000 руб.
Якщо ви не знайшли на цій сторінці потрібної вам інформації, спробуйте скористатися пошуком по сайту: