Індивідуально і з душею
Незважаючи на те, що всі ми вчилися в школі, писали твори і викладу, а в дитинстві підписували душевні листівки мамам, бабусям і друзям, таке завдання, як написання офіційного привітання багатьох може поставити в глухий кут.
До того ж, вітальний бланк потім завжди буде у Вашому розпорядженні - новий текст можна вставляти в уже існуючий шаблон. Непогано б заручитися наявністю факсиміле керівника в електронному вигляді - його можна використовувати в тому випадку, якщо написане привітання ви надсилаєте факсом, або Вашого керівника немає на місці, і він фізично не може підписати актуальне вітального листа.
Сергій Петрович, приємно познайомитися!
Звичайно, непросто писати привітання діловій людині, якого ти зовсім не знаєш, ніколи не бачив, та до того ж не від себе, а від імені свого начальника. Однак не можна підходити до офіційного привітання як до «відписки» - мовляв, привітання було, а що вже там написано: хіба хто Новомосковскет?
З чого ж починається вітального листа? Щоб воно не було сухим і холодним, нам потрібно «познайомитися» з тією людиною, яку Ви вітаєте.
Чим він захоплюється, які її життєві пріоритети, як ставляться до нього колеги, який життєвий шлях він пройшов, яку кар'єру зробив? Чи є у нього сім'я, діти, онуки? Може бути, він захоплюється грою на саксофоні, і цей факт можна дуже тонко підмітити в привітанні?
Загалом, індивідуальний підхід тут просто необхідний. Більше дізнатися про людину нам допоможе Інтернет і ... Ваш керівник (якщо він з ним особисто знайомий). Задайте директору пару питань: яка людина Сергій Петрович, чи давно Ви його знаєте, які ділові відносини пов'язують наші компанії? Навіть самий зайнятої керівник зможе нехай і коротко, але відповісти на ці питання за пару хвилин. Ну, а якщо немає - повернемося до Інтернету.
Як правило, 95% людей, що досягли в своєму житті певних висот, залишили про себе слід в Інтернеті. Знаючи посаду Сергія Петровича і компанію, в якій він працює, вносимо інформацію в пошукове вікно. Знаходимо його біографію, підтверджуємо взаємозв'язок Сергія Петровича з зазначеним підприємством і посадою - важливо бути повністю впевненим у тому, що за рік, який минув з минулого дня народження, у вітати не змінилася посаду або компанія, в якій він працює. Непогано б зайти і на сайт тієї компанії, в якій працює Сергій Петрович, ознайомитися з історією її розвитку. Адже в привітанні нам потрібно обов'язково зазначити професійні та управлінські навички ювіляра, той факт, що підприємство росте і процвітає.
Потрібно уважно прочитати біографію вітаємо і використовувати її факти для фраз про творчий (трудовому, життєвому) шляху. Тут ми можемо знайти кілька рядків про сім'ю, і, в принципі, цієї інформації нам досить для того, щоб написати привітання.
Однак / для того, щоб ще глибше вникнути в тему, можна ще й пошукати інтерв'ю Сергія Петровича, які він когдалибо давав журналістам. Буває, саме в них ми бачимо не сухі біографічні вичавки, а живу людину з його ставленням до життя, роботі, навколишнього світу.
З чого почати писати привітання? У правій частині бланка вказується посада та ім'я ювіляра, нижче - по центру розташовується звернення - «Шановний Сергію Петровичу!» На початку листа має бути зазначено, від імені якої компанії (її колективу, співробітників, правління тощо) написано привітання.
Потім переходимо до вираження відносини до ювіляра (за що ми його цінуємо / любимо / поважаємо) і перераховуємо якраз особистісні та людські якості.
Далі - кілька слів про трудовий або життєвому шляху, про заслуги вітаємо перед колективом, перед містом і країною, можна згадати премії і нагороди, отримані компанією останнім часом - ця інформація також може бути в Інтернеті.
Далі можна висловити надію на продуктивну співпрацю, або сказати кілька слів про вже наявний.
На завершення привітання зазвичай настає час побажань. Бажати керівнику можна все той же, що і для звичайної людини, проте упор робиться саме в області благополуччя на службі, довгі роки успішної роботи, процвітання підприємства, на якому він працює. Бажати «великої любові, щастя в особистому житті і грошей побільше», можна лише в тому випадку, якщо Вашого керівника і вітаємо пов'язують давні особисті стосунки. В кінці листа повинна бути розшифровка підпису керівника і його посаду, і, власне, сама підпис. Друк в кінці вітальних листів ставити не прийнято - це не офіційний документ.
Які ще бувають листи?
Лист подяки покликане висловити вдячність за співпрацю, якісне надання послуги або допомоги, за подарунок, за захід, за візит або навіть просто за увагу.
Презентаційний лист пишеться для пошуку нових партнерів, для того, щоб розповісти корисним для розвитку бізнесу компанії людям про її конкурентні переваги.